لإنتاجية أكبر ومجهود أقل.. طرق مجدية لإدارة الوقت باحترافية
الوقت أثمن ما نملكه في الحياة ولكن الكثير من الأفراد يتفنن في إضاعته وقتله والتفريط فيه ، و في الحقيقة جميعاً نمتلك 24 ساعة في اليوم ولكن المغزى يرجع إلى التنظيم الجيد للوقت وكيفية إدارته ، فالوقت كالحديد بقدر ما تبذله من مجهود في إدارته وتنظيمه واستغلاله بقدر ما تزيد قيمته.
وأكثر الأشخاص حاجة لإدارة الوقت هم رجال الأعمال الذي يقع على عاتقهم ضرورة جدولة الاجتماعات فأن تكون مدير نفسك يعني أن تكون مديراً للوقت أيضاً، فإذا قمت بالالتزام بالوقت المبكر والقضاء على حالات التشتت وإدارة وقتك بشكل أكثر تركيزا فهذا سيضمن لك النجاح في عملك بنسبة كبيرة.
فإذا كنت من رائدي ورجال الأعمال إليك الخطوات الأكثر فاعلية لإدارة الوقت :
أولاً : تعيين مساعدين ملائمين للرد على اتصالات العملاء.
عليك تعيين بعض الأعضاء من فريق العمل للرد على كافة المكالمات الواردة، فمن خلال وجود مساعدين موثوق بهم يمكنك جدولة المكالمات الواردة بالوقت الذي يناسبك، والسماح لعميلك بالتعرف على مدى أهمية وقتك دون أن يكون هناك أي انقطاع للتواصل.
ثانياً : عمل قائمة بالمهام والالتزام بها
الانضباط والالتزام هو جوهر إدارة الوقت، والانضباط الذاتي يصبح أسهل عند تفريغ وقتك وتركيزك.
فعلى رجال الأعمال تحديد الأولويات و تجهيز قائمة المهمات للتفرغ للأمور الضرورية و المهمة أولاً، و التقيد الصارم بجدول الأعمال اليومي.
الخوف من النجاح.. فوبيا شائعة يمكنك التغلب عليها بسهولة
ثالثاً : إلغاء الاجتماعات
الاجتماعات هي من الظواهر الأكثر إجهاداً والغير ضرورية في عالم الأعمال، فيمكنك القيام بهذه الاجتماعات عن طريق وسائل الاتصالات الحديثة، أو إرسال أحد الموظفين للتأكد من حسن سير العمل.
هذه الخطوة ستمنحك المزيد من الوقت لتطوير و تحسين عملك.
رابعاً : لا تتحقق من بريدك الإلكتروني يومياً
قم بتعيين شخص آخر يقوم بذلك نيابة عنك أو قم بتخصيص نصف ساعة أسبوعياً وليس يومياً لفتح الرسائل.
قم بالرد على رسائل بريدك الالكتروني حسب الأولويات، للتأكد من أنك تعطي الرعاية اللازمة للأمور الأساسية وخفض تبادل الرسائل التي لا تتعلق بالعمل.
وأخيرا يمكننا تلخيص إدارة الوقت في ثلاث خطوات هي : التركيز، تحديد الأولويات، وإيجاد المساعدين الملائمين.
وللقيام بالخطوات السابقة تحتاج لأن تكون خطة عملك على المدى القصير والطويل متواجدة أمامك دائماً لإنجاز المهام في ترتيبها المناسب، وامتلاك فريق مميز لإنجاز المهام الورقية و الأعمال التي تتطلب وقتاً و جهداً.
