10 تطبيقات مثالية تساعدك على تنظيم الوقت وإدارته
لا شك أنّ تنظيم الوقت هو أحد التحديات التي تواجهنا باستمرار، وتمنعنا من تنفيذ ما نريده، ودائمًا ما تسبب لنا مشكلة، سواءً في أعمالنا الشخصية، أو حتى أثناء العمل مع الآخرين.
ومن أهم المميزات التي أحضرتها لنا التكنولوجيا، هي أنّها سمحت لنا بالتعرّف على بعض الموارد التي من شأنها المساعدة على أداء وظائفنا.
من بين هذه الموارد، التطبيقات الخاصة بتنظيم وإدارة الوقت، التي تساعدك على تتبع عملك جيدًا مع الوقت.
لذا، نرشّح لك في هذا التقرير 10 تطبيقات مفيدة، يمكنك الاختيار من بينها من أجل تنظيم الوقت وإدارته بالشكل المناسب.
قبل الحديث عن تطبيقات تنظيم الوقت: 3 نصائح مهمة
قبل التطرق إلى تطبيقات تنظيم الوقت، والحديث عن أنواعها المختلفة، هناك بعض النصائح المهمة، التي لا بد من الإشارة إليها، حتى تعرف كيفية تنظيم أمورك بالشكل المناسب.
إليك النصائح الثلاث الأكثر أهمية:
1- هذه التطبيقات ليست حلا سحريا: تنظيم الوقت مهارة شخصية في المقام الأول، يمكن تطويرها مع الوقت. لا يتعلق الأمر بالاستراتيجيات المتبعة، لكن بعقلية الشخص ذاته. لذا، لا تنظر إلى هذه التطبيقات على أنّها الحل السحري لجميع مشكلات تنظيم الوقت. في النهاية هذه التطبيقات هي أدوات لمساعدتك على تحسين الأمر.
2- لا تستخدم العديد من التطبيقات بلا داعٍ: لا يعتمد الأمر أبدًا على الكم، ولكن على الكيف. لذا، لا داعي لاستخدام أكثر من تطبيق، إلّا بوجود هدف محدد لذلك. مثلًا تطبيق لإدارة المهام، تطبيق آخر لتنظيمها. في النهاية المحصلة هي ليست عدد التطبيقات، لكن النتيجة المحققة. بالنسبة لي مثلًا، أستخدم حاليًا ثلاثة من التطبيقات العشرة التي سنذكرها في المقال، إذ الهدف هو الوصول إلى أعلى إنتاجية.
3- خطط لأهدافك دوريًا: حتى تنجح عملية تنظيم الوقت في تحقيق أهدافها، فأنت بحاجة إلى التخطيط لأهدافك دوريًا. مثلًا وضع أهداف شهرية، وتقسيمها إلى أهداف أسبوعية. في أثناء الشهر سيكون بإمكانك متابعة العمل، والتأكد من أن كل شيء يسير على يرام، وستكون الخطة هي موجّهك الأساسي، والأداة التي تعتمد عليها في تسجيل المهام على التطبيقات.
الجزء الأول: تطبيقات متابعة الوقت
سنقسّم التطبيقات إلى جزأين، وسنبدأ بالجزء الخاص بتطبيقات متابعة الوقت، التي يمكنك الاعتماد عليها في متابعة وقت أداء المهام، والتحكم في الوقت، حتى تستثمر وقتك بأفضل طريقة ممكنة.
نرشح لك التطبيقات التالية:
1- Rescue Time: إذا كانت لديك شكوك بشأن قدرتك على استخدام وقتك بالشكل المناسب، سيساعدك هذا التطبيق على تنظيم الوقت من خلال إرسال تقارير أسبوعية عن الأشياء التي تتسبب في إضاعة وقتك، اعتمادًا على ميزة التتبع التلقائي للوقت. يقدم التطبيق كذلك مجموعة من الأدوات التي تساعدك على منع تشتيت الانتباه. كما يحتوي التطبيق على جزء مخصص لإدارة وتنظيم الوقت بين أعضاء الفريق.
2- Remember The Milk: يساعدك هذا التطبيق على إدارة مهامك، ويذكرك بها. أيضًا يمكنك مشاركة المهام والقوائم مع الآخرين، بالتالي هي أداة مناسبة للفرق تمكنهم من إدارة وتنظيم الوقت بأفضل طريقة. إذا كنت تعمل مع العديد من الأجهزة، مثلًا جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وهاتفك المحمول، وغيرها، يتيح لك هذا التطبيق مزامنة جميع أجهزتك، ليجعل الأمور أكثر سهولة بالنسبة لك.
3- Focus Keeper: يعتمد هذا التطبيق على مبادئ تقنية البومودورو في إدارة وتنظيم الوقت، التي تساعدك على التغلب على المماطلة، وفي الوقت ذاته تقسيم مهامك. تعمل تقنية البومودورو من خلال العمل لفترة 25 دقيقة، ثم الراحة لمدة 5 دقائق، وبعد الانتهاء من 4 فترات عمل، يمكنك الحصول على راحة لمدة 15 إلى 30 دقيقة. بالتالي، من خلال هذه التقنية وبالاعتماد على هذا التطبيق، سيكون بإمكانك إزالة أي قلق ناتج عن ضغط الوقت.
