7 نصائح تضمن لك اجتماعًا ناجحًا في العمل
قد تشعر أن الاجتماعات مملة ومضيعة للوقت، ولكن يجب أن تعرف أنها ضرورية لنجاح مستقر، ففيها تُبنى الآراء أو تُهدم وتُحدد الأهداف ولا غنى عنها على الإطلاق في أي مؤسسة.
ولكن كيف تضمن نجاح اجتماعك وتُوفر الوقت الضائع وتخرج بنتائج إيجابية، ويمكن ذلك من خلال 7 قواعد.
قواعد الاجتماع الناجح
- حدد أهداف اجتماعك بوضوح
تحديد أهداف الاجتماع بشكل واضح من أهم قواعد عمل الاجتماع، فبدونه لن يزيد الاجتماع عن أكثر من مناقشة بلا هدف، ولذلك يجب أن تحدد الأهداف والمطلوب من وراء الاجتماع.
- ادع أقل عدد ممكن من الأشخاص
كلما زاد وقت وعدد المشاركين في الاجتماع تزداد مدته وبالتالي يصبح مملاً وبلا فائدة للبعض من المشاركين، لذلك يجب عليك أن تدعو الأشخاص المعنيين فقط لإنجاح الاجتماع.
- اهتم بمظهرك وإطلالتك يوم الاجتماع
الاهتمام بالمظهر خلال الاجتماع يعطي المشاركين إيحاءً حول أهمية الاجتماع بالنسبة لك، وبالضرورة سيشعرون بضرورة تحقيق المطلوب من الاجتماع.
اقرأ أيضا : لا تستطيع التفاهم مع مديرك؟ إليك عدة نصائح تساعدك على عقد اجتماع ناجح معه
- حاول ألا تفقد تركيزك خلال الاجتماع
التركيز من الأمور التي لا غنى عنها في أي اجتماع، بدونه سيتشتت الحاضرون ويصبح الاجتماع بلا فائدة، لذلك عليك المحافظة على التركيز والأهداف التي من أجلها عُقد الاجتماع.
- اجعل الاجتماع قصيرًا قدر الإمكان
كلما كان الاجتماع طويلاً كلما تشتت المشاركون وفقدوا تركيزهم، لذلك عليك أن تجعل الاجتماع قصيرًا قدر المستطاع بحيث يناقش الأهداف منه دون التشعب في أمور قد تأخذ وقتًا طويلاً.
- لا تتأخر عن موعد اجتماعك
الالتزام بموعد الاجتماع يجعل إتمامه أمرًا سهلاً وسريعًا ولن يتأخر أحد عن مواعيده، وبالتالي سيعود بالنفع على الجميع، والالتزام بموعد الاجتماع يعطى انطباعًا أفضل عن أهميته.
إقرأ أيضاً: أهمية التدرج الوظيفي في الشركات.. حافز للموظف وقوة للشركة
- مراقبة تنفيذ قرارات الاجتماع
حضور الاجتماع والمناقشة أثنائه لن تجعل منه اجتماعًا نجاحًا، ولكن يعتمد نجاح الاجتماع على تنفيذ القرارات الصادرة عنه، ولذلك يجب أن تكون خطوتك التالية بعد أي اجتماع مراقبة تنفيذ القرارات.
