تعد إدارة الوقت واحدة من أكبر التحديات التي يجب على أي محترف مواجهتها. حتى في مكان العمل التقليدي، من الصعب معرفة كيفية تنظيم جدولك الزمني لتكون مُنتِجًا قدر الإمكان. عند العمل عن بعد من المنزل، تصبح المشكلة أكبر.
في الفترة الأخيرة، ارتفع عدد الشركات التي تبنت استراتيجية العمل عن بعد جائحة كورونا. لا ننكر أن العمل عن بُعد يزيد من رضا الموظف وسعادته وحتى إنتاجيته في بعض الحالات، ولكن نحصل على أفضل مع التخطيط المناسب.
فوائد إدارة الوقت عند العمل عن بُعد
- توفير وقت المواصلات
قال 45٪ من الأشخاص إنهم يقضون أكثر من ساعة في تنقلاتهم كل يوم. ولكن عند العمل عن بعد من المنزل، يوفر الموظف كلاً من الملغ الشهري المخصص للمواصلات بالإضافة إلى الوقت.
- تحسين الالتزام بالمواعيد
سيطلب منك تسليم العمل والمهام في الوقت المحدد، مما يعني أنك يجب أن تتقن التسليم في المواعيد النهائية. كلما أكملت العمل في الوقت المحدد، قل الضغط والقلق.
- جودة عمل أفضل
يتضمن تنظيم وقتك بشكل فعال استخدام أكثر ساعاتك إنتاجية للتركيز على المهام الأكثر تحديًا. عندما تكتشف كيف ومتى تستخدم غالبية قدراتك العقلية، فإنك تستفيد من جودة العمل الأفضل.
- المزيد من الإنتاجية
تعني إدارة الوقت أنك تقضي وقتًا أقل في تنظيم ما يجب القيام به، والمزيد من الوقت في إنجاز العمل. مع وجود أهداف محددة، ستجد نفسك تتسارع نحو إنجاز أهدافك بمعدل أكبر.
- تقليل القلق والتوتر
قد يكون الشعور بأنك تكافح دائمًا من أجل إنجاز العمل مصدرًا للضغط والقلق بشكل كبير. هذا يعيق إنتاجيتك ويؤثر على صحتك العامة ونوعية حياتك. ولكن عند إدارة وقتك بشكل مناسب عند العمل عن بعد، فستنجح في الإنجاز بدون ضغط.
- المزيد من الفرص
يستطيع الشخص الذي يتمتع بمهارات إدارة الوقت بالمزيد من الفرص. ستكون أول شخص مطلع على المهام الجديدة لأنك انتهيت من القديمة، وقد تكتشف فرصًا جديدة للحصول على الترقيات.
الآثار المترتبة على سوء إدارة الوقت عند العمل عن بعد
مثلما تمنحك الإدارة الجيدة للوقت مجموعة من الفوائد الإيجابية، فإن عدم القدرة على التعامل مع وقتك بشكل صحيح عند العمل عن البعد ينتج عنه العديد من المشكلات. عندما لا يكون لديك استراتيجية لإرشادك خلال يومك، فإنك تبدأ في التعثر من مهمة إلى أخرى، ولا تستفيد أبدًا من تركيزك العقلي الكامل.
على الرغم من أن بيئة العمل عن بُعد مريحة، فإنها يمكن أن تؤدي أيضًا إلى الإجهاد والتسويف وضعف الإنتاجية إذا لم تمتلك خطة مناسبة. تتضمن بعض الآثار المترتبة عن سوء إدارة الوقت ما يلي:
- التسويف
النتيجة الأكثر وضوحًا لسوء إدارة الوقت هي التسويف عندما لا تكون متأكدًا مما يجب عليك فعله في أي وقت. عندما لا يكون لديك خطة واضحة أمامك، فمن السهل أن تبدأ بمهام سهلة وتأجيل المشاريع الأكثر تعقيدًا إلى وقت لاحق. يساعدك تطبيق مهارات إدارة الوقت الجيدة على العمل بذكاء ونظام.
- انخفاض الطاقة والتحفيز
عندما تشعر أن أمامك مهام لا يمكن التغلُّب عليها، فمن الصعب أن يكون لديك العزيمة لتبدأ في تنفيذها. تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال يمكن أن يجعل العمل عن بعد أقل صعوبة. هذا يزيد من شعورك بالتحفيز ويسمح لك بالاستفادة من طاقتك بشكل صحيح.
