لتجنب الروتين والملل.. أسئلة على أعضاء مجلس الإدارة طرحها على الرئيس التنفيذي
اجتماعات مجلس الإدارة مع الرئيس التنفيذي مهمة جداً للجميع، وعادة يتم التحضير لها بجدية بالغة، لكن غالباً ما تتحول إلى اجتماعات روتينية تتمحور حول تحديث للمعلومات، ما يفقد اللقاء أهميته.
أعضاء مجلس الإدارة، وبين حين وآخر، عليهم كسر هذا النمط الروتيني وطرح مجموعة من الأسئلة على الرئيس التنفيذي، وذلك لجعل المؤسسة تركز على الصورة كاملة، وعدم الانشغال في كل اجتماع بالتفاصيل.
السؤال الأول: أين أصبحنا ( تقييم التقدم) في خططنا الاستراتيجية؟
بطبيعة الحال، وخلال اجتماع مجلس الإدارة يقوم الرئيس التنفيذي بتحديث معلوماتهم حول الخطط الاستراتيجية.. ولكن جعلِه يتعمق أكثر في الموضوع هام جداً. السؤال هذا، الغاية منه معرفة ما الذي يسير بشكل مثالي وما الذي لا يسير بشكل مثالي ضمن الخطط الاستراتيجية.
المقاربة هذه ستجعل الرئيس التنفيذي يقيّم التقدم الخاص بالخطط الاستراتيجية وفق الخطط الخاص به التي وضعها. وعندما يتم مقاربة الخطط الاستراتيجية بهذه الطريقة فحينها أعضاء مجلس الإدارة يؤسسون لعقلية تتمحور حول معرفة نقاط القوة ونقاط الضعف وبالتالي العمل على النقاط التي تحتاج إلى العمل عليها عوض توجيه أصابع الاتهام للرئيس التنفيذي لأنه لا «يقوم بعمله» كما يجب.
السؤال الثاني: كيف يتناسب «هذا» مع خططنا الاستراتيجية؟
كما سبق وذكرنا، خلال إجتماع مجلس الإدارة يقوم الرئيس التنفيذي بعرض الإنجازات التي تندرج ضمن الخطط الإستراتيجية للشركة.. ولكنه أيضاً سيعرض خططاً إضافية جديدة لانه لا يوجد رئيس تنفيذي يدخل هكذا نوعية من الإجتماعات بنية «تحديث» المعلومات فقط. الخطط الجديدة مهما كان نوعها يجب الإستفسار عنها.. والسؤال يجب ان يتمحور حول الـ «لماذا». السؤال عن السبب لا يعني بالضرورة أن أي عضو من أعضاء المجلس الإدارة يوحي بأن الفكرة سيئة ولكن الغاية هي معرفة السبب الذي يجعل المؤسسة تنخرط في هكذا عمل أو حملة أو تطوير ما. الإستفسار عن السبب يساعد على إعادة تقييم الغاية كاملة من الخطة وبالتالي التركيز على الصورة كاملة وإنما على المدى البعيد وليس القصير.
السؤال الثالث: كم من الوقت احتاج الموظفين للتحضير لاجتماع مجلس الإدارة؟ وما هي تكلفة هكذا تحضيرات؟
النقطة هذه هامة جداً وغالباً ما لا يتطرق اليها أعضاء مجلس الإدارة. بعض الشركات وعند التحضير لإجتماع مجلس الإدارة تهمل كل شيء آخر فقط من أجل التحضير لهذا الإجتماع، وحتى بعض الموظفين وخصوصاً الذين يشغلون مناصب متقدمة سيبلغون العاملين في الشركة بانهم غير متوفرين لثلاثة أسابيع لانهم يقومون بالتحضير لإجتماع مجلس الإدارة. وعملية حسابية بسيطة تظهر لأعضاء مجلس الإدارة كم من الوقت والمال يتم إهداره، لو إفترضنا أن الإجتماع هذا يتم ٤ مرات سنوياً، هذا يعني ان الشركة تعاني من ٣ أشهر «ميتة».. وهذا لا يشمل الوقت الضائع بعد الإجتماع بحكم ان الذين قاموا بالعمل كله من اجل التحضير للإجتماع سيكونوا في حالة من الإنهاك الكلي وبالتالي مزيد من اللانتاجية.
كما يجب الإستفسار من الرئبيس التنفيذي عن التغييرات التي يمكن إحداثها من أجل جعل هذه الإجتماعات أكثر فعالية وأقل إستهلاكاً للوقت . فهل من الضروري حقاً إرفاق كل طلب أو كل ملف بمقدمة تختصر ما الذي يتضمنه الملف؟ وغيرها الكثير من التفاصيل التي تستهلك الوقت. هذا السؤال سيجعلكم كأعضاء مجلس إدارة توضحون للرئيس التنفيذي ما الذي تريدون معرفته بالضبط وهكذا ستنحصر التحضيرات بهذه الامور وبالتالي وقت أقل وخسائر أقل.
السؤال الرابع: هل نقوم بإتخاذ «ما يكفي» من المجازفات؟
المؤسسات يجب أن تشعر بالراحة مع مبدأ المجازفات والمخاطرات التي تتخذها. بطبيعة الحال السؤال هذا لا يعني أنه يتم التشجيع على التخلي عن الحذر واعتماد المخاطرات فقط بل هو إعتراف من قبل اعضاء مجلس الإدارة بانهم يدركون بان الإستثمارات لا تسير بشكل دائم كما هو مخطط لها وبالتالي النتائج لا يمكن توقعها. ولكن ومن أجل دعم الإبتكار والافكار المبدعة لا يجب التخوف من إتخاذ المجازفات كما لا يجب خلق «رعب» للرئيس التنفيذي حولها. يمكن وضع تحليل قائم على تقييم المجازفات التي تم اتخاذها وفق التكلفة / الفائدة ومعرفة ما ان كانت تتناسب بشكل إستراتيجي مع ما تحاول الشركة تحقيقه.
السؤال الخامس: كيف حالك.. وما الذي يمكننا فعله للمساعدة؟
صحة المدير التنفيذي العقلية والنفسية هامة جداً فهو الجهة التي تتعرض للكثير من الضعوطات من كل الجبهات ناهيك عن المهام التي عليه إنجازها ما يجعل حياته المهنية حافلة بالتوتر. المقاربة هذه إنسانية وبالتالي اعتراف من مجلس الإدارة بانها تدرك بانه إنسان وليس آلة وبانه يملك قدرة معينة على التحمل. سؤال بسيط كهذا له أهميته القصوى وذلك لانه يسمح لاعضاء مجلس الإدارة بمعرفة ما إن كان هناك أي مؤشرات لمشاكل في حياة هذا المدير هذا سواء المهنية أو العائلية أو الصحية. حين يشعر مجلس الإدارة بأن الرئيس التنفيذي يعاني وبشكل كبير في مجال معين من مجالات حياته وخصوصاً تلك التي تؤثر عليه وعلى عمله فحينها يمكنه التدخل ضمن الحدود المقبولة لمساعدته. فإن كان يحتاج لإختصاصي ما يساعده ..على مجلس الإدارة توفيره له وفق وقته وذلك لضمان بانه بخير بدنياً ونفسياً. فالرئيس التنفيذي هو الذي يهتم بكل شيء ووظيفة مجلس الإدارة بشكل أو باخر هي الاهتمام به حين يحتاج الى ذلك.
لماذا عليك انتقاد المرشحين لوظيفة في شركتك خلال مقابلة العمل؟
