8 من أهم أنواع الاجتماعات التي تحتاج إليها في عملك
لا شك أنّ تنظيم الاجتماعات من أهم المهام في العمل، فلا يكاد يمر يوم إلّا ويوجد اجتماع داخل أحد الأقسام أو حتى على مستوى الشركة بصفة عامة. لذا، توجد مجموعة من أنواع الاجتماعات المختلفة التي يمكن الاختيار من بينها، وذلك بهدف تحقيق الفاعلية القصوى من الاجتماع. في هذا المقال سنتحدث عن أنواع الاجتماعات المختلفة التي ستحتاج إليها في عملك.
ما العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات؟
توجد بعض العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات، وتلعب دوراً في المفاضلة بين الأنواع المختلفة، لتحديد النوع المثالي الذي تحتاج إليه لاجتماعك القادم.
من أهم هذه العوامل:
1- الهدف من الاجتماع: ما الغرض الذي ترغب في تحقيقه من الاجتماع؟ هل فقط ستركز على جمع الأفكار، أم ترغب في التطوير على هذه الأفكار للخروج بمنتج نهائي؟ هل ترغب في الاستماع إلى مدخلات من الأشخاص بخصوص مشكلة معينة، أم ترغب في الوصول إلى الحل النهائي لها؟
2- المشاركون: يلعب الأشخاص المشاركون دوراً رئيساً في تحديد أنواع الاجتماعات التي يمكن الاعتماد عليها، إذ طبيعة الأشخاص ووظائفهم وعلاقاتهم مع بعضهم البعض تؤثر على طريقة تفاعلهم معاً. إذا كانت العلاقة بين الأفراد جيدة، يصبح التعاون بينهم أسهل كثيراً، بينما العكس قد يؤدي إلى تغيير كامل في طريقة التعامل مع الاجتماع.
3- حجم المجموعة: يؤثر العدد بالطبع على أنواع الاجتماعات التي تختارها، فأحياناً يكون لديك رغبة لتحقيق شيء معين، لكن تدرك أنّ العدد الكبير سيكون من الصعب التعامل معه وتحقيق كل ما تريد، وبالتالي قد تختار نوعاً مناسباً للاجتماع وفقاً لعدد الحضور.
4- شكل الاجتماع: يختلف وضع الاجتماع من تنظيمه على أرض الواقع عن تنظيمه عن بعد. في الحالتين ستحرص على استخدام أنواع الاجتماعات المناسبة لكل نوع، حتى تضمن جودة الاجتماع وتحقيق النتائج التي تطمح إليها فعلاً.
أنواع الاجتماعات التي تحتاج إليها في عملك
توجد العديد من أنواع الاجتماعات التي يمكن الاعتماد عليها في العمل، إذ لكل نوع هدف محدد يمكن تحقيقه. بالطبع قد تكون هناك أنواع أخرى، لكن سنتحدث عن أنواع الاجتماعات الأكثر أهمية، التي تستخدم بصفة دورية في العمل.
1- اجتماعات حل المشكلات
يعد هذا النوع من أنواع الاجتماعات الشائع استخدامها، إذ تمثل المشكلات جزءاً أساسياً من واقع العمل داخل الشركات، وبالتالي لا بد من التفكير في الحلول المناسبة لها. حتى تقدر على إدارة هذا النوع من الاجتماعات، فأنت بحاجة إلى التأكد من طرح الأمر بطريقة صحيحة، يمكنك فعل ذلك من خلال طرح الأسئلة التالية:
- ما المشكلة الحادثة بالضبط؟
- ما الأسباب التي أدت إلى وجود هذه المشكلة؟
- من الأشخاص الأكثر تأثراً بها؟ مع الاستماع إلى آرائهم.
- ما الحلول المختلفة المتاحة للتعامل مع المشكلة؟
- من بين هذه الحلول، ما الحل الأمثل؟
- ما خطوات تنفيذ هذا الحل بالجدول الزمني؟
- من هم الأشخاص المسؤولون عن هذه الخطوات؟
- كيف يمكن ضمان عدم تكرار المشكلة مرة أخرى؟
في هذا النوع من أنواع الاجتماعات، ليس ضرورياً تقديم الإجابات على جميع الأسئلة في الاجتماع، بل يمكن أخذ بعض الوقت مثلاً لإعداد الجدول الزمني واختيار الأشخاص المسؤولين عن التنفيذ، لكن الأكيد أنّ كل شيء حول المشكلة يجب طرحه في الاجتماع لمحاولة الوصول لأفضل حل متاح قدر الإمكان.