- انخفاض الكفاءة
يؤدي عدم معرفة كيفية إدارة وقتك بفعالية إلى قضاء وقت أطول في مهام معينة. قد يعني هذا أنك غالبًا ما ينتهي بك الأمر إلى العمل لفترة أطول مما ينبغي لمجرد إنهاء المشاريع المهمة. عندما تضغط على نفسك بشدة، يزداد الشعور بالإرهاق، مما يعني أنك أكثر عرضة للإصابة بالمرض.
- علاقات العمل المتوترة
عندما لا يتم إنجاز المهام في الوقت المحدد، يكون لذلك تأثير على العمل بأكمله -وليس على شخص واحد فقط. إذا كان زملاؤك لا يشعرون بأنك تعمل بالتزام، فسيبدؤون في الشعور بعدم الرضا عنك. قد يؤدي هذا إلى مشكلات وتوتر في العلاقات في عملك.
إذا لم تلتزم بالمواعيد النهائية أو قدمت عملاً ليس بالجودة المناسبة، يبدأ عملاؤك ورئيسك في عدم الثقة بك.
نصائح لإدارة الوقت عند العمل عن بعد في المنزل
كلما زاد الوقت الذي تقضيه في العمل من المنزل، ستكتشف المزيد عن استراتيجيات العمل وكيف يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية. هناك خطوات يمكنك اتخاذها للتأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح مثل:
- إيجاد روتين جديد
عند العمل في المكتب، فإنك تستيقظ وتستعد للذهاب إلى العمل ثم تبقى في المكتب حتى يحين وقت إنهاء الدوام، ثم تعود إلى المنزل.
ولكن عند العمل عن بعد في المنزل، تكون في العمل والمنزل في نفس الوقت. هذا يعني أنك بحاجة إلى إعادة التفكير في الطريقة التي تقتضي بها يوم العمل. قد لا يساعد البقاء في السرير لمدة ساعة أخرى لأنك لست مضطرًا لأخذ المواصلات الصباحية هو أفضل طريقة للتعامل مع جدولك اليومي. بدلاً من ذلك، قد يكون من المفيد ضبط المنبه في نفس وقت يوم العمل الطبيعي وبدء ترتيب يومك.
يمكنك متابعة روتينك الصباحي بهدوء، وتناول وجبة فطور صحية، بدلاً من مجرد تناول قطعة من الخبز المحمص، كما يمكنك ممارسة بعض التمارين في الصباح. عند بدء يومك "في العمل"، تأكد من أنك تعرف متى ستبدأ العمل، ومتى ستتوقف.
- خذ فترات راحة طويلة
من المهم أخذ فترات الراحة في روتين عملك حتى تتمكن من إنعاش عقلك وتجديد طاقتك. تذكر أنه عندما تكون في المكتب، غالبًا ما تأخذ وقتا للراحة أوتحتسي فنجانًا من القهوة أو تتحدث إلى زميل في العمل. لا يزال بإمكانك الاستمتاع بلحظات الاسترخاء في المنزل. إذا كنت تستخدم تطبيقًا في حاسوبك، فتعرف على كيفية إخبار زملائك أنك في فترة استراحة.
- التوازن بين العمل والحياة في المنزل
أحد أكبر تحديات العمل عن بعد من المنزل هو وجود الكثير من عوامل التشتيت من حولك. في المكتب، يحيطك العمل من جميع الجهات. حتى إذا كان أحد أعضاء الفريق يشتت انتباهك لفترة وجيزة، فغالبًا ما يكون للمحادثة علاقة بالعمل.
عندما تكون في المنزل، ستحيطك عائلتك وأصوات الحيوانات الأليفة وأجهزة التلفزيون. أفضل شيء يمكنك القيام به هو تقليل عوامل التشتيت قدر الإمكان. قم بإيقاف تشغيل الأجهزة الإلكترونية غير الضرورية التي قد تسرق انتباهك وقم بتنظيف وتنظيم مكتبك حتى تعرف مكان كل شيء بسهولة.
- تحفيز مستوى الطاقة
يكون بعض الموظفين أكثر إنتاجية عند وصولهم إلى المكتب. يستيقظون منتعشين ويشعرون بالاستعداد للتعامل مع اليوم، حتى حوالي الساعة 2 مساءً عندما يواجهون ركودًا في الإنتاجية.
