5 مراحل للوصول إلى النضج المؤسسي في إدارة نفقات السفر

استعرضت شركة إس إيه بي كونكر اليوم، وعلى لسان غابريال إندريري، المدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى الشركة، المراحل الخمس التي تمرّ بها المؤسسات للوصول إلى النضج في إدارة نفقات السفر الخاصة بموظفيها.

وقد كانت العديد من الشركات قبل أزمة الجائحة تخطط لتنفيذ استراتيجيات بعيدة الأمد في التحوّل الرقمي تستهدف تيسير العمليات ورفع كفاءتها.

ولكنّ التحوّل المفاجئ إلى العمل عن بُعد أدّى إلى تعليق هذه الخطط، فشهدت 40 في المئة من الشركات ارتفاعًا في الأخطاء الحاصلة في العمليات المتعلقة بمعالجة المطالبات التي يقدّمها الموظفون إلى الشركات لاسترداد نفقاتهم خلال السفر.

وبعد أن مرّ الجزء الأسوأ من الأزمة، بدأت 53 في المئة من الشركات تخطط لزيادة إنفاقها على التقنيات المالية، بل إن أكثر من ثلث هذه الشركات تعتزم تخصيص 10 في المئة على الأقلّ من موازناتها لهذا النوع من التقنيات.

ومع ذلك، يحتاج قادة الأعمال أيضًا إلى النظر في النتائج المالية المتحققة للتأكّد من أن استثماراتهم ستكون مُجدية من الناحية التجارية. 

ووفقًا لتقرير "آي دي سي إنسايتس"، فإن من الواجب تحديد ذلك من خلال معرفة مستوى "النضج المؤسسي" لتجنّب أية مخاطر أو خسائر قد تنجم عن توظيف تقنية ما قبل الوقت المناسب لها.

لذا فقد بات على الشركات النظر في التقنيات المناسبة لكل مرحلة من مراحل النضج المؤسسي في إدارة العمليات الرقمية الخاصة بنفقات السفر، والتعامل مع التحدّيات التي قد تطرحها والمنافع التي ستكسبها عند الانتقال إلى مرحلة النضج التالية.

ونورد فيما يلي المراحل الخمس التي تنبغي مراعاتها في نموذج النضج المؤسسي لعمليات نفقات السفر:

1. التطبيقات القديمة

كشفت دراسة استطلاعية لشركة "آي دي سي" حول تبني الشركات لنموذج تقديم البرمجيات كخدمة، والمعروف اختصارًا بالاسم 2020 SaaSPath ، عن أن 40 في المئة من الشركات تعتمد على حلول مثل ملفات "إكسل" Excel وغيرها من الحلول الداخلية التي تتسم بطول دورات التحديث.

ويظلّ هذا النوع من أعمال المحاسبة مجديًا إلى أن يزداد عدد الموظفين وتصبح هناك حاجة ماسّة إلى تعيين مزيد من المحاسبين لمواكبة النمو، كما أنه يترك مجالًا واسعًا للخطأ البشري عند نقل البيانات إلى نظام محاسبة منفصل. وفي النهاية، يمكن أن يؤدي إلى زيادة مهام العمل والتكاليف علاوة على انخفاض مستويات رضا الموظفين.

أما الحلّ فيكمن في أتمتة المهام ومسارات العمل التي يمكن أن تقلّل فرص تلاعب الموظفين بالبيانات من أجل التكسّب من نفقات خارجة لا تقرّها السياسة.

2. الحلول الفردية المؤتمتة

هذه الحلول تدير المهام الفردية وسير العمل باستخدام أنماط أتمتة مستندة على القواعد تخصّ عمليات نفقات السفر. وبالرغم من أنها خطوة باتجاه تحقيق مزيد من الكفاءة، فإن أداءها يكون أفضل في البيئات المالية المجزأة.

ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تدفّق محدود للمعلومات بشكل يُعيق قدرة المدير المالي على توصيل المقاييس المالية بشكل فعال.

