8 اساسيات لكتابة رسالة الكترونية باحتراف
لندن- منال جوهر
أصبحت التكنولوجيا تتحكم في جميع نواحي حياتنا وصارت الرسائل الالكترونية عماد مراسلاتنا اليومية سواء للعمل أو لأغراض شخصية. ورجل الأعمال الناجح والموظف الذكي يعرف أهمية المراسلات الالكترونية في تسهيل العمل والتواصل مع شركائه أوتقديم المشاريع والأفكار.
وبسبب أهمية الرسائل الالكترونية صار هناك الكثير من القواعد التي يجب الانتباه إليها من أجل تيسيير التواصل. وقد جمعنا لك صديقي الرجل 8 قواعد من قواعد كتابة الرسائل الالكترونية لتستفيد منها:
1- يجب أن يكون للرسالة الالكترونية أو الإيمايل عنوان واضح يعبر عن محتواها، مثلاً عنوان ينص على "تغيير موعد الاجتماع"، أو "اقتراحات بشأن خطة العمل". فالناس تحدد عادة ما إذا كانت ستقرأ الرسالة الالكترونية من عنوانها، وفي حال كان العنوان مبهما فقد يمتنعون عن قراءة الرسالة.
2- استعمل عنوان بريد الكتروني رسمي الطابع. إذا كنت تعمل لدى شركة استعمل إيمايل الشركة ولكن في حال كنت تستعمل إيمايل خاص بخصوص العمل يجب أن تكون حذرا حول كيفية استعماله ومتى. البريد الالكتروني يجب أن يحتوي على اسمك واضحا كي يعرف المتلقي من يرسل الرسالة.
3- فكر جيداً قبل أن تضغط على الزر الذي يرد على جميع من وصلتهم الرسالة أو تضمنتهم. فلا أحد يريد أن يقرأ بريد الكتروني من 20 شخص لا علاقة له بهم. لذلك تجنب الضغط على زر الإجابة على الجميع إلا إذا كنت على ثقة من أنهم يحتاجون إلى الحصول على الإيمايل.
4- لا تستعمل عبارات تحية غير رسمية مثل هلا أو هلا بكم وغيرها. بل يجب أن تستخدم عبارات مثل مرحباً أو السلام عليكم. وأيضا تجنب استعمال أسماء الدلع في الإيمايل بل الاسم الكامل.
5- لا تستعمل المزاح كثيراً لأن المزاح قد يبدو غير مفهوم وقد يفقد معناه ويمكن أن يفسر على أنه إهانة في بعض الأحيان. الحالة الوحيدة التي يمكن أن تستخدم فيها النكتة هو عندما تعرف المتلقي بشكل شخصي.
6- اعرف أن الناس يكتبون بشكل مختلف كل حسب الثقافة التي يأتي منها. فانتبه إلى عباراتك لتتلاءم مع المتلقي خاصة وأن الإيمايل لا يتضمن حركات جسم قد تفسر المطلوب. وتذكر أن رجال الأعمال من اليابان والدول العربية والصين يحبون أن يعرفوا الأشخاص قبل التعامل معهم فتميل رسائلهم إلى أن تكون شخصية. أما رجال الأعمال من ألمانيا وأميركا وسكاندنافيا يفضلون الدخول في الموضوع مباشرة.
7- احرص على تنقيح كل رسالة لأن بعض المتلقين قد يعتمدون على أسلوبك لتكوين رأي عنك وفي حال أكثرت من الأخطاء قد يكونون نظرة سلبية عنك.
8- لا تتسرع في كتابة عنوان المتلقي بل اتركه كآخر شيء تقوم به عند الانتهاء من كتابة الرسالة، فأنت لا تريد أن ترسل رسالة فارغة بالخطأ. حتى عندما ترد على رسالة من المستحسن أن تمحي عنوان الشخص الذي ترد عليه لتعيد وضع الاسم عندما تنتهي نهائيا من كتابة الرد.
