ما هي استراتيجية كانبان وكيف تُحسن الإنتاجية وتقلل الهدر؟
تُعرف "استراتيجية كانبان" بأنها واحدة من أفضل استراتيجيات التصنيع الرشيق Lean Manufacturing، وهي سياسة تهدف إلى زيادة الإنتاجية وتقليل الهدر.
وقد بدأت "استراتيجية كانبان" من شركة Toyota اليابانية الرائدة في مجال سلاسل الإمداد أو الـ"Supply Chain"، ولكنها سرعان ما انتشرت إلى شركات كثيرةٍ أخرى، كبيرة وناشئة، فما تفاصيل هذه الاستراتيجية؟
شرح "استراتيجية كانبان"
تُعرف "استراتيجية كانبان، (Kanban هي كلمة يابانية تعني "اللافتة" أو "اللوحة الإعلانية") بأنها إطار عملٍ مرن يُستخدم لتصور وتحسين سير العمل، وتقليل الهدر وعدم الكفاءة، بالإضافة إلى زيادة تركيز الفريق، وذلك عن طريق تنظيم العمليات ووضعها في هيكلٍ يُسهل من تتبعها.
تم تطوير "استراتيجية كانبان" للمرة الأولى في الأربعينيات، على يد المهندس "تايتشي أونو" في شركة Toyota، كما تم تبني هذا الإطار بشكلٍ واسع من قِبل أقسام تكنولوجيا المعلومات، وخدمات التسليم، وإدارة المشاريع، وفرق العمليات عبر مختلف الصناعات.
ومع بدايات القرن الحادي والعشرين، أدرك اللاعبون الأساسيون في مجال "السوفتوير"، كيف يمكن لـ"استراتيجية كانبان" أن تُغير الطريقة التي يعملون بها بشكلٍ جذري، وفي أوائل عام 2007، ظهرت الاستراتيجية بشكلها الذي نعهده اليوم، وهذا الشكل هو نتاج سنوات من التجربة والخبرة، ويتجسد في شكلٍ يُعرف بـ"لوحة كانبان Kanban board".
وتتكون "لوحة كانبان" من 3 أعمدة رئيسة؛
- الأول للمهام المطلوب إنجازها Requested
- الثاني للمهام التي يتم العمل عليها In Progress
- الثالث للمهام التي أُنجزت بالفعل Done
وعلى هذه الأعمدة الثلاثة، يتم توزيع ما يُعرف بـ"بطاقات كانبان Kanban Cards"، وهي بطاقات تُمثل كل مهمةٍ على حدة، حيث تحتوي كل بطاقة على معلومات المهمة، وحالتها والموعد النهائي لها، وبالطبع وصفها، إلخ.
بعد أن تضع البطاقات في الأعمدة المُخصصة لها، يتم رسم خط أفقي يفصل المهام (الموجودة بالأعلى) عن الأنشطة الترفيهية والمهام الفرعية (الموجودة بالأسفل)، وبهذا، تكون قد خططت لسير العمل بالكامل، ووضعته أمامك ليسهل عليك متابعة حالته وإنجازه.
المبادئ الأساسية لنظام "كانبان"
لكي تُطبق "استراتيجية كانبان" بالطريقة الصحيحة، سيتعين عليك أن تعرف مبادئها الأساسية وهي:
1. فهم العمليات الحالية بالكامل: تُركز "استراتيجية كانبان" على التحسين المستمر، ولكنها تستوجب فهم العمليات والمهام الحالية أولًا قبل أن تُحسن أي شيء.
2. ابحث عن التغيير التدريجي: بدلًا من محاولة إجراء تغييرات كبيرة دُفعة واحدة، تُشجع "استراتيجية كانبان" على إجراء تغييرات صغيرة ومتتابعة، تتراكم مع مرور الوقت وتؤدي إلى تحسينات مستدامة.
3. شجع الجميع لتطبيق الاستراتيجية: لا تقتصر "استراتيجية كانبان" على المديرين أو قادة الفرق فقط، وإنما تحتاج إلى عمل جماعي من أعضاء الفريق.
4. ركز على احتياجات العملاء وتوقعاتهم: تشجع "استراتيجية كانبان" على إرضاء العملاء، ما يسهم في رفع جودة الخدمات والعمل بشكلٍ عام، ولكن يجب أن يكون تحسين تجربة العملاء في صميم وإطار العمل نفسه.
5. أدر العمل، وليس العمال: تُركز "استراتيجية كانبان" على العمل أكثر من أي شيء آخر، وتدعو إلى تعزيزه بدلاً من فرض رقابة صارمة على العمال.
