لهذا السبب لا يجب أن يزيد عدد الحاضرين للاجتماعات عن 8 أشخاص
هل تتسائل عن أفضل طريقة لعقد الاجتماعات مع موظفين أو مع مديري الشركة؟، بالتأكيد الجميع يواجه مشكلة مع عملية انعقاد الاجتماعات من اجل تنظيم العمل وتوزيع المهام.
وتعد قائمة المدعووين لتلك الاجتماعات هي المشكلة الأكثر شيوعا، فعملية تحديد الأشخاص الواجب حضورهم لتلك الاجتماعات مهمة صعبة، يقعون في فخ دعوة الجميع لحضور الاجتماعات، ذلك من أجل تجنب شعور الأخرين بأنهم مستبعدين أو غير جديرين بجضور تلك الاجتماعات، وبتلك الطريقة تتدنى مستويات كفاءة وعوائد تلك الاجتماعات الهامة.
نظر روبرت سوتون ، أستاذ السلوك التنظيمي في جامعة ستانفورد ، في البحث عن حجم المجموعة المناسب لحضور الاجتماعات، وخلص روبرت إلى أن أكثر الاجتماعات إنتاجية يجب ألا تحتوي إلا على خمسة إلى ثمانية أشخاص فقط.
بالتأكيد ستسأل عن السبب!، فقد تبين أن هناك نقطة تحول بعدها تبدأ جودة الاجتماعات والنقاشات في التآكل.
فقد تبين بوضوح ما يلي:
1-لا يوجد وقت كافٍ للجميع للمشاركة في النقاش داخل الاجتماع.
2-يتم استبدال المناقشات الثرية ذهابا وإيابا بالتعليقات الضحلة الغير مثمرة.
3- تقاسم المعلومات والتعمق يصرف الانتباه عن معالجة القضايا ذات الأولوية العليا.
4-يصبح الناس أكثر حرصا وأقل صراحة.
5-لا يتم وضع المواضيع والقرارات الصعبة على جدول الأعمال، ثم يتم التعامل معها خارج النطاق المحدد.
ونتيجة لذلك ، يفقد الناس في كثير من الأحيان احترام الاجتماعات، مما يؤدي إلى مستويات أقل من الإعداد والمشاركة والعمل الحقيقي. ما قد يحول الاجتماعات والنقاشات المصيرية إلى نقطة سلبية ونقطة ضعف داخل المؤسسات.
من ناحية أخرى، تساعد المجموعات الأصغر داخل الاجتماعات على بناء شعور من الحميمية والتفاهم ما يفتح المجال لإجراء مناقشة هادفة وصريحة تصب في مصلحة مسيرة العمل داخل الشركة.
ملياردير قهر الإفلاس وأسس الشركة الأكثر إبداعًا في العالم بعد عامه الخميس
عدد أقل من الأشخاص الحضرين للاجتماعات يعني المزيد من الوقت للاستماع إلى وجهات نظر كل عضو في الفريق والنظر فيها ودراستها بشكل أدق. كما انها تشجع على الوضوح والصراحة، عند مراعاة ما يلي:
إطلاع الفريق على خطة التغييرات:
كن شفافًا وواضحا، دعهم يعرفون أن اجتماعاتكم سوف تكون أصغر، بقصد جعلها أكثر فعالية. وأنك على دراية بكمية الوقت والطاقة التي يقضيها كل فرد في الاجتماعات، وتريد تنفيذ استراتيجية تحقق أفضل النتائج.
أخبرهم أن الدراسات الحديثة تقول أن المجموعات الأصغر في الاجتماعات تؤدي إلى مناقشات أكثر ثراء وقرارات أفضل. وعليك أن تعلم أن الأمر قد يستغرق بعض الوقت ، عليك أن تبدأ تجربة تقليص حجم حاضري الاجتماع واستخدام هذه النظرية كمحطة قياس.
كيف تكون القيادة الأوتوقراطية مفيدة في إنجاز المهام والأعمال بسرعة وكفاءة؟
كن منطقي بقائمة المدعويين للاجتماعات:
للتأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين في غرفة الاجتماعات، يجب أن تعرف على وجه التحديد ما الذي ستعالجه وما ستناقشه. لذلك ضع جدول أعمال واضح وتأكد من أنك خصصت لكل موضوع مناقشة وقتًا كافيًا.
من هنا، اسأل نفسك: من يجب أن يكون حاضرا للمناقشة لتحقيق النتائج المرجوة؟ متى تقوم بإلغاء الاجتماع إذا لم يتمكن من الحضور شخص ما؟ ابدأ بهذه المجموعة الأساسية. وأضف المزيد من الأشخاص فقط إذا كنت تعتقد أنهم سيضيفون قيمة للنقاش داخل الاجتماع أو يكتسبون قيمة من خلال وجودهم هناك.
ويمكنك تجنب الارتباك من خلال مشاركة المعايير التي ستختار على أساسها من سيحضر الاجتماع مع فريقك، وإليك طريقة تحديد الأشخاص الواجب حضورهم للاجتماع:
1-من لديه أكبر قدر من المعرفة حول موضوع المناقشة
2-من سيكون لديه الكثير ليفعله مع التوجيهات والتعليمات التي سيخرج منها الاجتماع
3-من سيتأثر مباشرة
4-من قد يتعلم من حضوره للاجتماع
أما في حالة إذا كان فريقك مترددًا ، فقد تساعدهم الممارسات التالية على تبني هذا التحول:
1-منح فرصة الحصول على الإذن للموظفين لحضور الاجتماعات دون وجود سببا قويا وموضوعيا لحضور تلك الاجتماعات.
2-منح الموظفين الفرصة لرفض حضور الاجتماعات يعزز من ثقتهم في كيفية اتخاذ القرارات الصحيحة حول كيفية قضاء وقتهم.
3-في كل اجتماع ، تأكد من أن أحد الأشخاص يأخذ دقائق للحديث نيابة عن الأشخاص غير الحاضرين.
كن واضحا بشأن مسئوليات كل شخص:
كن واضحا بشأن مسئوليات كل شخص، سواء كان من الحاضرين للاجتماع أو غير الحاضرين للاجتماع،و شجع الحاضرين على المشاركة بنشاط من خلال القيام بما يلي:
1-اعتمد الافكار من أصحابها
2- ممارسة الاصغاء: كن يقظا ، وصبور ، وغير متسرع في الحكم.
3-التركيز في الحديث: كن واضحا وموجزا ومترابط الافكار.
4-الوعي الذاتي: اسال عن المعلومات التي يحتاجون إليها، وفكر في ردودهم وتجاوبهم معك.
ذكّر المشاركين بأن يأخذوا في الاعتبار وجهات نظر أولئك الذين ليسوا حاضرين.
مثل ما الأسئلة التي قد يطرحونها؟ ما الذي يريدون معرفته وإعلامهم به؟ ما الذي يرغبون في الحصول على استشارة بشأنه؟ ما هي الإجراءات التي يرغبون في المشاركة فيها؟ ما الذي يجب إبلاغه لهم بعد ذلك؟
أخيرًا ، إذا قرر أعضاء فريقك رفض دعوتهم إلى الاجتماع ، فوضح لهم أنهم ما زالوا بحاجة إلى:
- مراجعة جدول الأعمال.
- تقديم أي معلومات ذات صلة لديهم لشخص سيكون حاضرا للاجتماع.
- مراجعة محضر الاجتماع والتواصل مع الحاضرين حول التحديثات بعد ذلك.
- التماشي مع القرارات التي سيتم اتخاذها خلال الاجتماع في حالة عدم حضورهم
قياس النجاح:
بعد تنفيذ هذه التغييرات في بنية اجتماعاتك وتتبع وإدارة مدى فعالية اجتماعاتك وكيفية تعامل فريقك مع التغيير. اجمع التعليقات وردود الأفعال واستمر في التغيير حتى يتم تحديد النظام الذي يناسب مؤسستك بشكل أفضل.
إن الاحتفاظ بالاجتماعات بحضور ثمانية أشخاص أو أقل هو مبدأ إرشادي لمساعدتك على أن تكون أكثر دقة بشأن من يحضر. بفضل التيسير الماهر وممارسات الاجتماعات الجيدة، يمكن عقد اجتماعات فعالة لعشرين شخصًا أو أكثر. لكن هذا يجب أن يكون الاستثناء وليس القاعدة.
في نهاية المطاف ، قد يكون لديك عدد أقل من الأشخاص في الاجتماعات نفسها، لكن فريقك - وشركتك - سيستفيدون بشكل أكبر.
