ألم توقف جنون الاجتماعات بعد؟ لقد حان وقت الصمت
في اجتماعات العمل.. كلامك بالتأكيد ليس من ذهب
الكل يقدر قليل من الصمت..من الناحية النظرية. الشعراء والفلاسفة تغزلوا بالصمت وعمقه لقرون فهو بشكل أو بآخر يجسد غموض الحياة نفسها. ولكننا، وبما أننا لا نملك نزعة شعرية أو فلسفية، فإن الصمت غريب ويثير التوتر خصوصاً حين يفرض نفسه في بيئة العمل. ولهذا فإن الجميع خلال إجتماعات العمل يتحدثون.. ولدرجة مؤلمة. فلا أحد يمكنه تخيل غرفة إجتماعات من دون الضجيج الذي يترافق مع إدلاء كل شخص بدلوه والحديث عن أفكاره والإستعراض والعرض والإعتراض.
إليكم هذه الصورة: زميلة تجلس في كرسيها في المكان المخصص لها على طاولة الإجتماعات، تلتفت يميناً ويساراً، ثم مباشرة أمامها، تهز برأسها وتحاول أن تبدو وكأنها تستمع للجميع. حسناً، هذه الزميلة هي أنا في الإجتماع الاخير حيث كنت أحاول كل ما بوسعي كي لا أظهر بشكل سيء رغم أنني توقفت عن الإستماع بعد ١٠ دقائق من بدء الإجتماع.
في الطرف المقابل من طاولة الإجتماع تجلس أنت، زميلي في العمل، تضع يدك على خدك وتبدو بالفعل وكأنك تستمع وتتابع وحتى تفهم وتحلل ولكنني أدرك تماماً بأنك لا تقوم بذلك.. لماذا؟ لأنك أخبرتني الأسبوع الفائت بأن الوضعية تلك التي تشبه وضعية المفكرين تجعلك تبدو وكأنك منخرط تماماً فيما يحدث.
إن كان هذا هو الوضع في شركتك، سواء كنت تعمل هناك أو تشغل منصب مدير أو حتى منصب الرئيس التنفيذي فأنت تقوم بكل ما هو خاطئ ولعلك لم تسمع النداء الذي أطلق منذ سنوات من قبل عدد كبير من الخبراء والمتخصصين في مجالهم وهو يطلبون من الجميع «وقف جنون الإجتماعات».
متى أصبحت الإجتماعات جنونية؟
غالبية الدراسات التي أجريت أكدت بأن الإجتماعات بصيغتها التقليدية مضيعة للوقت والجهد والمال وهي شكل من أشكال الديكتاتورية لأن الهيمنة تكون لمن يتمكن من فرض سيطرته. الإجتماعات هي صراع شرس يتم خلاله إبراز من يملك مستويات اعلى من هرمونات الذكورة، لان الـ «ألفا» هو الذي سيهيمن وهو الذي سيتحدث وهو الذي سيسير الإجتماع بالإتجاه الذي يريده.
ولكن هناك صورة هي النقيض تحدث الآن في شركات أخرى حيث الصمت هو سيد الموقف. إليكم الصورة في غرفة من غرف إجتماعات شركة أمازون.
مع جيف بيزوس .. الصمت تام
يخبرنا جيف بيزوس الرئيس التنفيذي لشركة أمازون بأنه يحب الصمت، خصوصاً في الإجتماعات. يجتمع بيزوس بكبار المديرين التنفيذيين في فريقه، يجلس كل واحد منهم وهو يقرأ مذكرة مؤلفة من عدة صفحات ثم يكتب الملاحظات على الهوامش. الصمت تام لثلاثين دقيقة ثم يبدأ الحديث.
هذه النوعية من الإجتماعات يصطلح على تسميتها «الإجتماعات الصامتة». والصمت الذي يستمر لـ ٣٠ دقيقة ليس إضاعة للوقت كما قد يخيل للبعض بل توفير للكثير منه.
نظرية بيزوس هي كالتالي: من دون الوقت الممنوح لقراءة المذكرة فإن أي مدير يطلب من الاخرين خداعه. الامر يشبه التلميذ الذي لم يقم بفرضه ويحاول التحايل على الأستاذ.
إذاً، الوقت الممنوح للقراءة هو كي يقوم كل مدير بتحضير نفسه وعندما يبدأ الحديث بعد نصف ساعة فإن كل ما سيقال سيتمحور حول الأساسيات فقط فلا الإستعراض المسرحي ولا الضجيج الذي يترافق مع الإجتماعات التقليدية موجود في الإجتماعات الصامتة.
بطبيعة الحال أمازون هي مجرد مثال وليست الوحيدة التي تعتمد الإجتماعات الصامتة. ولو أردنا إستعراض تجارب الشركات التي تعتمد الإجتماعات الصامتة فإن الصورة ستتشابه، صمت لثلاثين دقيقة، تركيز كلي على الملفات أو المذكرة أو الملخص، ملاحظات تكتب بالطريقة التقليدية بالورقة والقلم أو على الجهاز اللوحي أو على الكمبيوتر.
ولكن بالتأكيد هذه الصورة غير كافية لإقناعك بالتخلي عن طرقك التقليدية لذلك سنقوم بإقناعك بالأمثلة والأدلة.
في هذه الشركة اليابانية فقط.. النوم مقابل المال لتحفيز موظفيها على العمل
قوة الصمت في الإجتماعات
الصمت يعزز الديموقراطية: عندما نفكر بالإجتماعات نادراً ما نقاربها من زواية كونها ديموقراطية أو ديكتاتورية، ولكن النقطة هذه حاضرة وموجودة في كل إجتماعات العمل. عدد كبير من الدراسات أظهرت بأن الأقليات، النساء، والعاملين عن بعد والشخصيات الإنطوائية تجد صعوبة في إيصال صوتها خلال الإجتماعات.
الصمت هنا هو صوت الذين لا صوت لهم، لان الاجتماعات التقليدية هي ساحة معركة تهيمن عليها الشخصيات المنفتحة، أو تلك التي تحاول إظهار قوتها بقصد أو بغير قصد. عندما يصمت الجميع ويركزون على النقاط الاساسية ويكتبون ملاحظاتهم حينها الكل سيتحدث لان النقاش لاحقاً سينحصر بنقاط محددة مختصرة ومباشرة. كل شخص سيعبر عن أفكاره ورأيه وسيتم سماع صوت الفئة التي لم يسمع صوتها منذ مدة طويلة.
القضاء على التكرار : آخر إجتماع حضرته، كان على الارجح تكرار للفكرة نفسها مرة تلو الاخرى من قبل مجموعة مختلفة من الأشخاص. ولكن عندما يتم مناقشة الملاحظات التي كتبت فحينها لن يتم تكرار الفكرة نفسها. مثلاً شركة سكوير تعتمد الإجتماعات الصامتة ولكنها خلافاً لشركة أمازون تقوم بكتابة الملاحظات على صفحة مشتركة خاصة بالشركة، وعليه الملاحظات المتكررة يتم ملاحظتها بسهولة تامة.
سجل دقيق: ستخرج من الإجتماعات بسجل دقيق حول ما قيل وما تمت مناقشته، والاهم من كل هذا معرفة الأفكار ومصدرها الحقيقي.
التضمين، الشفافية والسرعة: بإختصار هذا ما توفره الإجتماعات الصامتة، كل شخص سيحصل على الفرصة للحديث، وعليه الكل هو ضمن الإجتماع فعلياً. الشفافية حاضرة وموجودة لأن المسار واضح امامك وأمام الجميع، فأنت تعرف من وضع الفكرة هذه ومن اعترض على النقطة تلك. السرعة ترتبط بالقضاء على التكرار والحديث فقط عن الأمور الأساسية كما انك تضع حداً للإستعراض المسرحي القائم على فرض الهيمنة والقوة.
هذه الدولة هي الأكثر استخداماً للتقنيات الحديثة في المُعاملات المالية
