تحقيقًا للأهداف.. طرق تنظيم العمل لأداء أكثر فعالية
يسعى كل شخص لإنجاز المهام المكلف بها في العمل في أقل وقت ممكن وبكفاءة عالية، وهو ما يتطلب تنظيم العمل واستثمار الوقت بأفضل طريقة ممكنة لتحقيق أكبر استفادة.
وحتي تتمكن من تنظيم وقتك في العمل لا بد من أن تشعر بالمسؤولية تجاهه والتركيز على ترتيب الأولويات والمهام المطلوبة لإنجازها في أسرع وقت، وتجنب التسويف وإيجاد الأعذارالمتكررة للتهرب من مسئولياتك في العمل.
اقرأ أيضًا: أفضل الطرق لتنظيم العمل وزيادة الإنتاجية.. 9 نصائح تضمن ذلك
أما إذا كنت أحد المديرين المسئولين عن مجموعة من الموظفين، فعليك تنظيم العمل وتوزيع المهام عليهم بالتساوي والتعامل معهم جميعًا بأسلوب واحد مع مراعاة الخبرات المختلفة بين كل منهم.
كما يعد نظام المكافأة من الطرق الفعالة التي تساعد الشخص على إنجاز مهامه، سواء كانت مكافأة من المؤسسة أو مكافأة ذاتية عند نجاح الشخص في أداء عمله بفاعلية، وهو ما يساهم في القضاء على الروتين والرتابة في العمل .
طرق تنظيم الأعمال الإدارية
يتطلب تنظيم العمل الإداري وضع خطة جيدة تستهدف استغلال الموارد البشرية بأفضل طريقة للاستفادة من كل عنصر منهم في بيئة المنظومة ككل، وتكمن أهمية هذه العملية في إيجاد وسيلة للربط بين الأفراد وتوحيد جهودهم وتحديد مسؤولياتهم وصلاحيات كل منهم.
ويتولى الشخص ذو السلطة الأعلى إطلاق القرار الإداري ثم يتابع تنفيذه من هم أقل سلطة منه، وتزداد أهمية هذا الأمر مع تزايد أعداد الأفراد في المؤسسة الواحدة لخلق حلقة وصل بينهم.
خطوات تنظيم العمل الإداري
وتحرص المنظمات والمؤسسات على وضع خطة عمل إدارية تستهدف تحقيق أهدافها، وذلك من خلال عدد من الخطوات المتتالية وهي:
- أولى الخطوات التي يتم تنفيذها هي تحديد الأنشطة التي يتطلب من المديرين الاهتمام بها وتنظيم العمل عليها والتي تشمل أقسام الحسابات، والمبيعات، وضبط الجودة والعمليات، وإدارة المخزون.
- يتم بعد هذه الخطوة تنظيم العمل في الأقسام من خلال الجمع بين الأنشطة المترابطة ببعضها في أقسام محددة، حتى يكون لها صلاحيات خاصة تساعدها على تنفيذ المهام المطلوبة منها.
- بعد ذلك يتم توزيع السلطة على مديري هذه الأقسام وفقا للتسلسل الوظيفي، وإعطائهم بعض الصلاحيات والعمليات للإشراف المباشر عليها ومتابعة تنفيذها من قبل آخرين.
- يتولى كل فرد في المنظومة الإدارية مهمة محددة يكون مسؤولا عنها أمام السلطة الأعلى منه، وذلك يساهم في تسير العملية الإدارية بمرونة وكفاءة أكبر تخضع للرقابة والإشراف المستمر.
طرق التنظيم وأساليب العمل.. المكان
حتى تتمكن من إنجاز المهام المطلوبة منك بفاعلية وكفاءة عالية، فإن ذلك يتطلب تواجدك في مكان عمل منظم يبعدك عن التشتيت والفوضى التي قد تتخلل مكتبك .
لذا فعليك التركيز على تنظيم بيئة عملك المحيطة بالشكل الذي يمنحك القدرة على إنجاز مهامك على نحو أفضل وذلك من خلال عدة طرق:
- امنح الأولوية للأشياء التي تحتاجها فقط والأغراض التي تستخدمها بشكل يومي واجعلها في متناول يدك، وتخلص من الأشياء غير الضرورية لك مثل أكواب الزينة الضخمة وبعض المقتنيات الشخصية وقطع الديكور .