اقرأ أيضًا: "الإدارة الكلية".. كيف يثق المدير بفريقه ليحقق النجاح؟
6. راجع المهام بشكلٍ منتظم: تشجع الاستراتيجية على تعاون أعضاء الفرق، ومراقبة المهام وتحسينها بانتظام، حتى يتم تعزيز الابتكار والارتقاء بجودة العمل.
فوائد استخدام "كانبان"
1. رؤية الصورة كاملة: تُركز "استراتيجية كانبان" على تصور كل عنصر من عناصر العمل بشكلٍ منفرد. بهذه الطريقة، تتحول "لوحة كانبان" إلى خريطةٍ واضحة يفهمها الجميع.
2. تحسين الكفاءة: هذه فائدةٌ مترتبة على ما قبلها، فمن البديهي أن يترتب على رؤية الصورة كاملة، تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية، حتى وإن كان هذا الأمر يعتمد على الأفراد في المقام الأول.
3. توفير مجهود الفريق: غالبًا ما تؤدي طرق الإدارة والعمل التقليدية إلى إرهاق الفرق، لأنها تُحمّلهم أعباءً فوق طاقاتهم، أما في حالة "كانبان" فالوضع مختلف، لأن الاستراتيجية تقترح تولي كل مهمة على حدة، والتركيز عليها قبل الانتقال إلى غيرها.
4. تقليل الهدر: يُعد هذا الهدف من أساسيات جميع الأعمال، وبالنسبة لمهندسٍ مثل "تايشي أونو" وشركة مثل "تويوتا"، فإن تقليل الهدر هو شيء لا تهاون فيه.
5. زيادة تركيز الفريق: يعتقد البعض أن تعدد المهام شيء جيد، وهو كذلك أحيانًا، ولكنه أيضًا يأتي بنتائج عكسية في كثيرٍ من الحالات، وفي نظام "كانبان"، تُجرى كل مهمةٍ على حدة، ولا يتم الالتفات إلى مهمةٍ جديدة قبل الانتهاء من العملية أو المهمة الحالية؛ الأمر الذي يزيد من تركيز الفريق، ومن ثم زيادة الإنتاجية أيضًا.
6. تعزيز التعاون: تستفيد "استراتيجية كانبان" من الفريق أيما استفادة، وتحث على التعاون وتنظيم الأولويات، فضلًا عن إجراء الاجتماعات الدورية، لتحديد وجهة العمل الحالية والاستراتيجية، حيث يتم تشجيع الجميع على العمل المشترك لإبداء آرائهم ومحاولة تحسين العمليات.
7. تعزيز ثقافة الشركة: يؤدي التعاون القوي، بين أعضاء الفريق والمديرين والمساهمين والعملاء، إلى تحسين المعنويات وتعزيز ثقافة الشركة الشاملة بالتبعية، إذ تُعتبر جميع الآراء مهمة وقيمة. وبالمناسبة، تُعرف ثقافة العمل التي تُركز فيها القوى العاملة بأكملها على تحسين الجودة والإنتاجية بشكلٍ مستمر بـ"استراتيجية كايزن".
عيوب استخدام "كانبان"
1. التبسيط المفرط للمهام: تُبسط "استراتيجية كانبان" المهام إلى حدٍ كبير، قد يؤدي إلى تمثيلها بشكلٍ خاطئ، ويُهمل بعض التفاصيل المهمة، ومن ثم قد لا يتم تقدير الوقت والموارد بشكلٍ دقيق، ما قد يُفشل مشاريع بأكملها.
2. فعالية محدودة للمشاريع المعقدة: عيبٌ متوقع ومترتب أيضًا على العيب الأول، فإهمال بعض التفاصيل، الناتج عن التبسيط المفرط للمهام، سيؤدي بالتبعية إلى قصورٍ في فعالية التنفيذ.
3. صعوبة قياس التقدم على المدى الطويل: لا تُعتبر "استراتيجية كانبان" من أفضل الاستراتيجيات في تتبع وقياس التقدم في المهام على المدى الطويل، فهي تدعو للتركيز على مهام فورية بشكلٍ قد يؤدي في النهاية إلى إهمال التخطيط الاستراتيجي بعيد الأمد.
4. عدم التوافق مع هياكل الفريق: قد لا تتوافق "استراتيجية كانبان" مع بعض هياكل الفرق المُنظمة إلى حدٍ كبير. على سبيل المثال، في الشركات والبيئات التي توزع الأدوار بأشكال صارمة، يمكن أن تخلق مرونة إدارة المهام التي توفرها "استراتيجية كانبان" ارتباكًا وصراعًا.
اقرأ أيضًا: للمديرين التنفيذيين.. نظريات مشهورة تختصر خبرات الإدارة لاعتلاء قمة النجاح
5. محدودية الوصول: سواء كانت "لوحة كانبان" فيزيائية (لها وجود على أرض الواقع) أو رقمية، فوصولها يمكن أن يكون محدودًا، ما يعوق من مرونة الفريق.
كيف تتغلب على تحديات استخدام "كانبان"؟
لا توجد إجابةٌ محددة لهذا السؤال، فتحديات استخدام "كانبان" متعددة، وتختلف من بيئة عملٍ لأخرى، وعليه، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو معرفة التحديات الأكثر شيوعًا وطرق حلها.
ما أفضل أدوات "كانبان"؟
هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها لتطبيق "استراتيجية كانبان"، والمقصود بالأدوات هنا الأدوات الرقمية، مثل:
- Trello: من أفضل الأدوات عمومًا إن لم تكن الأفضل، وتتميز بواجهتها الواضحة وسهولة الاستخدام، كما تأتي بخطةٍ مجانية وخطة مدفوعة، تجعلها تناسب الجميع تقريبًا.
- KanbanFlow: أداة مناسبة لمحبي البساطة، تتضمن مؤقتًا يعمل بتقنية البومودورو، كما توفر خطتي اشتراك (مجانية ومدفوعة) هي الأخرى.
- workstreams.ai: إذا كنت تبحث عن أداة "كانبان" تعمل بالذكاء الاصطناعي، فإليك ما تبحث عنه؛ وأيضًا توفر خطةً مجانية وأخرى مدفوعة.
- Microsoft Planner: أداةٌ مجانية بالكامل لكل مستخدمي خطط الأعمال لحزمة أدوات مايكروسوفت 365.
- Taskworld: صحيحٌ أنها ليست مجانية، غير أن بها الكثير من المميزات مثل التوافق مع جميع المنصات تقريبًا وميزة الدردشة المُدمجة.
كيف تقيس نجاح "استراتيجية كانبان"؟
هناك مقاييس رئيسة يمكن استخدامها لمعرفة مدى فعالية "استراتيجية كانبان"، وأشهر هذه المقاييس: "مُهلة التوريد Lead Time" و"زمن الدورة Cycle Time".
أما الأولى فتقيس الوقت الإجمالي، بدايةً من طلب العميل حتى التسليم، في حين تُشير الثانية إلى فترة العمل النشطة، دون احتساب أوقات الانتظار، وطبعًا كلما قلت المدة، كانت الاستراتيجية ناجحة.
جديرٌ بالذكر أن هناك مقاييس رئيسة أخرى لتتبع نجاح "استراتيجية كانبان"، مثل: "الإنتاجية"، التي تُشير إلى إجمالي العمل المُنجز في فترة زمنية محددة.
أمثلة ناجحة لتطبيق "كانبان" في الشركات
- Nike:
تعرضت شركة Nike لانتقادات لاذعة بشأن ظروف العمل السيئة في مصانعها، فقررت الإدارة أن تتدخل على الفور، وبدأت الإدارة بجولةٍ في المصانع، وجمعت آراء العاملين للتوصل إلى حلٍ، وهو ما كان؛ طبقت Nike "استراتيجية كانبان"، ودشنت مشروعًا سُمي بـ"Nike Grind" لتقليل الهدر وإعادة تدوير المنتجات القديمة إلى أدوات يستفيد بها الرياضيون.
- Jaguar:
غالبًا ما ترتبط سيرة "استراتيجية كانبان" بعلامة السيارات الشهيرة Toyota، ولكن لا يجب أن نتجاهل اهتمام علامات السيارات الأخرى بها، فشركة Jaguar مثلًا هدفت إلى تقليل زمن طرح المنتجات الجديدة في السوق، وباستخدام "استراتيجية كانبان"، تمكنت من تحسين عملية تصميم المنتجات، وتقليل زمن الفيدباك من 12 أسبوعًا إلى أيامٍ قليلة، لتصبح واحدة من رواد التصنيع الرشيق Agile Manufacturing.
- Spotify:
أخيرًا وليس آخرًا، تمكنت منصة بث الموسيقى الشهيرة Spotify من تقصير أوقات التسليم، وزيادة الإنتاجية عندما استخدمت "استراتيجية كانبان"، التي ساعدتها على تقسيم مهامها، وتحديد أهدافها بشكلٍ واضح.
في النهاية يجب الإشارة إلى استخدام العديد من الشركات الأخرى، الكبيرة والناشئة، "استراتيجية كانبان" لزيادة الإنتاجية والاستفادة من كل مميزاتها، المذكورة وغير المذكورة فهنا، ولكن هل يعني استخدام الكثير من الشركات لـ"كانبان" بأنها الأفضل؟ سؤال تعتمد إجابته على طبيعة المشاريع والعديد من العوامل الأخرى.