ولإحداث مزيد من التقدّم في الأتمتة، يجب على الشركات أن تسعى لإيجاد منظومة منصات متصلة تمكّنها من الحصول على منظور أكثر دقة للنفقات، يكفل التقليل من مخاطر قبول المطالبات غير السليمة. لكن 42 في المئة من الشركات حاليًا تصف التحوّل الرقمي لتطبيقاتها المالية بـ "غير المتصل".

3. المنصّات المتصلة

إن من شأن منظومة المنصات المتصلة تمكين الحلول النقطية الداخلية من الاتصال بنظام التسجيل، وتطبيقات الأطراف الخارجية، ومصادر البيانات الخارجية، ما يؤدي إلى إنشاء منظور واحد متّسق لعمليات نفقات السفر، الأمر الذي يتيح للجميع في الشركة أن يكونوا منسجمين معًا عند تنسيق العمليات.

ويمكن للشركات زيادة انتفاعها من هذه المرحلة عبر مكاملة باقة التطبيقات العاملة لديها، وهو أمر تقول 59 في المئة من الشركات أنها تفضل القيام به على تنفيذ حلّ يكون الأفضل في فئته.

وتربط الباقة تطبيقات الأعمال بوظائف تتبع الموازنة والموافقات المسبقة التي تسمح بالإنفاق الخاضع للرقابة الاستباقية، بدل من سداد النفقات التي تمّت. وفي المقابل، فإنها تسهّل إجراء تغييرات في سياسات نفقات السفر، ورفع القدرة على درء المخاطر في العمليات، وتعزيز الامتثال.

4. باقات التطبيقات المتكاملة

تسمح باقات التطبيقات المتكاملة للمديرين الماليين بالحصول على رؤية شاملة لرأس المال التشغيلي، يمكّنها من اتخاذ القرارات الاستراتيجية بسرعة ومرونة. وبمجرد تنفيذ التكامل، فإن ما يتبقى هو تحسين عمليات إدارة نفقات التوظيف الشاملة مثل استخدام التقنيات الذكية في تقليل أوقات المعالجة لأغراض التدقيق واسترداد ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة السلع والخدمات.

5. عمليات التنبؤ الذكي

الوصول إلى توظيف عمليات التنبؤ الذكية يشير إلى اكتمال التحوّل المالي لنفقات السفر. وبحلول هذه المرحلة، ينبغي أن تصبح الشركات قادرة على العمل بكفاءة مثالية، بفضل العمليات المتصلة بالكامل والنفقات الواضحة تمامًا، ما يؤدي إلى جعل الأعمال تنافسية جدًا بسبب زيادة المرونة ورسوخ القدرة على درء المخاطر.

كذلك فإن الوصول إلى هذه المرحلة يعني أن الشركة باتت في وضع يمكنها من الحفاظ على مستواها حتى مع ظهور حلول مبتكرة. 

إن هذه المرحلة تُرسي أساسًا متينًا لتبني تقنيات مثل أدوات المساعدة الافتراضية، ووضع الموازنات التنبؤية لنفقات السفر، والتخطيط، بالإضافة إلى الحماية من الاحتيال القائمة على تعلّم الآلات.

وبهذه المناسبة، قال غابريال إندريري، المدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى "إس إيه بي كونكر": "يجب أن يتمثل الهدف النهائي للشركة في أن تغدو شركة ذات عمليات ذكية وتنبؤية، لكنه هدف ينبغي التقدّم نحوه تدريجيًا بدل محاولة استعجال إحداث التحوّل الكامل بطريقة غير مدروسة".

وأضاف: "بإكمال الشركة هذه الخطوات أو المراحل الخمس، سيصبح بإمكانها التغلّب على الصعوبات ونيل القبول في سياق ثقافة العمل المؤسسي، وبالتنفيذ المستمرّ والمتكرر للحلول، يُرجّح أن تصبح الشركة قادرة على إنشاء ممارسات مستدامة تتيح كفاءة بعيدة الأمد في مجال إدارة نفقات السفر".