كيف تكيّف الشركات موظفيها مع الأوضاع الجديدة بعد إجرائها تغييرات تنظيمية وهيكلية؟
يكثر الحديث عن جانب الهياكل التنظيمية التي تحدث في الشركات كأحد الجوانب الاستراتيجية التي تهدف بشكل مباشر إلى تحقيق الرضا الوظيفي، ورفع مستوى الأداء، وزيادة الإنتاجية، وقد درجت بعض الشركات عندما تحقق أداءً جيدً على إحداث تغيير تنظيمي وهيكلي بشكل قد يؤثر على وظائف الأشخاص مما يثير لديهم مشاعر الخوف أو الضيق أو الحزن.
وفي هذا السياق أعدت "إنتربرنور" تقريرًا يتضمن عدة خطوات لتقديم البيانات الجديدة إلى الموظفين بشكل يساعدهم على التكيف مع الأوضاع الجديدة بسرعة بعد إجراء التغييرات التنظيمية والهيكلية:
إجراء محادثات جماعية أو فردية
على رائد الأعمال أن يدرك أن الأمر لن يتوقف على عقد اجتماع واحد مع كل أعضاء الفريق، ولكن من الممكن أن يتبع ذلك مجموعة من المحادثات الجماعية أو المحادثات الفردية لإجراء المتابعة اللازمة لذا من المهم أيضًا بذل جهد كافٍ لتنسيق البيانات حتى لا يفاجأ أي شخص ويكون غير جاهز إذا تم إصدار البيانات على فترات مختلفة من قبل المديرين. ورغم أن ذلك يبدو وكأنه إفراط في التخطيط، إلا أنه يوفر الوقت والجهد على المدى الطويل، لأنه يعطي للموظفين فرصة فهم عملية التغيير وتلقي المعلومات من المصادر الصحيحة.
توفير التدريب اللازم
لابد من توفير التدريب اللازم لكل من سيقوم بعملية نقل البيان، بدلاً من قيامهم بنقل الأخبار بطريقة غير مناسبة دون شرح الأسباب، مما يجعل الموظفين يواصلون عملهم وهم يشعرون بإحباط واستياء مما يؤثر على الشركة كلها.
اعتماد خطة عمل جديدة
ينبغي تقديم خلفية عن الطرق المُستخدمة التي لم تعد صالحة للشركة، وشرح الأسباب التي تجعل الخطة الجديدة أفضل طريقة لتحقيق النتائج المرجوة وذلك عبر التركيز على مساوئ الطرق الحالية التي تضر بالعملاء، وتكبد الشركة نفقات إضافية، والتأثير السلبي على العلامة التجارية، وكيف سيساعد التغيير على معالجة هذه المشكلات.
التحضير والاستعداد قبل التغيير
يجب على الشركات مساعدة الموظفين على التأقلم مع الأوضاع الجديدة القادمة، لأنها إذا لم تفعل ذلك فمن المحتمل ألا يفهم الموظفون كيف سيؤثر هذا التغيير على عملهم، لذلك من الضروري قبل الاجتماع أن يتم التحضير والاستعداد للإجابة عن كل الأسئلة الشخصية على الفور.
مشاركة الموظفين في اتخاذ القرار
لابد للشركات أن تتيح للموظفين المتأثرين بقرار التغيير فرصًا متنوعة وتتيح لهم المشاركة في عملية اتخاذ القرار فإنهم يشعرون بالاحترام والاستقلالية حتى ولو كان القرار سيؤثر على وضعهم بما يشعرهم بأن لهم دورًا في عملية صنع القرار يمكنهم اقتراح حلول عملية .
تحمل مسؤولية والشعور بمدى تأثير التغيير
عند إجراء الشركات لعمليات التغيير على مسؤوليها بدء الكلام بـ "آسف، لم أتوقع.." أو "كنت متحمسًا للغاية تجاه.." لإظهار الجدية والشعور بمدى تأثير القرار على الآخرين وفي حالة عدم وجود إجابة عن سؤال ما تم طرحه فجأة في الاجتماع يمكن الإجابة بـ "هذا سؤال لم نفكر به، لكنه سؤال جيد، سوف نجيب على الجميع الأسبوع المقبل".
