ما مفهوم إدارة المشاريع لتحسين قدرات المؤسسات؟
شهدت العقود المنصرمة والمعاصرة ازدياداً كبيراً في استخدام مفهوم إدارة المشاريع كإحدى الوسائل الفعّالة في تحقيق أهداف الشركات أو المؤسسات، فهي توفّر قوّة فعّالة على تحسين قدرات المنظمة على تخطيط وتنظيم وتنفيذ الأنشطة المختلفة التي تساعد على استغلال موارد وإمكانات الشركة بالشكل الأمثل.
ويقصد بمفهوم إدارة المشاريع، العملية التي تنظم الأسلوب المتبع في تنفيذ التغييرات بكفاءة داخل الشركة، وكافة إجراءات التخطيط والتنظيم والتوجيه التي تهدف إلى استغلال إمكانات الشركة ومواردها لتحقيق أهدافها.
وتحدد المشاريع بفترة زمنية معينة ومواعيد نهائية وميزانيات ثابتة، ويترأّسها مدير يقوم بعملية التخطيط والمراقبة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
المناهج العالمية في إدارة المشاريع
سيرغب العديد من الأشخاص بمعرفة جميع طرق ونهج إدارة المشاريع بعد أن يقوموا بالتعرف على الأدوات التي تساعدهم على إدارة المشاريع بفعالية وكفاءة أكبر. ويُطلَق على إحدى هذه الطرق تسمية "PMBOK" وهي الاختصار لإدارة المشاريع عبر مجموعة من المعارف، ويرتكز هذا النهج على المهارات المشتركة لإدارة المشاريع والتي تتضمن وضع الميزانية وإدارة المدخلات والمخرجات وغيرها، وتعتمد الولايات المتحدة الأمريكية على هذا النهج بشكل رئيس.
ويسمّى المنهج الثاني "PRINCE2" وهو الاختصار لإدارة المشاريع في بيئات غير حرّة، ويعد هذا المنهج معتمداً في المملكة المتحدة والعديد من الدول الأخرى الناطقة باللغة الإنجليزية، ويستخدم لتوضيح المهام والأدوار الخاصة بكل شخص من أعضاء فريق العمل، والحفاظ على خطوط التواصل مفتوحة، وإدارة مخاطر المشروع، ووضع ميزانية تغطّي تكاليف المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يعتبر منهج المرونة "ِAgile" من أكثر الطرق المستخدمة في إدارة المشاريع، وقد أثبت فعالية كبيرة في البيئات سريعة التغيير والمعقدة، وذلك يعود للمرونة التي يتمتع بها في الاستجابة للاحتياجات والمتطلبات المتغيرة.
طرق إدارة المشاريع
توجد مجموعة كبيرة من الأدوات والتقنيات والعمليات التي تساعد الأفراد على إدارة المشاريع بطريقة فعّالة، ومنها:
الأطر العامة في إدارة المشاريع: سيحتاج كل شخص أثناء عملية إعداد مشروع جديد إلى الأخذ بعين الاعتبار العديد من العوامل المختلفة التي تؤثر على نتائجه وسير العمل به، وعلى سبيل المثال: يجب النظر في المنافع التي سيحققها المشروع، والمخاطر المحتملة، ووضع الميزانية التي ستغطي نفقاته، والأهداف المرجوة منه.
وضع الجداول الزمنية: يجب على مدير المشروع تحديد الوقت اللازم لإنجاز المشروع، ووضع جداول زمنية محددة لكل المهام التي يجب إنجازها.
إدارة الإطار العام للمشروع: يتعرض مديرو المشاريع إلى الوقوع في فخ الخروج عن الإطار العام للمشروع، وإضافة العديد من المهام والمتطلبات غير الضرورية، في حين يجب على المدير أن يصب تركيزه على المهام التي يجب إنجازها، وتسليم المشروع بشكل كامل في الموعد المحدد، وتجنب القيام بالعديد من التعديلات والتغييرات أثناء إنجاز المشروع.
توفير الدعم اللازم للمشروع: سيحتاج إنجاز المشروع إلى العديد من الموارد البشرية والمالية التي يجب توفيرها عن طريق تلقي الدعم من الأطراف المعنية كمدير الشركة، وفريق القيادة، والعملاء، والموردين الأساسيين، وزملاء العمل، الأمر الذي يساهم بشكل فعّال في الانطلاق بالمشروع على أسس متينة.
تغيير الإدارة: يتطلب القيام بالتغييرات اللازمة أثناء إدارة المشروع إلى مهارة كبيرة تحتاج إلى التمتع بالقدرة على تخطي الاختلافات الثقافية التي تقف عائقاً في طريق التغيير، والعمل مع الآخرين لتنفيذ مبادرات جديدة في سبيل تحقيق أهداف برنامج التغيير.
مراجعة وتطوير المشروع: يجب على المدير القيام بتحليل سير العمل في المشروع في سبيل تطويره وتحسينه بشكل مستمر.