- حاول تخصيص مساحة معينة لكل شئ من أغراض العمل لتسهيل مهمة الرجوع إليها عند الحاجة، مثل ترتيبها بشكل معين على الأرفف أو في درج مخصص لها.
اقرأ أيضًا: «تنظيم العمل المرن»..السعودية تطلق نظاماً جديداً للعمل
- يمكنك الاستعانة بصناديق وجمع العناصر المتماثلة معا فيها حتى لا يكون لديكم سوى مكان واحد تلجؤون له عند حاجتكم لها، ولا تنس وضع ملصق خارجي بمحتويات كل صندوق لتسهيل مهمة العثور على أغراضك.
- عليك تطبيق نظام ثابت للاحتفاظ بملفات العمل لمنع تراكمها وإحداث فوضى في المكان، وذلك من خلال وضعها في أدراج بلاستيكية منظمة لها أو بالاستعانة بصناديق أو ترتيبها في أرفف معلقة على سبيل المثال، وذلك لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
- خصص وقتا لترتيب الفوضى في مكتبك بشكل دوري ولو لمرة واحدة في الأسبوع على الأقل.
قواعد العمل عن بعد .. انتبه للغة الجسد خلال الاجتماعات الافتراضية
كيف تنظم عملك وتوزع المسؤوليات؟
يعد تشكيل فرق العمل من أهم الأمور التي تساعد على إنجاز أهداف المؤسسة بشكل منظم وفعال من خلال توزيع المهام والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق ، وتقع مسئولية هذا الأمر على قائد الفريق حيث يكون عليه اختيار الشخص المناسب لإنجاز كل مهمة في وقت محدد.
كما يجب على قائد الفريق عند توزيع المهام أن يراعي المستويات المختلفة بين أعضاء الفريق في الخبرات والكفاءات والحرص على تبادل الأدوار من وقت لأخر.
وحتى يمكن إعداد خطة عمل فعالة يجب اتباع عدد من الخطوات :
- تحديد المهام المطلوب تنفيذها من فريق العمل
- وضع إطار زمني لتنفيذ كل مهمة من هذه المهام
- توضيح العلاقات المختلفة بين المهام والربط بينهم
- توزيع المسؤوليات لكل فريق أو بشكل فردي بحسب كل واحدة من المهام.
ويساعد توزيع المسؤوليات على سهولة متابعة تنفيذها بالمستويات المطلوبة، والتصدي لحالات التهرب من المسؤولية أو المساءلة تجاه المهام المكلف بها الشخص.
كما يجب التأكد من فهم الأفراد لمسئولياتهم بشكل واضح حتى يتمكنوا من تنفيذها على النحو المطلوب دون خلط مع مهام الأخرين.
ويساهم تعزيز روح المسؤولية لدى الموظفين في رفع إحساسهم بالمثابرة على الإنجاز والحرص على تطوير أدائهم بشكل مستمر.
أساليب التنظيم في العمل الإداري
تعتمد أساليب التنظيم الإداري على القوانين التشريعية والتنظيمية التي تنظم العمل في المؤسسات، وتحدد النظام الأساسي للشركة وأقسامها وخدماتها، بالإضافة إلى طرق وشروط العمل، و تكمن أهميتها في أنها تساعد على تحقيق أهداف الشركة وتنفيذ استراتيجيتها من خلال عدد من الإجراءات:
- تشكيل هيكل الشركة الأمثل
- تنسيق وتنظيم العمل والنشاط الوظيفي
- إدارة الموارد
- تنظيم العمل وتوزيع الاختصاصات والمسؤوليات
- القضاء على عوامل زعزعة الاستقرار
- تحديد قواعد العقوبات والمكافأت
- شروط التعيين والانتقال
وتنقسم الأساليب التنظيمية الإدارية إلى قسمين هما ؛ طرق التأثير التنظيمي وطرق التأثير الإداري.
