كيفية كتابة تقرير.. مهارة يفتقدها الكثير
عندما يتم تكليفك بكتابة تقرير، يبدو لك أن هذا الأمر غاية في الصعوبة، لكن امنح نفسك متسعًا من الوقت للنظر في الموضوع، فستجد أنه ليس سيئًا للغاية كما تظن.
الخطوة التالية بعد جمع بحثك وتنظيمه في مخطط تفصيلي، هي كتابة فقرات وتدقيق التقرير قبل رفعه.
تتضمن التقارير بشكل عام تقديم وتحليل معلومات أو قضية ما، والتوصية بالإجراءات وتقديم المقترحات، وترتكز على ثلاث لبنات أساسية وهي: الشريحة المستهدفة من كتابة التقرير، والغرض من الكتابة، ونوع المعلومات والبيانات المراد توصيلها إلى القارئ، وسنتطرق إلى كيفية كتابة تقرير وأهميته بالتفصيل.
تعريف مصطلح التقرير
قبل التعرف على كيفية كتابة تقرير، لابد من معرفة ما التقرير؟
التقرير هو وثيقة موجزة، وقصيرة، ودقيقة المحتوى ترتكز في موضوعها على الحقائق والواقع، وتُكتب هذه الوثيقة حول موضوع محدد، وتُقدّم لشريحة معينة، لتتناول أو تناقش مشكلةً أو موقف ما، وتشمل تحليل هذا الموقف أو المشكلة، وإيجاد حلول وتوصيات.
هناك العديد من أنواع التقارير المختلفة، بما في ذلك التقارير التجارية والعلمية والبحثية، ولكن الخطوات الأساسية لكتابتها هي نفسها.
أهمية كتابة التقرير
• تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات تعتمد على تجميعها كنتيجة للبحث وتحليل البيانات والقضايا.
• تغطي التقارير نطاقًا واسعًا من الموضوعات، ولكنها تركز عادةً على نقل المعلومات لغرض واضح إلى جمهور محدد.
• تشمل أنواع التقارير مجموعة كبيرة من المواضيع والقضايا وتقدمها بطريقة واضحة ودقيقة.
• يجب أن تكون مكتوبة بشكل جيد ومنظّمة بوضوح، وتجذب انتباه القارئ، وتفي بتوقعاته.
• يحكم على جودة العمل وقيمته من خلال جودة التقرير المكتوب.
• تنظيم العلاقات داخل المؤسسة وتحديد المسؤوليات.
كيفية كتابة تقرير
لتتعرف على طريقة كتابة تقرير، فإنك بحاجة إلى عدة عناصر:
- اختيار موضوع التقرير: هي أول خطوة من خطوات كيفية كتابة تقرير: والتي تحدد نوع التقرير وما يجب أن يحتويه من موضوعات.
- البحث عن المعلومات: تخضع عملية البحث عن المعلومات لأسس وقواعد ونصائح عامة يجب اتباعها لإعداد تقرير مقبول، وهي كما يلي:
- البحث في مصادر ومراجع موثوقة: فمهما كانت جودة كتابة التقرير لكن المراجع الموثوقة هي الأهم.
- الاستفادة بالدراسات الأخرى: لابد من من قراءة الدراسات الميدانية وغيرها عند كتابة تقارير العمل.
- التأكد من صحة المصادر: عند البحث عن المعلومات باستخدام الإنترنت يجب الانتباه جيداً للمواقع والصفحات التي تحتوي على تلك المعلومات، فعلى سبيل المثال يمكن الدخول على المواقع الحكومية والمنظمات والمقالات المكتوبة من قبل خبراء مختصين بالمجال المراد الكتابة عنه، وكتابة جميع المعلومات الموجودة عن المصدر من اسم مؤلف وتاريخ النشر وغيرها، كما يجب ذكر ما إذا تم اقتباس معلومات من المرجع بدقة.
- تنظيم الأفكار والمعلومات: يجب تنسيق وترتيب العناوين والمواضيع التي سيشملها التقرير.
- كتابة مسودة: المسودة هي نسخة أولية عن التقرير، وتمتاز بقابليتها للتعديل والتنسيق.
- مراجعة التقرير: آخر خطوة من خطوات كيفية كتابة تقرير، وتشمل مراجعة جميع خطوات كتابة التقرير السابقة، مثل: تدقيق الأخطاء الإملائية، وقراءة جميع الجمل من بدايتها حتى النهاية، واستيفاء الغرض من كتابة التقرير.
- مدقق خارجي: طلب المساعدة من مدقق خارجي وذلك لضمان دقة المراجعة.
أنواع التقارير بالتفصيل
تختلف كيفية كتابة التقرير على حسب نوعه والغرض، وتتنوع التقارير كما يلي:
• تقارير توقيتيّة: هي التقارير الأوّلية، والتقارير المرحليّة أثناء العمل، والتقارير الختاميّة.
• تقارير من حيث الجهة المرفوع لها التقرير: وتُصنّف إلى تقارير داخلية بين إدارات المؤسسة، وتقارير خارجية مطلوبة من جهات خارج المؤسسة.
• تقارير من حيث تكرارها: وتُصنّف كتقارير دوريّة.
• تقارير تعتمد على المحتوى: وتُصنّف إلى تقارير مراقبة، وتقارير ماليّة، وتقارير عن الأنشطة.
• التقارير المالية: تقارير توفر معلومات مالية لمتخذ القرار، وذلك للمساعدة في اتخاذ القرارات المناسبة، مثل تقديم التسهيلات، والقروض، أو التأكد من أن الخطط الموضوعة قدمت، أو أن اللأموال المقدمة للمؤسسة صرفت في المجالات المحددة.
• تقارير الهيكل التنظيمي: الهيكل التنظيمي يحدد تقسيم الأعمال بين العاملين و قنوات التنسيق الرسمية وتسلسل القيادة، فللهيكل التنظيمي تقارير دورية وهي تلك التقارير التي تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة لتناول تحديد الموقف الحالي لنشاط أو عملية معينة.
• تقارير غير دورية: وهي تعد كلما دعت الحاجة إلى إعدادها نتيجة ظهور مشاكل معينة.
• التقرير الشهري: تقرير يقدم كل نهاية شهر ويغطي فترة شهر ميلادي.
• التقرير الربع سنوي: تقرير يقدم كل نهاية ثلاثة شهور ويغطي فترة ثلاثة شهور ميالدية.
• التقرير النصف سنوي: على نصف فترة المشروع تقرير يقدم كل نهاية 6 شهور ويغطي فترة 6 شهور ميلادية.
• التقرير السنوي: تقرير يقدم كل نهاية سنة ويغطي فترة 12 شهرا ميلاديا.
• تقارير أولية: هي تقارير تقدم عند بدء المشروع، وتتضمن معلومات عن الطاقم وخطة ومنهجية العمل.
• تقارير مرحلية: هي تقارير تقدم بفترة تنفيذ المشروع، وقبل الانتهاء منه، وتتضمن معلومات وبيانات فنية ومالية حول الأنشطة المنفذة، وخطة العمل، والمعيقات التي تواجه عملية التنفيذ.
• تقارير نهائية: عن الأنشطة المنفذة خلال فترة زمنية.
• تقارير تفصيلية: هي تقارير تقدم بنهاية المشروع وتعرض سردا للمشروع، ويشمل التقرير المعيقات والتحديات والدروس المستفادة من المشروع.
• تقارير جدول المحتويات: عبارة عن قائمة بالمواضيع الموجودة في التقرير، ويتضمن بصفة عامة رقم صفحة كل موضوع فيه، ويمكنك استخدام جدول المحتويات، لإعطاء القراء نظرة عامة حول المواضيع، أو لمساعدتهم في العثور على صفحة، أو مقطع البداية للمواضيع.
• تقارير قائمة الجداول: قائمة بالجداول التي وردت بالتقرير، وتوضع في الأجزاء التمهيدية بعد جدول المحتويات، والهدف منها التسهيل على القارئ الرجوع إلى جدول معين مباشرة وبشكل سريع.
• التقارير غير الرسمية: يوجد نوعان رئيسيان للتقارير غير الرسميّة، طويل وقصير، بحيث يحتوي كل مهما على المكوّنات الأساسيّة التي هي عبارة عن، المقدمة (تحتوي على العنوان، والغرض من التقرير ونطاقه). والمتن (يحتوي على كافة أقسام المناقشة من شروحات ونتائج)، والخاتمة (الاستنتاجات المتوصّل إليها، تبعاً للغرض الرئيسي من التقرير)، وأما التقارير الطويلة فتحتوي على بضعة عناصر تنسيقيّة إضافيّة، كالعناوين الفرعيّة، والرسوم البيانيّة، الجداول والتعدادات النقطيّة.
• التقارير الرسمية: مثل تقارير الرسائل العلميّة، كيفية كتابة تقرير لرسالة علمية يعتمد على إرشادات واضحة عما تحويه الرسالة، وتتكون من: المذكرة أو رسالة الخطاب، وصفحة العنوان، وملخص تنفيذي، وفهرس، ومقدمة، ومحتوى التقرير، وخاتمة، وأخيرا المصادر.
المصادر:
