للمديرين: هذه أدوات التكنولوجيا التي تساعدكم على التواصل مع العاملين عن بعد
في عام 2019، استطاع الموظفون الذين يعملون عن بعد ترسيخ مكانتهم وتعزيز وجودهم في الأسواق من خلال استخدام أفضل التطبيقات التكنولوجية بأفضل طريقة، والآن بعد أن أصبح العمل من المنزل إلزاميًا خاصة مع استمرار تفشي فيروس كورونا المُستجد، بات الموظفون في حاجة مُلحة إلى وسائل تمكنهم من التواصل مع بعضهم البعض، ليس فقط للحفاظ على الاتصال فيما بينهم ولكن لضمان استمرار العمل والحفاظ على الإنتاجية.
قد يشعر الموظفون الذين يعملون عن بعد بأنهم منعزلون أو وحيدون أو يفتقرون إلى الصداقة الحميمية والتفاعلات مع زملائهم، حتى قبل اتخاذ قرار بالتباعد الجسدي والعزلة الاجتماعية وجدت الأبحاث أن ثاني أكبر تحدٍ يواجهه الموظفون الذين يعملون عن بعد هو الشعور بالوحدة، فيما وجدوا أن التحدي الثالث يتمثل في التعاون والتواصل المستمر.
التعاون والتواصل المستمر
إذا كان نشاطك التجاري يمكن تسييره من خلال العمل عن بعد، أو إذا كنت في حاجة إلى التعامل مع التحديات التي تواجه فريقك في العمل أثناء تواجدك في المنزل، فأنت في حاجة إلى برنامج يعزز التعاون والتواصل بينكم، ويسمح باستمرار هذه العملية، ما يصب في مصلحتكم جميعًا لأنه يعزز إنتاجية الموظفين ويقلل من حدة شعورهم بالوحدة.
من ناحية أخرى، وجدت دراسات أخرى أن ثلثي الموظفين يهدرون ما يصل إلى ساعة واحدة في العمل بالتناوب بين الأجهزة، ما يعني أنهم يهدرون 32 يومًا من الممكن استغلالها في العمل والإنتاج، وعندما تفكر في التكلفة المادية، ستجد أن العاملين عن بعد يحتاجون إلى التواصل باستمرار من خلال استخدام الأجهزة المختلفة.
الاتصالات الموحدة
تساعد الاتصالات الموحدة (UCaaS) على تركيز الاتصالات في منصة واحدة مُبسطة، والأهم من ذلك هو أنه يمكن الوصول إليها من أي مكان خاصة وأنها تعتمد على نظام الحوسبة السحابية، لذلك يمكن للعاملين عن بعد الانضمام إلى فريق العمل من أي مكان ومن أي جهاز مُتصل بالإنترنت. تعتبر هذه المنصات أحد أهم الأنظمة الأساسية الضرورية التي تسمح للجميع بالتواصل بكفاءة والبقاء على اتصال ومشاركة المستندات وعقد اجتماعات افتراضية.
تساعدكم هذه المنصة على القيام بالعديد من الأمور، والتي من ضمنها:
- إجراء مكالمات صوتية عبر الحاسب الآلي، الهاتف، أو مباشرة عبر المتصفح الإلكتروني.
- إجراء مكالمات فيديو مع الموظفين، العملاء، أو الشركاء مباشرة عبر المتصفح الإلكتروني.
- إجراءات محادثات دردشة بين شخصين، أو محادثات دردشة جماعية مع القدرة على نشر ومشاركة الملفات والصور عبر المتصفح الإلكتروني.
- إجراء مؤتمرات مع الموظفين، العملاء، أو الشركاء.
- الاستفادة من التواصل المستمر مع الموظفين الذين يعملون عن بعد.
- الحفاظ على مشاركة الموظفين وإطلاعهم على كافة المستجدات المتعلقة بالعمل، علاوة على ذلك، يمكنك استخدامه لتسهيل عملية تأهيل الأعضاء الفريق الجدد.
- تلعب هذه المنصة دورًا كبيرًا في مساعدة المسؤولين والمديرين على إدارة منصات مُتعددة، وإبقاء الجميع على اتصال بغض النظر عن مكانهم.
فعالية الأدوات المناسبة
عندما يتواصل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض من خلال الأدوات المناسبة، فإنه يمكنهم العمل من أجل هدف ورؤية مُشتركة، ويساعدهم على الوصول إلى المعلومات بسرعة ويخفف من حدة شعورهم بالوحدة.
باعتبارك مديرا أو مسؤولا عن فريق عليك أن تضع في عين اعتبارك أن هناك العديد من الأدوات التي تستطيع استخدامها والاعتماد عليها لضمان اتصال كل من العاملين المحليين والعاملين عن بعد، فاستخدام منصات التواصل الاجتماعي والتقنيات الحديثة تساعد على جمع أفراد الفريق معًا ما يعزز التعاون ويزيد الإنتاجية والمشاركة.
