لماذا يعتبر مفتاح الإنتاجية في مكان العمل ليس تطبيقاً؟
هناك أكثر من ١٩ الف تطبيقاً للإنتاجية على «أي تيونز» وحده وتوصيات لا تعد ولا تحصى لتطبيقات أخرى تعد بحلول سحرية تعيد إليكم الساعات المفقودة من نهار عملكم. الغالبية تستعين بهذه التطبيقات سواء على نطاق شخصي ضيق أو على نطاق أوسع في مكان العمل وحتى على نطاق الشركة ككل. ولكن إليكم الواقع حين يتعلق الأمر بتطبيقات وبرمجيات الإنتاجية.. هناك الكثير من الوقت الضائع المرتبط بالبحث عن التطبيق المثالي الذي يحسن الإنتاجية بالفعل كما أن التنقل بين تطبيق وآخر خلال ساعات العمل هو عدو الإنتاجية.
الدراسات وجدت بأن الشركات التي تعتمد على تطبيقات تساعد على زيادة الانتاجية تقوم وعن سابق إصرار وتصميم بإضاعة وقت العاملين. الموظف، وفق الدراسات، ينتقل بين تطبيق وآخر بمعدل ١٠ مرات كل ساعة. وبما أن تطبيقات وبرمجيات الإنتاجية أو تلك التي تنظم العمل أو تسهله تختلف عن بعضها البعض فحينها نسبة الإلتهاء تكون في ذروتها.
وبعد كل إلتهاء يحتاج الموظف الى ما معدله ٢٣ دقيقة و٢١ ثانية من أجل التركيز مجدداً على المهمة التي يعمل عليها.
المشكلة هي أنها برامج تستخدم كأداة من قبل الموظفين من أجل تحسين الإنتاجية، أي أن الأداة تخدم الموظف، ولكن ما حصل هو النقيض، فالموظف بات يخدم الأداة. فكيف يمكن قلب الصورة؟ إليك النصائح من المصدر نفسه أي من الذين يطورون البرمجيات والتطبيقات الخاصة بالانتاجية.
اتيكيت تطبيقات الإنتاجية
شركة البرمجيات زابير المتخصصة بإنتاج برمجيات الإنتاجية تعرف أكثر من غيرها أهمية الثقافة الرقمية. فهذه الشركة التي يعمل فيها أكثر من ١٠٠ موظف كلهم يعملون عن بعد وبالتالي لا يمكن الإستغناء عن البرمجيات والتطبيقات التي تنظم العمل والانتاجية.
الشركة يمكن القول بأنها قائمة على«سلاك». وسلاك لمن لا يعرفه هو خدمة سحابية مخصص للتواصل بين فرق العمل داخل الشركة الواحدة ويوفر إمكانية مشاركة الملفات والتواصل الصوتي المرئي وغيرها.
وفق الرئيس التنفيذي لشركة زابير فانهم كشركة يملكون قنوات على سلاك أكثر من العاملين في سلاك أنفسهم. ولكن مع سلاك القنوات كلها مفتوحة وبالتالي إمكانية عدم إنجاز أي عمل كان مرتفعة جداً. ما قامت به الشركة هو تطوير «إتيكيت» خاص بها. الكل يعرف الإتيكيت المرتبط بالرسائل الإلكترونية ولكن إتيكيت قنوات التواصل التي تنظم العمل والانتاجية غير معروفة وبالتالي يجب إبتكارها بشكل يتناسب مع طبيعة الشركة.
من «الإتيكيت» الخاص بالشركة هو إطفاء بعض المميزات مثل تلك التي ترسل تبيهاً حين يكون أحد الزملاء يقوم بطباعة رسالة ما. الخلاصة هي أنه يجب تعديل البرمجيات كي تتناسب مع طبيعة الشركة ونوعية العمل.
تعطيل الإخطارات
شركة فرونت القائمة على فكرة البريد الإلكتروني الجماعي لفرق العمل بالإضافة الى خدمات أخرى الغاية منها تقليل نسبة الوقت الضائع وتحسين العمل الجماعي وجدت حلها السحري لزيادة الانتاجية.. تعطيل الإخطارات.
نعم الامر بهذه البساطة، لانه ومع كثرة تطبيقات الانتاجية أو تلك التي تنظم العمل ففي كل مرة سيقوم فيها زميل ما بإضافة من نوع ما أو تعديل فسيتم إرسال التنبيهات للجميع. وعليه فإن الصورة هي كالتالي تنبيه بمعدل كل دقيقة أو أقل، فالامر يعتمد على عدد العاملين في الشركة، وعليه إمكانية التركيز الفعلي وإنجاز أي عمل كان شبه مستحيلة. الغاية هنا السيطرة على مجريات نهار العامل وبالتالي التركيز على ما يقوم بإنجازه عوض الشعور بالضياع بسبب التنبيهات التي ما تنفك تبرز من تطبيق الانتاجية هذا أو من برنامج تنظيم العمل ذاك.
خدع تطبيقات الانتاجية أوف لاين
الشريكة المؤسسة لـ«بومرانغ» والتي هي شركة تنتج برمجيات وتطبيقات تزيد الانتاجية وتحسن الية العمل تمضي نهارها هي تدير فريق عمل من المبرمجين، تحلل المعلومات، وتراجع التصاميم النهائية لخدمات. وكرئيسة لقسم الإنتاجية في الشركة فهي لا تملك خياراً سوى بإمضاء كل نهارها أونلاين.
هي تعترف بأن تطبيقات الانتاجية مفيدة بالفعل، فهي في نهاية المطاف أمضت حياتها هي تبتكرها ولكنها تعترف بأن الإعتماد عليها بشكل كبير يقتل الإنتاجية. الغاية من هذه التطبيقات هي توجيه التركيز الى مكان محدد، تسهيل عملية التواصل وجعل الشخص ينتج أكثر في وقت أقل. وعليه بعد الحصول على المعلومات الضرورية هي تقوم بذلك ولكن من دون التواجد أونلاين.
الانتاجية ليست أكواداً
الغالبية الساحقة باتت تتعاطى مع الانتاجية على أنها أرقاماً وأوامر وأكواد. وكأن الانتاجية مرتبطة مباشرة بتعليمات هذا التطبيق أو ذاك. البشر كان بإمكانها ان تكون منتجة وفعالة حتى قبل ظهور التطبيقات، فلماذا بات الامر غير قابل للتحقق من دونها؟
الانتاجية الفعلية هي الشعور الذي يختبره الشخص حين يطفئ جهاز كمبيوتر بعد يوم عمله وحين يشعر بانه حقق أمراً ما. الإنتاجية ليست تطبيقاً وليست برنامجاً يجمع الجميع في مكان واحد، بل هي عقلية وإدارة وحسن توزيع للمهام. الشركات التي تنهمك بهذه الامور وتنهك العاملين لديها بضرورة العمل على هذا البرنامج واعتماد هذا التطبيق للتواصل مع هذا أو ذاك تقوم وبشكل متعمد بخفض مستوى إنتاجية العاملين لديها.
المصدر: ١
