كيف يدير المدير التنفيذي لشركة مايكروسوفت اجتماعاته؟
من منّا لم يشعر بالملل الشديد أثناء الاجتماعات، وحاول فعل أي شيء لقتل الوقت، مثل اللعب في هاتفه المحمول، أو التحديق في إحدى النقاط على الجدار، أو مجاذبة أطراف الحديث مع أحد زملائه دون ملاحظة مدير الاجتماع. كثيرون منّا يعتقدون أن الاجتماعات التي تُعقد في محل عملهم ما هي إلا مضيعة للوقت، وإهدار للجهد.
وجدت أبحاث اُجريت في هذا الشأن أن الاجتماعات التي تُعقد لمدة 10 دقائق فقط قد تساعد على الحفاظ على إنتاجية الموظفين، كما أنها تمنع حدوث أي نوع من عدم التواصل، وتسمح للموظفين بطرح أفكار جيدة والتوصل إلى حلول.
في محاولة للقضاء على هذه الأفكار السلبية المتعلقة بالاجتماعات، اتبع ساتيا نادالا، المدير التنفيذي لشركة مايكروسوفت، أسلوباً مختلفاً كي يحافظ على إنتاجية الموظفين الذين يعملون معه، والحفاظ على إنتاجيتهم وقدرتهم على التركيز.
تحويل مُذهل
عندما تولى نادالا منصب المدير التنفيذي في مايكروسوفت، كانت الشركة تمر بأزمة هوية كبيرة، فكانت وعملاق البرمجيات تمر بالعديد من المشاكل الداخلية، إلا أن نادالا استطاع إحداث تغيير مُذهل.
يعتبر نادالا، وهو أول شخص من أصول هندية يتولى منصب المدير التنفيذي في مايكروسوفت، أعاد الشركة إلى الطريق الصحيح مرة أخرى، وساعدها على الخروج من أزمة الهوية التي تمر بها.
انضم نادالا إلى مايكروسوفت بصورة رسمية في عام 1992، وتدرج في المناصب، فكان نائبا لرئيس قسم التطوير والأبحاث في قطاع الخدمات، ثم نائبا للرئيس لقسم الأعمال التجارية في الشركة، ولعب دوراً بارزاً في تطوير البنية التحتية للخدمات السحابية التي تقدمها مايكروسوفت، كما تولى العديد من المهمات الرئيسية.
وفي عام 2014، بعد إعلان بيل جيتس، الملياردير الأمريكي ومؤسس مايكروسوفت، تخليه عن منصبه كرئيس مجلس الإدارة لصالح جون تومسون، أُعلن عن تولي ساتيا نادالا منصب الرئيس التنفيذي الجديد.
القواعد الثلاث
خلال حوار أجراه مع صحيفة وول ستريت جورنال قبل سنوات، قال نادالا إنه يتبع ثلاث قواعد في إجراء الاجتماعات، والتي ساعدته على أن تكون الاجتماعات أفضل كثيرًا، والقواعد هي زيادة الاستماع، قلة الكلام، والحسم عندما يتعلق الأمر بالوقت واتخاذ القرارات.
استمع أكثر
عندما تستمع فأنت تتعلم. مهارات الاستماع أمر لا يُقدّر بثمن بالنسبة للأشخاص الذين يديرون الاجتماعات، لأنها تساعدهم على الاستفادة من الآراء المختلفة وتقريب وجهات النظر. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاستماع إلى الفريق يساعد على توفير بيئة آمنة وينقل شعور بالارتياح والطمأنينة في نفوس الموظفين، لأنك بهذه الطريقة تسمح لهم بالتعبير عن آرائهم وأفكارهم بأريحية شديدة.
علاوة على ذلك، فإن الاستماع إلى الموظفين يجعلهم يشعرون بأنهم أكثر مشاركة، ويتوقفون عن الاعتقاد بأنهم يحضرون اجتماعاً خاصاً بك، ويحولك إلى لاعب فعال في الفريق عوضاً عن المسؤول عنه.
تكلم أقل
التقليل من التحدث لا يعني ألا تتكلم نهايئاً، ولكن أن تتكلم بصورة أقل، بإمكانك فعل ذلك من خلال طرح المزيد من الأسئلة، وأن تقول عبارات واضحة ومباشرة عوضًا عن الثرثرة المستمرة. بهذه الطريقة سوف تسمح للجميع بالمشاركة، وتترك فرصة لباقي أعضاء الفريق المتواجدين في الاجتماع للتعبير عن آرائهم وشرح وجهة نظرهم.
بالتأكيد سوف يحين الوقت لكي تجيب فيه عن الأسئلة، وتكون مُضطراً إلى الحديث لفترة طويلة، ولكن عليك فعل ذلك بطريقة مُنمقة ومختصرة لكي تحافظ على انتباه الجميع.
كُن حاسماً
والآن بعد أن طرحت أفكارك ومقترحاتك واستمعت لما يحمله الموظفين من آراء وأفكار، فسوف يكون عليك أن تكون حاسماً وأن تتخذ القرار الأفضل للجميع، فهذه هي وظيفتك الرئيسية حسب نادالا.
بالتأكيد لن يكون القرار مُرضيا للجميع، لأننا لسنا في المدينة الفاضلة التي نستطيع فيها اتخاذ قرار مُرضي ومُريح للكل، ولكن تذكر أنه جزء من عملك أن تتخذ قراراً صعباً، وأن تعرف كيف تتعامل مع ردود الفعل المترتبة عليه.
حسنًا إذا، في المرة المُقبلة التي تعقد فيها اجتماعاً وترغب في الحصول على تحقيق أكبر قدر ممكن من الفوائد منه، سوف يتعين عليك أن تذكير نفسك بضرورة زيادة الاستماع، وقلة الكلام، والحسم عندما يحين وقت اتخاذ القرار.
أبق المبادئ التي يتبعها نادالا في ذهنك، وتأكد أنها سوف تساعد على خلق توازن، وزيادة الإنتاجية، كما أنها سوف تساعدك على الاستفادة من المشاعر المتعلقة بالعمل.