ولكن عند العمل عن بعد من المنزل، ستتمتع بمزيد من الحرية في تنظيم مهامك بناءً على مستويات طاقتك. فكر في الوقت الذي من المرجح أن تشعر فيه بالدافع، وابدأ في تنفيذ مهام العمل. في الأوقات التي تشعر أنك ستكون أقل إنتاجية، خصص وقتًا للمهام الأكثر رتابة، مثل الرد على البريد الإلكتروني.
- وضع أهداف قابلة للتنفيذ
حدد الأهداف التي تريد أن تنتهي منها يوميًا في بداية كل يوم.
على سبيل المثال، قد تقرر أنك ستنهي عرضا تقديميا كاملا لعميل مبيعات جديد بنهاية يوم العمل. بمجرد تحديد هدفك، ركز على ذلك، ولا تدع أي شيء آخر يلفت انتباهك. قد يعني هذا أيضًا التخلص من الأشياء التي قد تسرق تركيزك، مثل الإشعارات من أعضاء فريقك أو المكالمات الهاتفية.
- اتفق على عقد الاجتماعات للمحادثات المهمة
أصبحت الاجتماعات عند العمل عن بعد من المنزل عبر الفيديو مع فريق العمل للحفاظ على التباعد الاجتماعي. ولكن في بيئة تتوفر فيها المراسلة الفورية لإجراء محادثات سريعة مع الفرق البعيدة، ليست هناك حاجة لبدء اجتماع لكل محادثة. هذا يعني أنه عندما تقرر الاجتماع مع فريقك في مؤتمر فيديو أو صوت، يجب أن تكون المحادثة ذات مغزى وأهمية كبيرة كي لا تهدر الوقت.
خطط لجدول أعمال الاجتماع مقدمًا، وتأكد من أن كل شخص يجب أن يحضر يفهم ما تحاول شرحه. في نهاية الاجتماع، تابع مع أعضاء الفريق الآخرين للتأكد من أن الجميع يعرف ما يجب عليهم فعله بعد ذلك. يمكنك حتى استخدام أدوات إدارة الوقت وإدارة المهام لتعيين مسؤوليات محددة للزملاء.
- اخلق بيئة منتجة
ربما يكون أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحقيق أقصى استفادة من بيئة العمل عن بعد من المنزل هو تنظيمها بشكل صحيح. من المفيد تخصيص مساحة محددة لعملك. إن تحويل أي غرفة احتياطية في المنزل إلى مكتب أثناء العمل عن بعد من المنزل سيساعدك على الانفصال عن الحياة "المنزلية" وعدم التعدي على بيئة عملك. إن وجود باب يمكنك إغلاقه عندما تكون في العمل لحجب أصوات الأسرة والمشتتات الأخرى يعد أمرًا ذا أهمية كبيرة.
قم بإنشاء مساحة عمل مخصصة تتضمن كل ما تحتاجه للبقاء منتِجًا وتركيزك متصلاً. خذ الوقت الكافي لاستكشاف الأدوات التي تحتاجها في التطبيق الذي تتواصل به مع أعضاء فريقك. اكتشف كيف تعمل مشاركة الملفات، وتأكد من أن لديك اتصال إنترنت جيد بما يكفي لإجراء مكالمة صوتية جيدة. يجب أن تشعر بالراحة بنسبة 100٪.
يمكنك أيضًا البحث عن طرق لتقليل عدد عوامل التشتيت التي تواجهك كل يوم عن طريق تقليل البريد الإلكتروني واستخدام الرسائل الفورية لمتابعة المحادثة بدلاً من الاجتماعات. في الوقت نفسه، تأكد من الحفاظ على مساحة مكتبك نظيفة ومنظمة لأن المساحة المزدحمة تتسبب في تشوش الذهن.
- حقق أقصى استفادة من مكان عملك الجديد
يمكن أن يكون العمل عن بعد من المنزل تجربة رائعة لكثير من الموظفين. إنها فرصة للتخلص من الإرهاق الناتج عن التنقل في الصباح وفرصة لإنجاز المهام بتركيز ولكن عند تنظيم يومك بالطريقة التي تناسبك.
ولكن قبل أن تتمكن من الاستفادة من المزايا الكاملة للعمل عن بعد من المنزل، تحتاج إلى معرفة كيفية إدارة وقتك ومساحتك بشكل فعال. سيساعدك استخدام النصائح أعلاه على التأكد من أن كل شيء في نصابه الصحي ولزيادة الكفاءة في مكتبك المنزلي الجديد.
المصدر:
