وداعاً لمماطلة العملاء..ما الطريقة المثالية لتحصيل ديون شركتك المتأخرة؟
تواجه الشركات، كما الأفراد، صعوبة تحصيل الأموال من الديون من عملائها المتعثرين مالياً، أو ممن يماطلون في الدفع لغاية أو لأخرى، أو يؤخرون الدفعات لسبب أو لآخر؛ وفيما يأتي بعض الطرائق لزيادة فرص نجاحك في تحصيل الديون على أشكالها.
كنْ مستعداً
قبل إجراء الاتصال الأولي مع العميل المتأخر، تأكد أنك تعرف كل ما تستطيعه بشأن العميل. انسخ جميع الفواتير والعقود، وأي معلومات أخرى تساعدك على التحدث بشكل مهني إلى العميل.
وثّق كلّ شيء
أثناء التحدث إلى العميل، بشأن الديون المستحقة، خذ ملاحظات دقيقة عن كل ما ناقشته، بما في ذلك تعليقات العميل. بمرور الوقت، استمر في إضافة أي تفاصيل إلى ملفك، لإبقائها محدّثة بقدر الإمكان.
لا تفترض الأسوأ
عند إجراء مكالمة تحصيل الديون، تذكر أنه قد تكون هناك أعمال مستقبلية محتملة مع العميل. كن حذراً من لهجتك وكلماتك في هذه المرحلة. انتظر واستمع إلى ما يقوله العميل، وتأكد من توثيق التفاعل بدقة.
كن لطيفاً وتحدث باحتراف
يمكن لنغمة صوتك، أن تؤثر في مدى نجاح المحادثة. إذا بدأت المحادثة بنبرة ودية غير تصادمية، فقد يستجيب العميل بشكل أكثر إيجابية. بمجرد تأكيد أنك تتحدث إلى الشخص الصحيح عن الفاتورة غير المدفوعة، اسأل ما إذا كان بإمكانك فعل أي شيء للمساعدة. اسأل ما إذا كانوا بحاجة إلى أي معلومات إضافية، عملك في نهاية المطاف هو جمع الديون بالكامل في أقرب وقت ممكن.
تجنب التلاعب و المماطلة
حاول معرفة ما إذا كان عذر المدين لعدم الدفع مشروعاً؛ فعلى سبيل المثال، إذا حمّل الشخص عدم الدفع على شخص آخر، فتأكد من صحة ذلك عن طريق الاتصال به.
أعط بعض الخيارات
إذا كان العميل يواجه مشكلة في سداد الديون، فقد يكون من الممكن أن يسدّد الدفعات بالتقسيط، فالهدف هو جعل العميل يدفع كامل الديون بأسرع وقت ممكن. استمع بعناية واعرض بعض الخيارات.
لخّص الشروط
بمجرد الموافقة على خطة السداد، لخص خطة للمدين لفظياً. يجب أن يتضمن هذا الملخص تفاصيل عن الموعد الذي سيرسل فيه المدين كل دفعة، وأي شكل من أشكال الدفع سيستخدمه. وثّق كتابياً عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس. اطلب من المدين الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني إليك بمجرد إرسال دفعة.
حافظ على التواصل
حتى إذا كان المدين لا يمكنه الدفع في الحال، فمن المهم دائماً الاستمرار في التواصل. فقد يكون قادراً على الدفع في المستقبل، وبالتحدث إلى المدين والاستماع حقاً إلى ما يقوله، قد تتمكن من مساعدته على إيجاد طريقة للبدء في الدفع في وقت أقرب.
فمع مرور الوقت، كلّما قدم الدين، كان من الصعب جمعه، لكن في بعض الأحيان تتغير الظروف، وقد يصبح من الممكن الدفع ممكناً.
