الحاجة لتوظيف المزيد من الأشخاص مرتبطة دائما بزيادة الإنتاج والمهام، لكن الأمر ليس بهذه السهولة، حيث إن طلب المدير زيادة الميزانية لجلب عنصر جديد غالبا ما يقابل بالرفض، وهنا ليس أمامه سوى الاعتماد على فريق العمل الحالي، مع تكليفه بمهام إضافية، فكيف تفعل ذلك إن كنت مسؤولا عن فريق غارق حتى أذنيه في العمل؟!  

بعد التحول الرقمي.. ما الذي تبدل في دور المدير المالي؟

معرفة ما الذي يحتاجون إليه بالضبط

في هذه المرحلة دور المدير معرفة ما الذي يحتاج إليه الفريق بالضبط، فهل يحتاج الفريق إلى موارد إضافية أو يحتاج لتوجيهات كي يعمل بشكل أكثر فعالية؟ 

للإجابة عن هذه الأسئلة على المدير أن يفهم كيف يمضي فريقه الذي تحمل أكثر من طاقته. وأسهل طريقة لمعرفة ذلك هي الطلب منهم تفسير هذه النقاط الثلاثة: 
- النشاطات الأساسية التي يقوم بها كل شخص والتي هي من أساسيات عمله. 
- معدل الوقت الذي يمضيه أسبوعياً كل شخص في هذه النشاطات. 
- النشاطات التي يقوم بها والتي لا علاقة لها بنوعية وظيفته والمهام التي من المفترض أنها مرتبطة بها. 

99 مليارا خسرها مليارديرات العالم في يوم واحد.. نصيب "جيف بيزوس" منها 9 مليارات

استبعاد بعض المهام 

في حال كان الفريق يملك ما يشغله ولا يملك الوقت لتسلم مهام جديدة، فإن السؤال الذي عليك طرحه هنا ما إن كانت المهام التي تستهلك وقت فريق العمل لا تزال هامة جداً للشركة أم لا؟  فمثلاً عند انطلاق الشركة كانت الأولويات للمشاريع الداخلية، ولكن بعد النمو فإن الأولوية أصبحت التعامل مع الزبائن، وهنا لا بد من إعادة النظر في ترتيب  الأولويات.

التخفيف من الحمل 

هنا عليك أن تسأل كيف يقوم فريقك بالمهام بشكل مختلف من أجل تقليصها؟ فالإدارات عليها أن تفكر في التخلص من المهام ذات القيمة المنخفضة أي تلك الروتينة أو المتكررة، وبالتالي الخروج بمقاربات تقلص هذا الاستهلاك الكبير من الوقت.

تحسين الإنتاجية 

ما الذي يمكن للمدير وفريق العمل القيام به من أجل إنجاز المهام بشكل أسئرع؟ رغم أن تحسين مسار إنجاز الأعمال سيجعل الإنتاجية بشكل تلقائي تتحسن ولكن الزيادة الفعلية بالإنتاجية تتم من خلال جعل المهام تتم بشكل أتوماتيكي.

مثلاَ لو افترضنا أنك تملك فريقاً مسؤولا عن تعريف الزبائن بالمنتج الجديد، والوقت الذي يستهلكونه هو ٥ أسابيع وذلك لأن الزبون في كل مرة تواجهه مشكلة يقوم بالاتصال أو بإرسال بريد ويطلب لقاء أو إرسال شخص ما يساعده. غالبية المشاكل المتعلقة بالزبائن هي نفسها، والأسئلة غالباً ما تتكرر وبالتالي الآلات يمكنها تولي هذه المهمة أو يمكن استغلال البرامج والآلات من أجل تنظيم  جزئية هامة كهذه، وبالتالي عدم إغراق الموظف في مجال يستهلك وقته ويمنعه من القيام بأي عمل آخر. 

أحياناً الخلل قد يكون بشخص أو بقسم 

ضمن فريق العمل قد يكون هناك شخص ما أو شخصان أو حتى قسم لا يقوم بالمهام التي عليه القيام بها أو يقوم بها بشكل جزئي أو حتى بطريقة سيئة. وهذا الأمر يجعل فرقا أخرى لا علاقة لها بهذه الجزئية من العمل تقوم بسد الثغرات أو تجد نفسها عالقة في مكان ما لأن أحدهم لم يقم بعمله، وبالتالي الوقت الضائع سيكون كبيراً. 

غالبية الأشخاص يظنون أنهم يقدمون أقصى ما لديهم، ولكن دور المدير هنا هو خلق المزيد من الوقت من خلال القيام بما عليه القيام به، المدير عليه أن يكون جزءاً من يوميات الموظفين كي يعرف ما الذي يستهلك الوقت وما الذي لا يستهلكه.

المصدر: ١- ٢