التواصل في المجال المهني نصائح هامة

التواصل عملية في غاية الاهمية خاصة أننا  نعيش الآن في عالم غير متصل حيث أن العديد من الشركات والأفراد يديرون أعمالهم حول العالم من خلال عدة قنوات دون أن يلتقوا وجهاً لوجه ، وهذه بعض النصائح ول التواصل وخلق روح الوحدة في مكان عملك من Engage Works الخاصة بكيفية التواصل ، فمع وجود أكثر من نصف الشركات العالمية العملاقة في دبي يمكن بكل سهولة أن تتأثر مساحة العمل سلباً بسبب سوء الاتصال والانقطاع عن بقية المكاتب المتواجدة في جميع أنحاء العالم. ولكن يمكن تفادي هذا عن طريق استخدام أحدث التقنيات التكنولوجية والتي يمكنها تحويل مساحة العمل إلى بيئة متصلة حتى في وقت الأزمات. كما أنها ستمكنك من التواصل والتنسيق الدقيق مع جميع المواقع المختلفة 'بغض النظر عن موقع المكتب الرئيسي' من خلال برامج متطورة تساعد على زيادة الإنتاجية في العمل.  الشيء الوحيد الواجب مراعاته هو فروق التوقيت!

حقائق ونصائح :

إن بيئات العمل التي تعتمد على التكنولوجيا والتواصل ذات خاصية الديجيتال تساعد الشركات ذات الفروع المتعددة أو التي يوجد بها موظفون يعملون من منازلهم من خلال الإجابة على هذا السؤال 'كيف أستطيع أن أحظى بنفس تجربة المشاركة وكأني موجود على الرغم من عدم وجودي هناك فعليا؟' إن أحدث التقنيات التكنولوجية في السوق قد تكون الحل للحفاظ على بيئات العمل الجماعية الفعالة والتي تعتمد على أربعة أشياء أساسية: التواصل، الإبداع، حفظ المعلومات وتداولها. إن شاشات Engage Works التفاعلية وجدران الفيديو الخاصة بها تمكن الأشخاص من التفاعل بنفس المحتوى في نفس الوقت من أماكن مختلفة تماماً. يمكن تحقيق هذا من خلال توزيع محتوى الفيديو ومنح إمكانية استخدام الملفات الإلكترونية المشتركة في الوقت نفسه. تقدم تلك الشاشات أيضا إمكانية إضافة وكتابة الملاحظات فوق المحتوى الموجود عن طريق الحبر ذو خاصية الديجيتال حتى تستطيع جميع الأفراد المشارَكة والعمل في انسجام تام وكأنهم في نفس الغرفة كما يمكنهم حفظ كافة المعلومات وأفكارهم التي شاركوا بها والوصول لها بسهولة فيما بعد.

لعبت التكنولوجيا دوراً هائلاً في تطور مكان العمل ونقله من أيام حفظ المواعيد وكتابة الملاحظات في أجندة خاصة بذلك وإرسال الرسائل بالبريد إلى ما نحن فيه الآن حيث أن البريد الإليكتروني ينقل الرسائل في الوقت ذاته إلى أي مكان في العالم كما أنه يمكنك حجز مواعيد في أجندة العمل الإليكترونية وإرسالها لجميع القوة العاملة إذا لزم الأمر. يصعب ألا نتساءل كيف سيكون مكان العمل في المستقبل مع كل هذا التطور. هناك احتمالات على تغير السلوك اتجاه العمل مع تزايد عدد الأفراد الذين يعملون وفقا لجدول مواعيدهم الخاص ومن أي مكان. إن المزيج من الواقع والواقع الافتراضي سيكون مفيد لتحسين ظروف العمل عن بعد.

ربما تكون عملية حفظ المعلومات هي الأكثر هدراً للوقت. كما أن المحادثات وجهاً لوجه التي لا تنتهي تؤدي إلى ضياع وفقدان الكثير من المعلومات غير المحفوظة. قدر كبير من المعلومات الهامة يضيع خلال تلك المحادثات ويصعب تذكرها عند محاولة نقلها. إن مكان العمل مثل مجال السياسة، الكثير من المعلومات الهامة يمكن أن تضيع فيه وراء الضجيج وعدم النظام.

بإمكان الشركات أن تصبح قادرة على حفظ المعلومات بكل سلاسة مع عدم فقدانها عن طريق تبني الحلول التكنولوجيا لإدارة المحتوى والمعلومات وحفظها مع ضمان عدم ضياعها. يمكن تمييز المعلومات المختلفة برموز حتى يتم استردادها عند الحاجة

بكل سهولة. إن مناقشة المشكلات في مجموعة يساعد على إيجاد حلول أسرع بالتعاون معاً مع إمكانية حفظ هذه المناقشة عند حدوثها حتى لا تضيع أي معلومة وبهذه الطريقة يمكن تفادي أشهر من المحادثات الفردية التي تهدر الوقت.

إن الخوف من التغيير لا يجب أن يكون عائقاً؛ إن الكثير من الناس يخافون من كل ما هو غير مألوف والكثير يخاف من التكنولوجيا مما يؤدي إلى التحفظ عند تنفيذ تجارب جديدة في مكان العمل. إذا أخذنا الوقت لمعرفة تلك المخاوف واستيعابها مع معرفة التوقعات المنتظرة بنسبة للشركة فيمكننا عند إذ إيجاد حلاً مناسباً بناءً على احتياجات الشركة وموظفيها. 

إن مفتاح التغلب على عقبة التردد في القرارات عندما يتعلق الأمر بتطبيق التكنولوجيا الجديدة يكمن في الإقرار أن الناس يأتون أولاً. إن التكنولوجيا هي أداة تمكين ولكنها تصبح بلا فائدة إذا لم يتم وضع مستخدميها في عين الاعتبار عند تصميمها. من ضمن الافتراضات الخاطئة الشائعة هي اعتبار أن جميع الوسائل والحلول التكنولوجية تصلح لجميع أماكن العمل. إن مكان العمل الفعال يحتاج أن يأخذ بعين الاعتبار آلية العمل، كيفية التخطيط وأخيراً توفير أسهل الطرق لاستعمال تلك التكنولوجيا. يجب تذكر أن التكنولوجيا ليس لها قيمة إذا لم تتناسب مع متطلبات مستخدميها. فبدلاً من أن نسأل ماذا تريدون من أماكن العمل الخاصة بكم، يجب أن نسأل ما هو الذي لا تريدونه؟.

في عالم غير متصل يمكن للتكنولوجيا أن تتيح الفرصة للموظفين بالشعور بالتواصل في مكان العمل مرة أخرى. يمكننا خلق روح الوحدة في مكان العمل عن طريق تسخير الإمكانيات التكنولوجية مما يؤدي إلى تحسين سرعة العمل، تحسين آلية العمل بين فروع الشركة المختلفة، اختصار الوقت الضائع في اتخاذ القرارات، نمو عائد الاستثمار وتحسين جودة العمل بالشركة.