4- Toggl: يمكنك هذا التطبيق من تتبع الوقت الذي استغرقته في تنفيذ المشاريع والمهام. وهذا الأمر مهم جدًا لنا، إذ تحديد الوقت الذي نقضيه في المهام، يمكنك من معرفة الطرق التي تساعدنا على إدارة وتنظيم الوقت بشكل أكثر فعالية. كما يحتوي التطبيق على مميزات رائعة لتوفير الوقت، ويمكن اعتباره بديلًا مميزًا عن الجداول الزمنية المستخدمة لتتبع الوقت في المشاريع المختلفة.
5- Forest: يعد هذا التطبيق ابتكارًا في إدارة الوقت وتنظيمه، إذ يساعدك في الحفاظ على تركيزك في أداء المهام، والبقاء على المسار الصحيح، من خلال جعل تركيزك موجّها إلى شيء آخر، وهو زراعة شجرة افتراضية، في الوقت الذي تحدده للتركيز على المهام. في حالة فقدت التركيز وخرجت من التطبيق، ستموت الشجرة. يمكنك في حالة شراء التطبيق، أن تستفيد من الشجر الذي تزرعه، من أجل زراعة شجرة حقيقية في الواقع.
الجزء الثاني: تطبيقات إدارة وتنظيم المهام
الجزء من الثاني من التطبيقات هو الخاص بمسألة إدارة وتنظيم المهام.
الفائدة من هذه التطبيقات هي أنّها تتيح لك تسجيل مهامك، ومعرفة المطلوب منك بالضبط، وبالتالي التأكد من استثمار وقتك في الشيء الصحيح.
نرشح لك التطبيقات التالية:
1- Evernote: يمكنك هذا التطبيق من الاحتفاظ بملاحظاتك في مكان واحد، إذ يساعدك على تسجيل أفكارك بطرق مختلفة، مثل: التسجيل الصوتي لها، التدوين المكتوب، الصور. يمكنك أيضًا تسجيل اجتماعاتك ومقابلاتك وأفكارك، وإنشاء قوائم وإضافة مرفقات ومشاركة الملفات مع الأصدقاء. يمكنك أيضًا مزامنة هذا التطبيق مع تطبيق Remember The Milk، من أجل تنظيم وقتك بالشكل الأمثل.
2- MindNode: تعد الخرائط الذهنية وسيلة قوية للتخطيط للمهام والربط بينها. لذا، يتيح لك هذا التطبيق إنشاء الخرائط الذهنية، وتنظيم أفكارك بالشكل الذي ترغب به. يتيح لك التطبيق أيضًا تخصيص بعض القوالب المرئية والعلامات لتتوافق مع رغباتك، مع إمكانية مشاركة الملفات مع الآخرين بطريقة سهلة وبسيطة.
3- Trello: يعد هذا التطبيق ضمن الأكثر شيوعًا لتنظيم الوقت في عالم إدارة المشروعات. يعمل من خلال إتاحة الفرصة لإنشاء القوائم والبطاقات بخصوص المهام التي تحتاج إلى العمل عليها. يمكنك تقسيم القوائم كما تريد، مثلًا: مهام للتنفيذ، قيد الإنجاز، تم الانتهاء من المهمة، مع وضع تاريخ للانتهاء من المهمة في كل بطاقة. بالتالي يمكنك متابعة جميع مهامك في مكانٍ واحد، والتأكد من أنّ كل شيء يسير وفقًا للخطة.
4- MyLifeOrganized (MLO): هو تطبيق يساعدك على تنظيم وقتك وإدارة جميع مهامك، من خلال تقسيمها إلى مجموعة من القوائم. يقوم التطبيق تلقائيًا بإنشاء قوائم المهام ذات الأولوية، وفقًا لاهتمامك والتواريخ الخاصة بتنفيذ هذه المهام، ليساعدك في توجيه تركيزك إليها، ومساعدتك في تتبع التقدم الخاص بك بشكل منهجي.
5- Google Drive: لا يمكن الحديث عن تطبيقات تنظيم المهام، دون التطرق إلى جوجل درايف، الذي يعد بمثابة الأداة الأقوى في التنظيم للعديد من الأفراد. يستخدم جوجل درايف في العمل على الملفات والاحتفاظ بها، مع إشراك فريق العمل بها كذلك، بالتالي يمكن للفريق العمل عليها بشكل جماعي. يمكن ربط جوجل درايف مع تريللو ومع العديد من الأدوات الأخرى.
ختامًا، كما ذكرنا في المقدمة، لن تعطيك هذه التطبيقات نتائج دون مجهود، فهي بالأساس مجرد أدوات تساعدك على تنظيم الوقت، وإذا أمكنك استخدامها بالشكل المناسب، ستكون قادرًا على استغلال وقتك بشكل مثالي. لذا، يمكنك البدء باختيار التطبيقات المناسبة لك، والاعتماد عليها باستمرار لتنظيم وإدارة وقتك.
