كيف يمكنك إجراء تحليل سوات SWOT؟
من المفيد دائمًا الاعتماد على الاستراتيجيات والأدوات، عند رغبتك في مراجعة الأداء الخاص بشركتك، إذ تمنحك هذه الأدوات الفرصة للتقييم بطريقة موضوعية وفعّالة، لا وفقًا فقط لرؤيتك الشخصية. كما أنّها تجعل التقييم يسير في منهجية واضحة ومحددة، تضمن لك الاهتمام بجميع الجوانب، حتى تلك التي لم تنتبه إليها قبل ذلك.
من أهم هذه الأدوات هي تحليل سوات SWOT الذي يستخدم من أجل تحديد 4 أجزاء رئيسة داخل الشركة: نقاط القوة (Strengths)، نقاط الضعف (Weaknesses)، الفرص (Opportunities)، التهديدات (Threats). يمكن إجراء التحليل على الشركة ككل، ويمكنك إجراؤه على قسم بعينه، يمكنك حتى استخدامه لحياتك الشخصية.
أجزاء تحليل سوات
كما ذكرنا في المقدمة، ينقسم تحليل سوات إلى أربعة أجزاء، لكل جزء منهم معنى محدد، يجب تحليله والاستفادة من المعلومات الناتجة عنه في اتّخاذ القرارات.
1- نقاط القوة (Strengths): يُقصد بها نقاط القوة الداخلية الموجودة لدى الشركة. مثلًا شيء يتعلق بالإنتاج أو فريق العمل أو المعدات الحديثة الموجودة داخل الشركة. من المفيد معرفة هذه النقاط، لاستثمارها وحسن استغلالها جيدًا، فهي مصدر قوة الشركة.
2- نقاط الضعف (Weaknesses): يُقصد بها نقاط الضعف الداخلية الموجودة لدى الشركة. على نفس المثال السابق، مثلًا مشكلة في الإنتاج أو وجود بعض الأفراد غير المؤهلين، أو الاعتماد على معدات قديمة. من المهم معرفة نقاط الضعف، للتفكير في كيفية علاجها جيدًا.
3- الفرص (Opportunities): وهي الأشياء الموجودة خارج الشركة/القسم، يمكن الاستفادة منها. يمكن وصفها على أنّها نقاط قوة خارجية مستقبلية، والمطلوب هو محاولة الاستفادة منها لتدخل كجزء من نقاط قوة الشركة مع الوقت. مثلًا وجود موردين أقوياء، بالتالي يمكن للشركة الحرص على التعاقد معهم، حتى يصبحوا جزءًا من شبكة الموردين الخاصة بها.
4- التهديدات (Threats): وهي الأشياء الموجودة خارج الشركة تهدد عملها. فهي بمثابة نقاط ضعف خارجية مستقبلية، والمطلوب هو محاولة التعامل معها مبكرًا، حتى لا تدخل إلى الشركة، وتصبح جزءًا من نقاط الضعف الخاصة بها. لذا، من المهم التفكير في كيفية علاجها.
متى يستخدم تحليل سوات؟
كما ذكرنا يمكن الاعتماد على تحليل سوات في كل الأعمال، إذ يُستفاد منه في معرفة كل شيء عن وضع الشركة أو القسم من الداخل ومن الخارج. بالتالي يمكنك من خلاله الحصول على نظرة شاملة، تساعد على اتّخاذ القرارات الصحيحة. يمكنك استخدام التحليل في الحالات التالية:
1- تقييم الأداء: بعد فترة من العمل، ربما تحتاج إلى تقييم الأداء والوضع الحالي، لمعرفة ما الذي حققته وما الذي لم يتحقق. يساعدك تحليل سوات على فهم الأسباب من وراء ذلك، فمثلًا تخبرك نقاط الضعف بوجود خلل في فريق التسويق، بالتالي تفهم من خلال هذا حجم المشكلة التي تسببت في نقص المبيعات.
يمكنك الاستفادة من هذه المعلومة وإجراء التحليل لقسم التسويق ذاته، لتحصل على فهمٍ أفضل للوضع. بالتالي سيكون بإمكانك تقييم الوضع بفاعلية كبيرة، وسيكون بإمكانك اكتشاف جوانب القوة والضعف، وكذلك ما الذي يحدث خارج الشركة.
2- التخطيط للأعمال القادمة: إذا كنت ترغب في بدء مشروع ناجح أو برنامج جديد داخل الشركة، فأنت بحاجة إلى التخطيط الجيد للأمر. من خلال تحليل سوات سيكون بإمكانك معرفة نقاط القوة التي لديك، وكذلك نقاط الضعف وكيف يمكن علاجها بشكل صحيح. ستعرف ما الأشياء التي ربما تحتاج فيها إلى تعاون مع جهات خارجية، وما احتياجاتك بالضبط.
3- جزء من التحليلات الأخرى: عندما تجري تحليلات أو تحاول تطبيق نماذج أخرى، مثلًا SOSTAC، PESTEL، VRIO، قوى بورتر التنافسية. ربما تحتاج إلى تحليل سوات كجزء من هذه التحليلات، إذ يمنحك معلومات صادقة، ويمكنك من الاستفادة من هذه التحليلات الأخرى بطريقة أفضل.
كيف يمكنك تطبيق تحليل سوات
إجراء تحليل سوات ليس أمرًا صعبًا على الإطلاق، بل خطواته سهلة ويمكن تنفيذها دون أي مشكلة. لكن في الوقت ذاته يجب الحرص على فعل ذلك في إطار ممنهج بعيدًا عن العشوائية، لذلك يمكنك تطبيق الخطوات التالية:
1- تحديد الأدوار: من المهم تحديد بعض الأدوار المهمة مثل الميسر والمسؤول عن التسجيل وغيرها. بالطبع يمكنك تولّي هذا الدور بصفتك المدير، لكن في بعض الأحيان يكون من الأفضل الاعتماد على ميسر آخر، حتى تكون المشاركات في التحليل أكثر حرية بعيدًا عن التحيزات.
2- تحديد عنصر التقييم: ستقوم بتطبيق الخطوات التالية غالبًا أربع مرات. في كل مرة ستركز على جانب من تحليل سوات، مثلًا تبدأ بنقاط القوة، ثم بعد الانتهاء منها تنتقل إلى نقاط الضعف، وهكذا حتى الانتهاء من الأجزاء الأربعة. سيجعلك هذا أكثر تركيزًا في كل عنصر دون تشتيت، وستركّز على كل الجوانب المتعلقة به.
من المهم الانتباه إلى احتمالية حدوث بعض التكرار بين العناصر، لا سيّما العناصر الداخلية معًا. مثلًا عند تسجيل نقاط القوة، قد تسجّل نقطة قوة في فريق خدمة العملاء. عندما تأتي إلى نقاط الضعف قد تسجّل نقطة ضعف في الفريق ذاته أيضًا. هذا شيء منطقي فلا تجعله يؤثر عليك، اهتم فقط بتسجيل كل نقطة عندما يحين دورها.
3- بدء العصف الذهني: بعد اختيار العنصر الأول، وليكن البدء بترتيب تحليل سوات، والانطلاق من خلال نقاط القوة. يمكن للميسر أن يبدأ جلسة العصف الذهني وجمع آراء المشاركين حول رؤيتهم لنقاط القوة. في هذه الخطوة لا يجب التعليق على أي شيء، فقط الاهتمام بجمع الأفكار من المشاركين، وتسجيلها بشكل مكتوب يظهر للجميع، حتى يمكن العمل عليها في الخطوات القادمة مع المجموعة.
4- بدء التجميع والتوضيح: ستحصل على العديد من نقاط القوة، يمكنك بدء التجميع بين النقاط المشتركة. مثلًا طبقًا للقسم الواحد. ستجد أنّك تملك قائمة بجميع نقاط القوة الخاصة بكل التفاصيل الداخلية للشركة. في حالة وجود نقطة غير مفهومة، يمكن سؤال الشخص الذي طرحها للمزيد من التوضيح، والتأكد من استيعاب جميع النقاط جيدًا.
5- إعداد القائمة النهائية: بعد الانتهاء من النقاش والتوضيح، وكذلك جمع النقاط المتشابهة معًا، وحذف النقاط التي ليست قوة حقيقية. سيكون لديك قائمة نهائية بنقاط القوة داخل الشركة. من المهم التأكد من وجود أرقام ودلائل تدعم كل نقطة، فلا تكون مكتوبة فقط وفقًا للرغبات الشخصية. بعد الانتهاء من نقاط القوة يمكنك الانتقال إلى العنصر التالي، وهكذا حتى تنتهي من العناصر الأربعة.
6- تجهيز الخطة: بعد الانتهاء من تحليل سوات، فأنت قد امتلكت صورة واضحة عن وضعك الحالي. لا بد من التفكير في المستقبل، وما هي الأشياء التي تطمح في تنفيذها. لذا، يجب تحويل جميع المعلومات التي خرجت بها إلى خطة واضحة المعالم، تحتوي على خطوات فعلية وعملية، يمكن تطبيقها خلال الفترات القادمة.
يجب أن تضمن من خلال الخطة استثمار نقاط القوة جيدًا، وحسن استغلال الفرص السانحة أمام الشركة، التي تناسب وضعها الحالي. يجب أيضًا الاهتمام بالتفكير في كيفية إدارة نقاط الضعف ذات التأثير الأكبر كأولوية، إلى جانب معرفة كيفية إدارة التهديدات المحتملة. وهذه هي قيمة تحليل سوات، إذ من خلال خطوات بسيطة، يساعدك على إدارة جميع التفاصيل الهامة لشركتك، ويمكنك من اتّخاذ قرارات صحيحة.
المصادر:
