التواصل الجيد بين المدير والأفراد الذي يعملون تحت إمرته يؤدي إلى بيئة عمل صحية، كما أنه يحسن الإنتاجية ويقلل من مستويات التوتر وسوء الفهم في مكان العمل. وعليه فإنه هناك أهمية كبرى لتحقيق «التواصل الجيد»، ولكن التواصل الجيد هو هدف وليس استراتيجية، ولهذا السبب تجدون الغالبية الساحقة من الشركات تعتمد على تقنية عمرها ٣٠ عاما والتي لا تحتاج سوى لدقائق معدودة أسبوعيا. هذه التقنية وفي حال تم استخدامها بشكل صحيح، تضمن بأن كل فرد سيكون صوته مسموعاً في مكان العمل. 

التقنية هذه ابتكرها يوفون شوينارد، مؤسس ومالك باتاغونيا، المعروفة باهتمامها الكبير بالبيئة وبمقاربتها القائمة على التفاعل مع الموظفين، وضمان بأن يكون صوتهم مسموعا وحرصها الكبير على صحتهم النفسية والبدنية. سبب قيامه بابتكارها هو واقع أنه كان يغيب عن الشركة لأشهر طويلة يقوم خلال بممارسة تسلق الجبال والغطس أو أي من المغامرات العديدة، التي يقوم بها وقد خرج بحل مثالي كي يتمكن من معرفة ما يحصل داخل شركته والمتابعة بشكل أسبوعي من دون أن يضيف أعباء إضافية على المديرين. 

السر في الأمان النفسي.. لماذا تنجح غوغل وأبل وأمازون دائما؟

ما هي هذه التقنية؟ 

>التقنية تسمى ٥- ١٥ وهي بسيطة للغاية ولا تحتاج إلى الكثير من الوقت ولا الموارد ولن تكلف الشركة الكثير، لكنها في الوقت عينه ستعود عليها بالكثير من الفوائد. 

تقنية ٥-١٥ التي هدفها تحسين قنوات التواصل داخل الشركة يتم تنفيذها على الشكل التالي: كل أسبوع كل فرد ضمن فرق العمل المختلفة في الشركة يمضي ١٥ دقيقة يقوم خلالها بكتابة تقييمه ويقوم  بإرساله لمدير الفريق. ولكن لضمان الحصول على التغذية الاسترجاعية حول النقاط نفسها، فإن التقرير يكون نموذجا معدا بشكل مسبق من قبل المدير والذي قد يكون نفسه لجميع الفرق داخل الشركة أو قد يختلف بين قسم وآخر. بعد حصول المدير على التقييم فهو يمضي ٥ دقائق للإطلاع والرد عليه ثم ١٥ دقيقة لجمع النقاط الأساسية التي حصل عليها ووضعها في تقرير معد سلف أيضاً كي يرسله هو بدوره إلى مديره. ومديره يقوم بالأمر نفسه وصولاً إلى رأس الهرم. ولكن يجب الإشارة هنا إلى أن جمع النقاط الأساسية لا يكون فقط من أجل ذكر المشاكل فالإنجازات يجب ذكرها أيضاً. 

أي المطلوب من كل فرد داخل الشركة، بغض النظر عن منصبه ١٥ إلى ٢٠ دقيقة أسبوعيا. الوقت الذي تتطلبه هذه التقنية بسيط جداً مقارنة بحجم الفائدة التي ستحصل عليها الشركة، لانه في حال تم تنفيذ التقنية هذه بشكل صحيح فإن الشركة، سواء كانت كبيرة أو صغيرة أو بهيكلة بسيطة أو معقدة تحصل وبشكل أسبوعي على صورة دقيقة عما يحصل داخل الشركة والأهم هو أن الجميع سيكون على دراية تامة بالأمور التي تسير على خير ما يرام وتلك التي لا تسير على خير ما يرام. كما أن الجهات العليا لا تحصل على وجهة نظر المدير فحسب بل تحصل على معلومات ووجهات نظر الذين يعملون على الجبهات الأمامية. 

تقنية ٥ -١٥ وإدارة أكثر من فريق عمل 

في حال كنت من المديرين الذي يشرفون على أكثر من فريق عمل، فأنت إما تمضي وقتك كاملاً في مكتبك أو أن تمضي الساعات التي من المفترض أنها مخصصة للراحة أو لإمضاء الوقت مع عائلتك وأنت تعمل. إدارة أكثر من فريق عمل منهك وعليه نجد الذين يتعاملون مع هذا الواقع إما منهكين لأنهم يحتاجون لمتابعة كل شيء أو أنهم لا يملكون أدنى فكرة عما يحدث لأنهم يكتفون بالاطلاع على الصورة العامة لا أكثر. تقنية ٥-١٥ تسهل عملية إدارة أكثر من فريق وذلك لأن كل ما يتطلبه الأمر هو ١٥ دقيقة من كل موظف، ثم ٥ دقائق من المدير للإطلاع والرد على على التقارير و١٥ لجمع النقاط الأساسية وإرسالها للجهات العليا. هذه المقاربة في الواقع لا يمكن الاستغناء عنها في حالة إدارة أكثر من فريق لأنها تمنح المدير فرصة للاطلاع على وللإضاءة على المشاكل التي فاتته كما أنها تحسن قنوات التواصل مع العاملين. 

كيف يمكن للتكنولوجيا تحسين صحة العاملين ومستوى ‏‏الإنتاجية؟‏

ما الذي يجب أن يتضمنه النموذج المعد مسبقاً؟ 

كما قلنا التقييم يتم وفق نموذج معد مسبقاً والذي كل شركة أو كل قسم يحدده وفق ما يهمه. ولكن بشكل عام هناك بعض النقاط الأساسية التي يجب أن يتضمنها وهي، تلخيص على شكل نقاط عما حدث خلال الأسبوع، التحديات التي واجهت الموظفين خلال الأسبوع، والخطط المحددة للأسبوع المقبل والخطط المحددة للأسابيع الأربعة المقبلة. 

ولكن هذه النقاط ليست الخيار الوحيد فهناك إمكانية لتضمين النموذج المعد مسبقاً خانة «المجالات التي تحتاج الى تحسين» أو حتى الدروس التي تم تعلمها خلال الأسبوع والمقصود هنا هو الدروس التي تعلمها بعد إيجاد حل لمشكلة ما واجهت فريق العمل. 

بطبيعة الحال، الافكار هذه إقتراحات والشركة يمكنها أن تضع النقاط التي تهمها وتتناسب مع طبيعتها وطبيعة عمل فرقها. ولكن وبغض النظر عن المقاربة المعتمدة الأساس هو تصميم النموذج بحيث لا يتطلب الكثير من الوقت. في المقابل ردود المدير يجب أن تكون بأسلوب يتضمن التشجيع والدعم لان هذه التقنية يمكنها أيضاً أن تتحول الى أداة لتقوية العلاقات مع الموظفين. 

مقاربة ٥-١٥ بسيطة للغاية وهي مثالية لكل شخص في منصب إداري وذلك لانها تخفف من الاعباء الملقاة على كاهله، وبالتالي تمكنه من معرفة كل ما يحصل وتقديم تقارير دقيقة للغاية للجهات العليا وبناء علاقات أفضل مع الموظفين.. وكل ما يتطلب الامر ٢٠ دقيقة أسبوعياً. 

المليادير وارين بافيت يستثمر في دبي بمجال الخدمات العقارية

المصدر: ١