12 أداة هامة يحتاج إليها رائد الأعمال
في واحدة من الاقتباسات المهمة لروّاد الأعمال، يقول ستيف جوبز: "لا يمكنك فرض الإنتاجية. يجب عليك توفير الأدوات التي تسمح للأفراد بتقديم أفضل ما لديهم". في الواقع لا يقتصر الأمر على فريق عملك فقط، لكنّه كذلك ينطبق عليك على المستوى الشخصي، فاستخدام الأدوات المناسبة يساعدك على تحسين إنتاجيتك.
لذا، في هذا المقال نعرض لك 12 أداة هامة يحتاج إليها رائد الأعمال للنجاح.
الجزء الأول: أدوات لتنظيم العمل
إدارة العمل وتوزيع المهام تحتاج إلى مجهود متواصل للتحكم في كل التفاصيل بفاعلية. لذا، الجزء الأول من الأدوات يختص بأدوات يمكنك من خلالها تنظيم العمل، ومنها الحفاظ على كفاءة واستمرارية الإنتاج. يمكنك استخدامها في التواصل مع فريق العمل، ويمكنك استخدامها على المستوى الشخصي فقط.
1- Trello
أداة يمكن استخدامها لإدارة المشاريع المختلفة. يمكنك من خلالها إنشاء قوائم متنوعة حسب تفاصيل العمل الخاصة بك، وفي كل قائمة يمكنك وضع عدد من البطاقات. عند فتح أي بطاقة، سيكون بإمكانك وضع التعليقات وإضافة الملفات وكذلك إنشاء موعد محدد للعمل على هذه المهمة. كما يمكنك إضافة الأشخاص المعنيين بالعمل على هذه البطاقة.
يساعدك استخدام تريللو على توزيع المهام على الأفراد، ومتابعة كل التفاصيل في مكان واحد فقط، بحيث يعرف كل شخص المطلوب منه. يمكنك أيضًا الاستفادة من تريللو على المستوى الشخصي في عملك، لأنّه يمكنك تنظيم مهامك بهذه الطريقة.
على المستوى الشخصي، ظللت أبحث لفترة طويلة عن أداة يمكنني استخدامها في تنظيم أعمالي اليومية، لكن دائمًا ما واجهتني مشكلة اختيار أداة تحقق لي أفضل نتيجة، وفي الوقت ذاته تكون مجانية. عندما قررت استخدام تريللو، نجحت في تقسيم المهام المطلوبة مني بشكل مناسب.
2- Slack
مع تطور أنظمة العمل، أصبح هناك العديد من الأفراد الذين يعملون عن بعد، وبالتالي هناك الحاجة دائمًا لإدارة العمل وإنشاء بيئة عمل افتراضية، يمكن للجميع التواصل فيها فيما بينهم. يمكن تحقيق هذا الأمر من خلال استخدام أداة سلاك.
تتيح لك أداة سلاك إنشاء نظام للتواصل مع فريق العمل، إذ يمكنك تقسيمها من الداخل كما تريد. يمكنك عمل قنوات خاصة بالأقسام داخل الفريق، مثلًا قناة لقسم المبيعات، وقناة لقسم المشتريات، وهكذا طبقًا لجميع الأقسام الخاصة بفريقك. بجانب إمكانية إنشاء رسائل شخصية للتواصل بين الأفراد، ويكون التواصل شخصيا بينهم بالطبع لا يراه أحد.
كذلك يمكنك عمل قنوات أخرى طبقًا لرؤيتك الشخصية، مثلًا قناة للتواصل بين فريق العمل كاملًا، ويمكنك من خلالها إبلاغ أي تحديثات للفريق. بدلًا من كتابة رسالة على البريد الإلكتروني، وإضافة جميع الأفراد، مع احتمالية نسيان أحد الأعضاء في وقت الضغط. يمكنك فقط كتابة الرسالة، واختيار عمل ذكر لكلمة "Channel" لتتيح وصول رسالتك لجميع الأعضاء المتواجدين في المجموعة.
في الحقيقة استخدام ملفات جوجل وجداول البيانات، تعتبر من الأدوات الرئيسة في تنظيم العمل. تساعدك على إنشاء ملفات يعمل عليها أكثر من شخص في الوقت ذاته، يناسب هذا العمل الذي يستخدم المحتوى بصورة دائمة. حيث يتاح إضافة تعليقات على الملفات، ليراها الأشخاص ويجرون التعديلات المطلوبة، ويمكن لهم النقاش على المطلوب.
كذلك تتيح جداول البيانات إجراء قواعد بيانات للتفاصيل الخاصة بالعمل، مثل الحسابات والأمور المالية. ليكون الجميع على اطلاع دائم عليها. من المميزات في الخدمات المقدمة من جوجل، هي إمكانية ربطها مع بقية الأدوات الأخرى، مثل تريللو وسلاك. مثلًا تنظّم العمل من خلال تريللو، وتستلم المهام من خلال ملفات جوجل، ويرفع الأفراد هذه الملفات إلى تريللو مباشرةً.
الجزء الثاني: أدوات مفيدة لعقلك
تنفيذ مشروعك ليس أمرًا سهلًا، بل يستغرق منك وقتًا طويلًا، وتمر دائمًا بالعديد من الحالات أثناء التنفيذ، ما بين لحظات السعادة والحزن، ولحظات الإرهاق والتعب، أنت بحاجة إلى أدوات تساعدك في الحفاظ على نشاطك الجسدي والعقلي بصورة مستمرة.
4- Momentum
تطبيق يمكنك إضافته للصفحة الرئيسية، ومصمم ليساعدك على الحفاظ على التركيز طوال وقت العمل، ويلهمك من أجل تنفيذ المهام بأفضل شكل. عندما تفتح متصفحك ستجد التطبيق يرحّب بك باسمك، مع صورة واقتباس لإلهامك.
كذلك سيسألك عن الشيء الذي ترغب في التركيز عليه اليوم، وسيظل يظهر لك دائمًا في كل مرة تفتح فيها المتصفح أو علامة تبويب جديدة. سيساعدك هذا في تذكّر التزاماتك ومحاولة تنفيذها، بدلًا من إضاعة الوقت على فيسبوك وما شابه.
5- 7-Minute Workout
تطبيق يساعدك في الحفاظ على لياقتك وتركيزك خلال اليوم، لا سيّما عندما يكون عملك من المنزل أغلب الوقت، بالتالي تجلس أمام شاشة الكمبيوتر لفترات طويلة، مما يؤثر على عقلك وجسدك سلبًا. من المميزات في التطبيق هو استخدامه للتدريبات القصيرة.
يتكون كل تمرين داخل التطبيق من 12 تمرينًا، مدة كل واحدة 30 ثانية، مع فواصل مدتها 10 ثوان، وبالتالي يمكنك ممارسة الرياضة في مدة لا تتخطى 7 دقائق يوميًا، لكن المنفعة التي ستتلقاها ستساعدك كثيرًا على تنفيذ عملك.
6- Quora
موقع كورا يمثّل مجتمعًا كبيرًا من الأفراد الذين يبحثون عن المعرفة حول العالم. ستجد على الموقع أسئلة وإجابات في مختلف المواضيع، ويمكنك اختيار المواضيع التي تهمك لتصلك الإجابات الخاصة بها. يمكنك أنت أيضًا الاشتراك والإجابة على الأسئلة.
تعد الميزة الرئيسة من هذا الموقع هو أنّه يمكنك من قراءة إجابات متميزة، تفتح لك أبوابًا جديدة في التفكير، وتلهمك بأفكار يمكنك الاستفادة منها في عملك. متابعة الموقع وقراءة بعض الإجابات يوميًا تعد تمرينًا قويًا لعقلك بعيدًا عن أجواء العمل المعتادة.
الجزء الثالث: أدوات لبريدك الإلكتروني
استخدام البريد الإلكتروني هو جزء رئيس من حياة رائد الأعمال بالطبع. إذ يستخدمه في التواصل مع فريق العمل، ومع عملائه، ومع المستثمرين. باختصار لا غنى عن البريد الإلكتروني كقناة تواصل رسمية لجميع روّاد الأعمال، ووجود أدوات تسهّل استخدامه يعد احتياجًا دائمًا لروّاد الأعمال.
7- Boomerang
صندوق الوارد يمتلئ بعدد كبير جدًا من الرسائل يوميًا، بعضها من النشرات البريدية التي تشترك بها وترسل لك موضوعات مهمة باستمرار، وبعضها كما ذكرنا من العملاء وفريق العمل. بالتالي قد يتحوّل الأمر إلى متاهة تضيع فيها الرسائل المهمة.
يمكنك من خلال هذه الأداة إزالة الرسائل بصورة مؤقتة من صندوق الوارد، وسيذكّرك بها لاحقًا. سيساعدك هذا في التركيز على المهام التي تقوم بها، والحفاظ على انتباهك نحو المهام الأساسية بالنسبة لك الآن. فخلال وقت العمل الرسمي، ستركّز فقط على رسائل فريق العمل والعملاء.
يمكنك أيضًا استخدام التطبيق في كتابة رسالة عبر بريدك الإلكتروني، وتُرسل لاحقًا في الموعد الذي تحدده للتطبيق، ليتولى هو تنفيذ الأمر. كما سيساعدك في متابعة بعض التفاصيل، مثل تذكيرك عندما لا تتلقى ردًا على رسالتك من بعض الأشخاص. وبالتالي فهو يمنحك تحكما كاملا في بريدك الإلكتروني.
8- MailChimp
استخدام النشرات البريدية، كجزء من استراتيجية التسويق الخاصة بك، يمكنه مساعدتك في تحقيق العديد من الفوائد، مثل جذب مستخدمين جدد، وكذلك زيادة ولاء المستخدمين الحاليين لك. لذا، يمكنك استخدام هذه الأداة في تنفيذ الحملات التسويقية عبر البريد الإلكتروني.
تساعدك الأداة في تقسيم الجمهور الخاص بك إلى تصنيفات طبقًا لطبيعة عملك، لتمكنك من إرسال الرسائل إلى جميع الأفراد المشتركين في الاهتمامات ذاتها، بالتالي تعطيك تواصلًا أفضل مع العملاء. كما يمكنك من خلالها معرفة عدد المرات التي قام المستخدمون بفتح البريد الإلكتروني بالفعل وضغطوا على الروابط الموجودة، بالتالي يمكنك تقييم فاعليتها ودراسة طرق تحسينها.
9- Sidekick
يساعدك استخدام هذه الأداة على معرفة إن كان الشخص قد فتح البريد الإلكتروني الذي أرسلته له أو لا. كذلك يعرّفك بالتوقيت الزمني لفعل ذلك، وعدد المرات، ومن أين حدث ذلك. يمكنك أيضًا الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة بالمستلم عندما تكتب له رسالة على البريد، مثل سجل الرسائل السابقة بينكما والملفات التي تبادلتموها وغيرها.
يساعدك هذا في تتبع جميع رسائلك، مثلًا كلّفت شخص معين بتنفيذ مهمة، وأخبرك أنّه لم يتمكن من تنفيذ المهمة لوجود ظروف معينة. ستخبرك هذه الأداة هل فعلًا قام بقراءة رسالتك أو لا، ومن خلال معرفة توقيت حدوث ذلك، قد تكتشف أنّه قرأ رسالتك متأخرًا وأنّه لا يخبرك الحقيقة.
كذلك ستساعدك هذه الأداة عندما تستخدمها ضمن التسويق على البريد الإلكتروني، فتساعدك على معرفة هل استجاب جمهورك لرسائلك أو لا، ومن ثم يمكنك العمل على تغيير الاستراتيجية الخاصة بك وتطويرها للأفضل.
الجزء الرابع: أدوات للعروض التقديمية
يعتمد جزء رئيس من عمل رائد الأعمال على محاولة جذب الأفراد؛ مستثمرين أو عملاء. بالتالي من أجل تحقيق هذا الأمر، فلا غنى أبدًا عن العروض التقديمية الجذّابة، التي تستخدم من أجل إقناع الأطراف الأخرى، وتمكنك من إبراز القيمة التي تقدمها في شكل مترابط ومتسلسل. ولأنّ العرض أحيانًا يُرسل ولا تجد فرصة للحديث بنفسك، فإنّك تستخدم بعض الأدوات التي تساعدك في فعل ذلك.
10- Google Presentations
الأداة الرئيسة التي يستخدمها الجميع في عمل العروض التقديمية، وتعتبر الأكثر شيوعًا في الاستخدام. يمكنك من خلالها إنشاء عروض لا تقاوم، فقط يحتاج الأمر إلى التدريب المستمر عليها، حتى يمكنك معرفة جميع الخصائص الموجودة بها، وكيفية استثمارها بأفضل شكل ممكن.
11- Prezi
تستخدم هذه الأداة كذلك في إنشاء عروض تقديمية ديناميكية، تشعرك وكأنّك داخل فيلم أو رحلة، وتعد أداة قوية جدًا على المستوى البصري، لأنّها تجذب الجميع من خلال مكوناتها. بالطبع هي لا تناسب جميع أنواع العروض بعكس عروض جوجل التي يمكنك استخدامها في أي عرض.
يبرز الاستخدام الأمثل لهذه الأداة في العروض التي ترغب في بدايتها بإعطاء الصورة الكاملة في بداية الأمر، ثم بعد ذلك التعمّق في التفاصيل، وتجعل الجميع أكثر انتباهًا لمحتواك المعروض أثناء التنقل من نقطة لأخرى في العرض.
12- Canva
يمكنك باستخدام أداة كانفا للعب دور المصمم. إذ تساعدك في تصميم أي شيء تريده، عروض تقديمية أو تصميمات لمواقع التواصل الاجتماعي أو للكارت الشخصي. باختصار تساعدك على تقديم تصميمات جذّابة من خلال النماذج المختلفة التي يعرضها الموقع.
يساعدك هذا الأمر عند رغبتك في الحصول على تصميمات جيدة، لكنّك في الوقت ذاته لا تملك الميزانية أو الوقت الكافيين للاستعانة بشخص ينفّذ لك هذا الأمر، بالتالي يمكنك تنفيذه بنفسك، والجودة التي ستحصل عليها ستكون مقبولة.
رحلة رائد الأعمال هي رحلة مليئة بالتفاصيل والتحديات، لذا تحتاج دائمًا إلى امتلاك الأدوات المناسبة التي تمكنك من إدارة عملك بفاعلية، ومتابعة كل الخطوات عن قرب، وهو ما سيقودك في النهاية إلى تحقيق النجاح.
المصادر:
