كيف تتخلص من الأدوات والعمليات غير الفعالة قبل أن تقتل شركتك؟
تتوسع الشركات باستمرار في جميع أنحاء العالم، وأصبحت الفرق المتفرقة والمنتشرة أمر شائع، في ظل هذه الظروف بات التعاون ضرورياً لتحقيق النجاح. يقضي المديرون والموظفون 50% من الوقت في الأنشطة التعاونية. ومن أجل الاستجابة لهذه التغيرات، تسارع المنظمات لتوفير أكبر عدد مُمكن من الأدوات التعاونية، لمساعدة موظفيها على العمل في انسجام.
ورغم أن العديد من هذه الأدوات ساعدت المؤسسات على العمل بشكل أفضل وأكثر فعالية، فإننا بدأنا نلاحظ تناقصاً حاداً في العائدات.
كيف تؤثر الأدوات الخاطئة؟
استخدام الأدوات الخاطئة لم يعرقل فقط خط سير العمل، ولكنه أوصل الأمر إلى طريق مسدود. أظهر استبيان شارك فيه 5000 موظف في 22 شركة عالمية، أن أقل من 44% من الموظفين لا يعرفون كيف يحصلون على المعلومات التي يحتاجونها للقيام بعملهم بشكل يومي.
حسب الاستطلاعات، فإن الشركات تستخدم أكثر من 900 تطبيق لإدارة عملياتها، وقال 59% من الموظفين إن عدد الأدوات التي يستخدمونها في عملهم قد زادت على مدار العام الماضي. ويستبدل 68% من الموظفين والعمال التطبيقات السحابية 10 مرات في الساعة أو ربما أكثر، ما يعني أنهم يضيعون ساعة كاملة سُدى.
في محاولة لخفض التكاليف ومنع حدوث أي مشاكل بسبب التغيير، تحاول الشركات الحفاظ على أدوات وأنظمة غير فعالة وتتجنب استبدالها، حتى إذا توفرت لهم خيارات أفضل وأكثر فعالية.
خلصت الدراسات والأبحاث إلى أن الشركات والمنظمات بمختلف أشكالها، تواجه مشاكل عدة بسبب استخدام أدوات غير فعالة والقيام بعمليات غير مُجدية، وفيما يلي نستعرض بعض هذه المشاكل:
إنفوجراف| حل النزاعات أساس العلاقات الناجحة.. هكذا تحترف فن المساومة
النفقات على التقنيات الحديثة
يتم إضافة أدوات وأجهزة وعمليات جديدة بصورة مستمرة نظرًا إلى حاجة المؤسسات للمزيد من الوظائف. في حين أن الحاجة إلى هذه التقنيات الحديثة قد تكون قصيرة المدى، كما أنها قد تضيف المزيد من التعقيد التي تحتمل أن تصبح خطيرة. إضافة كل خيار من هذه الخيارات يتطلب بدوره إنفاق المزيد من المال، ما يُكبد الشركات والمؤسسات مبالغ كبيرة.
كيف يتم حل هذه المشكلة؟
تبنَّ حلولا تعمل رأسياً وأفقياً، لم تعد الشركات مُضطرة إلى الاختيار من بين أدوات التعاون السطحية التي تعمل بشكل أفقي فقط ولا تخرج عن حدود الإدارات. وفي الوقت نفسه فإنها لا تحتاج إلى الحلول الرأسية التي تتضمن إشراك الفرق. عوضاً عن ذلك، فإنها تحتاج إلى حلول أكثر مرونة، وأكثر فعالية تساعدها على تحقيق الهدف المرجو وتقليل النفقات على الأدوات التقنية.
كذلك عليك استغلال الأدوات الموجودة لديك حاليًا لأقصى درجة، ولا تتخلص منها أو تستبدلها بأدوات أخرى إلا بعد التأكد 100 % من أنك لن تحتاجها في وقت لاحق.
الاقتتال الداخلي
مع غياب الرؤية وعدم وجود استراتيجية لمساءلة الموظفين، سوف تبدأ عملية اقتتال داخلي بين الفرق لأن كل منهم يريد الاستحواذ على ما لديه من بيانات، وسوف يتنافس الجميع من أجل امتلاك أكبر عدد ممكن من الموارد، عوضاً عن التركيز على تقديم تجربة موحدة للعملاء. كما أن عدم الاتساق الذي يحدث نتيجة للاقتتال الداخلي سوف يؤدي إلى فقدان العلامة التجارية إلى مصداقياتها، وخلق بيئة عمل سلبية.
كيف يمكن حل هذه المشكلة؟
التركيز على الأهداف المُشتركة: ابدأ بهدف شامل وادعُ الجميع إلى العمل على تحقيقه، وضع أسفله مجموعة من الأهداف الصغيرة، وكلف كل مجموعة بتحقيق أحد هذه الأهداف، ثم أخيراً انتقل إلى الأهداف الفردية.
تحسين الرؤية: وضع رؤية واضحة وتحديد الأهداف التي تريد المنظمة تحقيقها، والتخلص من سوء الفهم والتداخل سوف يساعد الفريق على الوقوف على أرضية مشتركة، والعمل في انسجام، ما يسمح لهم بتحقيق الأهداف.
التكرار وإهدار الوقت والجهد
عندما تتوصل إحدى الإدارات في المنظمة إلى اكتشافات أو تستخدم أدوات جديدة دون نقلها إلى بقية المؤسسة، فإن تكرار الجهود يصبح أمر شائع. بالإضافة إلى أنه في هذه الحالة سوف تقومون بإهدار الكثير من الوقت والجهد، وفقدان الكثير من الموارد. يؤدي تكرار العمل إلى ارباك الفرق وتقويض جهود المؤسسة لتحقيق أهدافها والوصول إلى ما تحلم به.
كيف يمكن حل هذه المشكلة؟
تحسين الاتصالات الداخلية: لا تستخدم الاجتماعات للحصول على أحدث التطورات ومستجدات الأوضاع، عوضاً عن ذلك عليك استخدام الاجتماعات لمناقشة العناصر التي تحتاج إلى المزيد من المحادثات والاستكشاف. حاول تحديد النقاط التي تمنع أعضاء الفريق الواحد، والعاملين في الشركة من التواصل فيما بينهم، ونقل المعلومات من واحد إلى الآخر.
حدد المهام: قبل بدء أي مشروع، عليك أن تُحدد مهام كل شخص، يجب على الجميع أن يعرفوا من هو صانع القرار وما هو دور كل فرد. كذلك أكد على أهمية تبادل الأفكار والمعلومات بين الجميع.
الاعتماد على الأدوات القابلة للتخصيص والتكوين
تفهم الشركات الرائدة والكبرى حجم الأدوات غير الفعالة والعمليات غير المرنة، حل هذه المشكلة لا يتمثل في الاعتماد على المزيد من التكنولوجيا، ولكن اتخاذ خيارات أفضل. يمكن أن تساعد الأدوات القابلة للتخصيص والتكوين والعمليات المرنة مؤسستك على تحقيق المزيد من النجاح دون التضحية بالجودة والاتساق الذي تحتاجه.
