مهارات التواصل طريقك للنجاح في العمل.. تعلم كيف تتقنها
تستخدم مهارات التواصل في الحياة العملية بهدف إيصال الأفكار أو الرسائل الشفهية والكتابية بوضوح تام، وتتطلب هذه العملية بذل الجهد الكافي من مرسل الرسالة ومتلقيها لتجنب الوقوع في الفهم الخاطئ للرسالة أو سوء تفسيرها، الأمر الذي يؤدي بطبيعة الحال إلى حدوث ارتباك كبير وإضاعة الفرص المتاحة.
وعلى الرغم من تزايد أهمية مهارات التواصل في الحياة العملية، إلا أن الكثيرين مازالوا يواجهون صعوبة في إتقانها ولايملكون القدرة على إيصال أفكارهم ورسائلهم المكتوبة أو الشفهية بشكل فعال وهو الأمر الذي يشكل بالنسبة لهم عائقاً كبيراً في خوض غمار المنافسة في العمل وتحقيق التقدم الوظيفي.
وفي سبيل اتقان مهارات التواصل، يتوجب على الأفراد تذليل العقبات وتقليل الحواجز في كل مرحلة من مراحل عملية التواصل التي تعتمد في جوهرها على التخطيط الجيد للعملية بالإضافة إلى تحديد رؤية واضحة والإلمام الكافي بالبيئة المحيطة لهم.
خصائص عملية التواصل الناجح
* المصدر: يتوجب على الشخص المرسل أن يكون واضحاً في رسالته وأسبابها وأهدافها، كما يجب أن يكون واثقاً من أن المعلومات التي يقوم باستخدامها في عملية التواصل مفيدة ودقيقة وواضحة.
* الرسالة: وهي المعلومات التي يرغب الشخص بإيصالها والتواصل من خلالها مع الأخرين، والتي يجب أن تكون صحيحة وواضحة وموجزة.
* استخدام الرموز: وهي تشمل العملية التي يتم من خلالها نقل المعلومات التي يرغب الشخص بإرسالها بطريقة يتمكن من خلالها الطرف الآخر من فهمها بشكل صحيح. ويتطلب النجاح في هذه العملية على نقل المعلومات بوضوح وبساطة، وتعتمد على قدرة المرسل على توقع مصادر الارتباك وتجاوزها، وهو الأمر الذي يعتمد على معرفة الطرف الآخر بشكل جيد.
* قنوات التواصل: تتنوع وسائل التواصل بين الشفهية كما في الإجتماعات والتكلم عبر الهاتف وعقد المؤتمرات عبر الفيديو أو الكتابية والتي تتضمن الرسائل الإلكترونية والمذكرات والتقارير. ويجب على المرسل أن يكون على إطلاع بنقاط القوة والضعف التي تتمتع بها كل وسيلة من الوسائل ليتمكن من تحديد الوسيلة الأنجع في إيصال رسالته.
* تفسير رموز الرسالة: يعتبر فك رموز الرسالة على نفس المستوى من الأهمية لعملية وضع الرموز الصحيحة في الرسالة، فالعديد من حالات سوء الفهم والارتباك تنتج عن عملية فك رموز الرسالة، لذلك يجب أن يتمتع الشخص بالقدرة على فهم رموز الرسالة بشكل صحيح.
* المتلقي: يتوجب على المرسل أن يأخذ بعين الاعتبار الخلفيات المتنوعة للأشخاص الذي يوجه الرسالة لهم، ولاشك أن المرسل يمتلك صورة معينة عن الأفعال وردود الأفعال التي يأمل أن يحصل عليها، لذلك يجب أن يكون محاوراً ناجحاً حتى يتمكن من تسليم رسالته بشكل مناسب.
* التغذية الراجعة: يتوجب على المرسل إيلاء الاهتمام اللازم لردود الأفعال سواءٌ اللفظية أو الكتابية على الرسالة التي قام بإرسالها، بسبب أهمية هذه الملاحظات في معرفة إذا ما كان المتلقي قد فهم الرسالة بشكل صحيح. وستوفر التغذية الراجعة الفرصة لإعادة إرسال الرسالة مرة ثانية بشكل أوضح في حال وجود حالة من الارتباك وسوء الفهم للرسالة.
* سياق الكلام: تؤثر البيئة المحيطة بالمرسل والمتلقي على نقل الأفكار بشكل واضح، لذلك يتوجب على المرسل أن يأخذ بعين الاعتبار ثقافة المتلقي وبيئته المحيطة أثناء إرسال الرسالة.
