كيف تنجح في تحفيز أفراد فريقك الذين انخفض أداؤهم؟
إدارة وتحفيز الفريق تُعَدُّ تحدِّيًا أساسيًّا لقادة الأعمال الطامحين في تحقيق النجاح لمؤسستهم، حيث يُسهم فريق العمل بشكل أساسي في تعزيز الإنتاجية وتحسين الأداء بصورة مستمرة.
ويعد فريق العمل المحرك الأساسي لتحقيق النجاح في أي منظمة، لذا يجب على القادة فهم هذه الأهمية وتبني استراتيجيات فعّالة لتحفيز أفراد الفريق للإفصاح عن قدراتهم الكامنة.
فهم مسببات انخفاض الأداء
تتنوع مسببات انخفاض أداء الفريق من الإرهاق والضغط النفسي إلى عدم الوضوح في التوقعات ونقص التدريب والتطوير. ولفهم كيفية التعامل مع هذه التحديات، يجب على القادة أولاً فهم جذور المشكلة.
ومن الممكن أن تكون التحديات الشخصية، مثل قضايا الحياة الشخصية أو عدم التوازن بين العمل والحياة الشخصية، أحد أسباب انخفاض الأداء، وهو ما يجب الانتباه إليه ومحاولة التعامل معه بشكل سريع.
الاستجابة بفعالية
تتضمن استجابة القادة لضعف أداء الفريق بناء علاقات إيجابية، وضع جداول عمل مرنة تتلاءم مع احتياجات الفرد، ووضع معايير أداء قابلة للقياس. كما يجب تعزيز مشاركة الفريق في وضع أهدافهم الشخصية والمؤسسية وإنشاء بيئة ذات ثقة وتوفير فرص للتدريب والتطوير للإسهام في تحسين الأداء.
التعامل مع الموظف المتمرد
حين يظهر أحد الموظفين سلوكًا متمردًا، يجب على القادة تطبيق استراتيجيات معينة، فمثلاً يمكنه الاستماع بفعالية والتدخل لحل النزاعات، إذ يكون لذلك دور مهم ومؤثر، مع الاهتمام ببناء خطة تطوير فردية وتعزيز السلوكيات الإيجابية وكذلك تقديم تقدير ومكافآت لتعزيز الأداء للمساهمة في تحسين الوضع.
وأشار خبراء بهذا الخصوص إلى أن أداء الفريق يعكس نجاح مكان العمل بوجود قادة مؤثرين يتفاعلون بشكل فعال مع أفراد الفريق لتحويل الأزمات إلى فرص. وبفهم جذور المشكلة، والاستجابة الفعالة، والتعامل مع الأفراد المتمردين بحذر وفهم، يمكن للقادة تحفيز الفريق وتحقيق النجاح المشترك.
اقرأ أيضًا: كيف تؤسس فريق عمل مرن ينقذ شركتك وقت الأزمات؟
كيف تعالج الأداء الضعيف لموظف الفريق؟
تتطلب معالجة الأداء الضعيف لأي موظف موجود ضمن الفريق اتباع استراتيجية مدروسة ونهج يرتكز على الفعالية التامة للوصول لأفضل نتائج، ولهذا يجب أن تتبع خطوات فعالة لتحديد المشكلات وتحفيز التحسين مع الفهم الدقيق لأسباب الأداء الضعيف لكي يكون بمقدورك تحديد الحلول الفعالة.
ونوضح لك فيما يلي بعض النصائح التي يجدر بك اتباعها بهذا الخصوص:
1. تحديد المشكلات:
- قم بتحليل مجالات ضعف الأداء بشكل دقيق.
- حدد ما إذا كانت المشكلات تنحصر في المهارات، التحفيز، التواصل، أو عوامل أخرى.
2. التوقعات الواضحة:
- اهتم بضمان توصيل توقعات الأداء بوضوح.
- قدم وصف وظيفي مفصل ومعايير أداء واضحة.
3. التواصل المفتوح:
- حدد موعدًا لاجتماع خاص لمناقشة المخاوف المرتبطة بالأداء.
- شجع الموظف على مشاركة وجهة نظره.
4. ردود فعل بناءة:
- قدّم أمثلة محددة للأداء الضعيف.
- ركز على السلوكيات بدلاً من السمات الشخصية.
5. تحديد الأهداف:
- ضع أهدافاً لتحسين الأداء بشكل تعاوني.
- قم بتقسيم الأهداف إلى مهام أصغر قابلة للتحكم.
6. تسجيلات الوصول العادية:
- اهتم بعمل جدولة منظمة لاجتماعات المتابعة لمراقبة التقدم.
- أظهر ردود فعل واحرص على التشجيع باستمرار.
7. الاعتراف بالتحسين:
- اعترف بالتحسينات التي تلاحظها في الأداء.
- اهتم بتعزيز السلوكيات الإيجابية من خلال إبداء التقدير بما يتم إنجازه من مهام.
أما في حال تعثر أداء المشروع بسبب ضعف الموظفين، فيتعين عليك في تلك الحالة اتخاذ الخطوات الاستراتيجية التالية:
أولاً: تخصيص الموارد
1. إعادة التعيين: فكر في إعادة توزيع المهام للاستفادة من نقاط القوة الفردية.
2. ميزانية التدريب: خصص بعض الموارد للتدريب من أجل تعزيز القدرات الشاملة للفريق.
ثانيًا: الاستراتيجيات التحفيزية
1. الاعتراف: قدم مكافآت أداء لتحفيز الموظفين.
2. بناء الفريق: اهتم بتعزيز بيئة الفريق الإيجابية من خلال نشاطات بناء الفريق.
ثالثًا: المساءلة عن الأداء
أشرك الموظفين في تحمل المسؤولية عن تحقيق توقعات الأداء.
رابعًا: التوظيف والتأهيل
1. مراجعة عملية التوظيف: قيِّم فاعلية عملية التوظيف لضمان المهارات المناسبة والملاءمة الثقافية.
2. تحسينات الإعداد: عزز إجراءات الإعداد لدمج الموظفين الجدد بسلاسة ضمن الفريق.
خامسًا: نمط التدرج
1. بروتوكول التصعيد: نفّذ عملية تصعيد واضحة للحالات التي تستمر فيها مشكلات الأداء.
2. مشاركة الموارد البشرية: شارك الموارد البشرية عند الضرورة للتعامل مع مشكلات الموظفين الأكثر تعقيدًا.
سادسًا: تعزيز الثقافة
1. توافق القيم: عزز قيم المنظمة لتعزيز ثقافة التميز والتعاون.
2. قنوات الاتصال: تأكد من وجود قنوات مفتوحة للإبلاغ عن المخاوف وطلب المساعدة عند الحاجة.
سابعًا: إعادة هيكلة الفريق
1. إعادة التنظيم: أعد هيكلة الفريق إذا لزم الأمر لتلبية احتياجات المشروع بشكل أفضل.
2. إعادة التوزيع الماهر: أعد توزيع المسؤوليات لتحسين أداء الفريق.
اقرأ أيضًا: كيف يمكن للتحفيز أن يحول فريق عمل خامل لماكينة أداء لا تتوقف؟
كيف تنجح في التعامل مع الموظفين ضعيفي الأداء في الفريق؟
1. عواقب عدم التحسين:
- قدم العواقب المحتملة بوضوح.
- كن مستعدًا لاتخاذ إجراءات تأديبية إذا لزم الأمر.
- احرص على تطبيق مبدأ العدالة والاتساق في تطبيق العواقب.
2. طلب الإرشاد من الموارد البشرية:
- استشر الموارد البشرية للحصول على المشورة والدعم.
- احرص على الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
- استكشف الموارد الإضافية من خلال الموارد البشرية.
3. التفكير في الأدوار البديلة:
- قيم ملاءمة أصحاب الأداء الضعيف وكلفهم بإنجاز أدوار مختلفة.
- استكشف خيارات التنقل الداخلي لتعزيز نقاط قوَّتهم.
- احرص على تسهيل الانتقال السلس إذا كان تغيير الدور مفيدًا.
4. التوثيق:
- احتفظ بسجلات واضحة لمناقشة الأداء.
- وثق حالات التحسين أو عدمه.
- احرص على الشفافية والعدالة في عملية التقييم.
5. الحوافز والتقدير:
- قدم التعزيز الإيجابي لما يطرأ على الأداء من تحسينات.
- قدّر وكافأ الجهود المبذولة لتحفيز أعضاء الفريق.
- سلط الضوء على العلاقة بين الأداء المحسن والنمو الشخصي.
ولك أن تعلم أنه حين يكون للقادة أو مديري الأعمال دور في تحفيز وإدارة الفريق، فوقتها يكون بمقدورهم تحويل الأزمات إلى فرص. ومن خلال تحديد المشكلات بدقة، وتحديد الخطوات الفعالة، والتفكير في المستقبل بإيجابية، يمكن للقادة تحقيق النجاح المشترك وبناء فريق عالي الأداء.
تطوير أداء الفريق وتجاوز تحديات الأداء الضعيف
تعزيز الثقافة الابتكارية:
للتغلب على الأداء الضعيف، يُفضل تعزيز ثقافة الابتكار داخل الفريق، ويمكن التشجيع على اقتراح بعض الأفكار الجديدة والحلول الإبداعية التي قد تحسن من أداء الفريق. ويمكن أيضًا استخدام ورش العمل وجلسات التفكير الابتكاري لأنها من الممكن أن تحظى بتأثير كبير فيما يتعلق بتحفيز التفكير الإبداعي.
تعزيز التفاعل الاجتماعي:
قد يرتبط الأداء الضعيف بعدة عوامل اجتماعية مثل تشجيع التواصل وبناء العلاقات الإيجابية بين أفراد الفريق لأن ذلك قد يساعد على تعزيز التعاون وتحسين الأداء. ويمكن أيضًا أن يسهم تنظيم الفعاليات الاجتماعية أو الجلسات التفاعلية في تحسين التواصل والانسجام بين أعضاء الفريق.
تطوير المهارات الشخصية:
قد يكون الأداء الضعيف نتاج نقص المهارات الشخصية، ولهذا من المهم توفير فرص التدريب وورش العمل لتطوير المهارات المهنية بحيث تكون هناك إمكانية للمساهمة في رفع مستوى الأداء. وكذلك يمكن تحديد الاحتياجات التدريبية الفردية وتخصيص خطط تطوير شخصية لتلبية هذه الاحتياجات.
استخدام التكنولوجيا للمراقبة والتقييم:
يمكن لتقنيات المراقبة وتحليل البيانات أن تلعب دورا مهما في فهم أسباب الأداء الضعيف. ويمكن لاستخدام أنظمة تتبع الأداء وتحليل البيانات أن يوفر رؤى قيمة حول أداء كل فرد، مما يسهل على القادة اتخاذ قرارات مستنيرة لتحفيز أداء الموظفين.
تحفيز بمكافآت وتقدير:
يمكن استخدام نظام مكافآت فعّال لتحفيز الأداء، وقد تشمل هذه المكافآت ترقيات، ومكافآت مالية، وإشادات علنية بالإضافة إلى إعطاء المزيد من الفرص للمشاركة في المشاريع المثيرة. ويجب أن تكون المكافآت عادلة ومبنية على معايير أداء محددة لكي تكون هناك شفافية تامة بهذا الخصوص.
تقييم وإعادة النظر بانتظام:
يسمح تقييم أداء الفريق بانتظام بتحديد النجاحات والتحسينات الممكن تنفيذها على أرض الواقع. ويمكن للقادة تعديل الإستراتيجيات وتوجيه الجهود نحو تحقيق أهداف الفريق مع إعادة النظر في خطط العمل والتعديل على الاستراتيجيات بانتظام لكي تكون هناك إمكانية لتحسين الأداء بشكل مستمر.
الابتعاد عن العقوبات غير البناءة:
عند التعامل مع الأداء الضعيف، يجب تجنب العقوبات الجماعية أو الفردية. وبدلاً من ذلك، يجب التركيز على توجيه الجهود نحو التحسين بشكل بناء. ولو كانت هناك حاجة لتطبيق عقوبات، فيجب أن تكون هذه العقوبات عادلة ومرتبطة بأسباب محددة ومبررة.
استشراف المستقبل:
وأخيرا، يجب على القادة أن يمتلكوا رؤية لاستشراف المستقبل. إذ يجب أن تكون هناك رؤية واضحة لأهداف الفريق والتطلعات المستقبلية، بحيث يمكنها توحيد الفريق وتوجيه الجهود نحو تحقيق النجاح المشترك.