2- اجتماعات اتخاذ القرارات
من المعروف بالطبع أنّ مسؤولية اتخاذ القرارات تعتمد على نظام الشركة، فهي في الأساس قد تكون مهمة المدير مثلاً، لكن برغم ذلك فالاعتماد على الموظفين لمعرفة آرائهم في بعض الأحيان هو أمر جيد. إلى جانب أنّ بعض المهام تعتمد على آرائهم بالفعل. لذا، تعد اجتماعات اتخاذ القرارات من أهم أنواع الاجتماعات في العمل.
من المهم في اجتماعات اتخاذ القرارات التأكُّد من طرح جميع الخيارات المناسبة، من خلال التفكير في الإجابة على الأسئلة التالية:
- ما الخيارات المتاحة الآن؟
- ما الذي تحتاج إليه من أجل تنفيذ كل خيار بالضبط؟
- وفقاً لوضعك الحالي، ما القرار الأمثل؟
- من الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ هذا القرار؟
من خلال الإجابة على هذه الأسئلة سيكون بإمكانك اتخاذ القرار النهائي مع ضمان جودة أعلى. لا بد من الانتباه لأنّه في هذا النوع من أنواع الاجتماعات، قد تجد أنّ البعض لا يشارك كثيراً، أو قد تجد نفسك تنسى بعض الأشخاص أحياناً. لذا، من المهم في نهاية الاجتماع التأكد من النقاط التالية:
- الاستماع بالفعل إلى المشاركات من جميع الحاضرين في الاجتماع.
- معرفة الحاضرين بالخيارات المتاحة ومدى إمكانية تنفيذها.
- الالتزام بما اتفقت عليه مع أفراد الفريق.
في هذا النوع من أنواع الاجتماعات، وكذلك اجتماع حل المشكلات، يمكنك إذا رغبت دعوة أشخاص من خارج الشركة للمشاركة، وذلك إذا كنت ترى أنّهم يملكون إضافات ستساعدك على تحقيق أهدافك.
3- اجتماعات بناء الفريق
يعد هذا النوع من أهم أنواع الاجتماعات التي يجب الاهتمام بها في الشركات، وذلك لأنّ الإنتاجية تعتمد على الموظفين ومدى شعورهم بالروح والثقة في العمل داخل الشركة. لذا، يمكن الاستفادة من اجتماعات بناء الفريق لتعزيز هذه المشاعر الداخلية للموظفين.
يمكن تنظيم اجتماعات بناء الفريق عند ضم أعضاء جدد للعمل داخل الشركة، وكذلك على فترات دورية للأعضاء الحاليين للفريق، بهدف تعزيز الروح مرة أخرى وبناء الثقة مع أفراد الفريق من جديد.
4- اجتماعات مشاركة الأفكار
يستخدم هذا النوع من أنواع الاجتماعات من أجل بناء الأفكار الإبداعية، بدلاً من الاعتماد على تلقين الأفراد للأفكار. في الحقيقة إذا استخدم هذا النوع بطريقة صحيحة، فهو يساعد الشركة على تحقيق العديد من الأهداف، فهو يساعد على تعزيز اندماج الأفراد في بيئة العمل، ويحسّن من مشاركتهم مع بقية زملائهم.
لذا، يمكن تنظيم هذا النوع من أنواع الاجتماعات من خلال عقد جلسات العصف الذهني من حين لآخر، واختيار موضوع محدد، سواءٌ أكان لفكرة ترغب الشركة في تنفيذها على أرض الواقع فعلاً، أم من خلال اختراع فكرة جديدة لطرحها على سبيل التدريب.
سيترتب على ذلك تحسين مشاركة الأفراد في المجموعات، وسيبني المزيد من الروابط بين أعضاء الفريق، وسيحسن من فهم كل فرد للطريقة التي يفكر بها الآخرون، إلى جانب استفادتك أنت من هذا الأمر في تحسين فهمك لجميع العاملين معك داخل الشركة.
5- اجتماعات مشاركة المعلومات
ينفذ هذا النوع من أنواع الاجتماعات بهدف مشاركة معلومات متعمقة بشأن موضوع معين، فلا يقتصر الأمر هنا على المعلومات العادية التي تُشارك في جميع أنواع الاجتماعات الأخرى، التي تستخدم لتحقيق هدف الاجتماع، لكن في هذا النوع فالتركيز يكون أكثر على هذه المعلومات كهدف أساسي.
يمكن تنفيذ هذا النوع مع الموظفين داخل الشركة، وكذلك الأشخاص من خارج الشركة، لا سيّما إذا كان الهدف هو الحصول على فائدة معينة من الطرف الآخر، فيكون الاجتماع مركزاً على هذا الأمر. من الأمور التي يجب مراعاتها عند مشاركة المعلومات:
- استخدام الأساليب البصرية لعرض المحتوى، مثل: الصور، الرسومات البيانية، الجداول، الفيديوهات.
- طرح الأسئلة والاستماع إلى آراء الحضور.
- الاعتماد على دراسات الحالة في عرض تفاصيل المعلومات.
6- اجتماعات مشاركة التحديثات
يعد هذا النوع من أنواع الاجتماعات الأكثر شيوعاً، إذ غالباً يحدث بكثرة داخل بيئة العمل. يركز هذا النوع على طرح آخر التحديثات في العمل، لا سيّما إذا كان العمل المنفذ هو مشروع له مراحله وخطواته المختلفة. من أهم الأشياء في اجتماعات مشاركة التحديثات عدم تنفيذها بلا داعٍ، حتى لا يصبح الأمر مملاً للحضور ويستهلك الوقت بلا فائدة. لضمان قيمة الاجتماع، يمكن التركيز على مشاركة الحضور بالمعلومات التالية:
- تحديد الأشياء التي أُنجزت من تاريخ الاجتماع الأخير، حتى يشعر الحضور بالفارق.
- توضيح الأشياء التي لم تنجز، مع مناقشة الأسباب وراء ذلك.
- مناقشة الأمور التي يجب التركيز عليها بعد هذا الاجتماع.
- مناقشة أي أمور أخرى ذات أهمية مثل التحديات أو المشكلات الحادثة في المشروع.
- الاتفاق على خطة العمل واضحة المعالم لكي يلتزم بها الجميع بعد ذلك.
7- اجتماعات تقييم الأداء
يعد هذا النوع من أنواع الاجتماعات الدورية التي تحدث داخل الشركات، إذ يعتمد على تقارير الأداء الصادرة عن الشركة، ومن ثم الاجتماع مع الموظفين من أجل مناقشة هذه التقييمات. يجب حدوث نقاش التقييم من خلال الاجتماع الفردي مع كل موظف على حدة، فيجب عدم مشاركة النقاط السلبية الخاصة بشخص في وسط بقية المجموعة التي يعمل بها.
لذا، قد يستغرق هذا النوع من أنواع الاجتماعات الكثير من الوقت، وبالتالي لا بد من التركيز على القيام به بطريقة صحيحة، حتى يكون الوقت الضائع له قيمة فعلية تنعكس على أداء الموظف في الشهور القادمة، ويتحسن المستوى كثيراً، من خلال الاتفاق مع الموظف على الخطة المناسبة لفعل ذلك.
8- اجتماعات التدريب وتطوير الأداء
لا يتكرر هذا النوع من أنواع الاجتماعات على إطار ثابت، ولكن يظل نوعاً هاماً لا بد من التركيز على القيام به دورياً داخل الشركات. إذ على الأغلب تظهر تقارير الأداء الفجوات الموجودة لدى الموظفين، وبالتالي لا بد من حل هذا الأمر سريعاً حتى يتمكن الشخص من تحسين أدائه للأفضل.
لا يقتصر الأمر فقط على التدريب، لكنه يشمل أيضاً اجتماعات تطوير الأداء، التي لا تقوم على وجود فجوة في المستوى، لكنها تركز على نقل الأفراد أنفسهم إلى مستوى أعلى. لذا، تسهّل اجتماعات تطوير الأداء حدوث هذا الأمر فعلاً.
ختاماً، لا غنى عن الاجتماعات في بيئة العمل، لكن المدير الناجح هو من يقدر على توظيف أنواع الاجتماعات المختلفة لتحقيق الهدف الذي يريده، دون التسبب في أي شعور سلبي داخل الموظفين بسبب شعورهم بعدم جدوى الاجتماعات. لذا، انتبه جيداً إلى أنواع الاجتماعات المختلفة، وحدد النوع الذي يناسبك قبل البدء، حتى تضمن التخطيط الناجح والإدارة المتميزة للاجتماع.
المصادر:
