أشهر 10 أخطاء في كتابة البريد الإلكتروني وكيف يمكنك تجنبها
يعد استخدام البريد الإلكتروني جزءًا من حياتنا اليومية، سواءً في مراسلات العمل، أو من أجل التقديم على وظيفة جديدة. بالطبع هناك قواعد تمكّنك من كتابة بريد إلكتروني احترافي، لكن في الوقت ذاته هناك بعض الأخطاء التي قد تجعل محاولاتك بلا فائدة، ويبدو الأمر غير احترافي أو غير ملائم للطرف الآخر.
إذن ما هي أشهر أخطاء كتابة البريد الإلكتروني؟ وكيف يمكنك تجنبها؟
أخطاء كتابة البريد الإلكتروني
1- الأخطاء النحوية واللغوية
يعد هذا الخطأ الأكثر شيوعًا في كتابة البريد الإلكتروني، وذلك نتيجة تكرار الكتابة يوميًا، فيكون هناك احتمالية لحدوث هذا الخطأ. إذ بعد الانتهاء مباشرةً يُرسل البعض الرسالة دون مراجعتها جيدًا، والتأكد من صحة كتابة المحتوى الموجود بداخلها. أو في بعض الأحيان الاعتماد على إصلاح الأخطاء التي يقترحها الموقع. في النهاية تكون النتيجة هي احتمالية وجود أخطاء، أو كلمات لا تعطي المعنى المطلوب.
كيفية تجنب الخطأ
بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، اقرأها مرة أخرى ثم دقّقها جيدًا للتأكد من مدى سلامة الكلمات، وعدم وجود أي أخطاء. ألقِ نظرة كذلك على العبارات والكلمات المستخدمة، وفكّر إذا كان هناك اقتراحات أخرى يمكنك الاعتماد عليها من أجل توصيل فكرتك. احرص على فعل ذلك حتى مع رسائل البريد الإلكتروني القصيرة.
2- كتابة اسم المتلقي في البريد الإلكتروني بطريقة خاطئة
يعد استخدام اسم الشخص في كتابة البريد الإلكتروني شيئًا إيجابيًا. إذ يشعر الفرد بخصوصية الرسالة، وأنّها مرسلة إليه، فتكتسب قدرًا من المشاعر الشخصية. لذا، تخيّل كيف يتحول الأمر ليصبح مشكلة عندما تكتب اسم المتلقي بطريقة خاطئة. على الرغم من بساطة الأمر، لكنّه يسبب مصدر إزعاج للبعض، وقد يجعله غير راغبٍ في الرد عليك.
كيفية تجنب الخطأ
تجنب الافتراضات الشخصية بشأن الكتابة الصحيحة للاسم. بدلًا من ذلك عد إلى الرسائل القديمة وانظر كيف يكتب الشخص اسمه فيها. إذا لم تجد رسائل قديمة على البريد الإلكتروني، يمكنك النظر إلى صفحاته على مواقع التواصل الاجتماعي. في النهاية سيكون بإمكانك الوصول إلى الطريقة الصحيحة لكتابة الاسم.
3- استخدام اختيار "الرد على الجميع" بطريقة غير مناسبة
تخيّل لو أنّك تتلقى رسالة مبعوثة إلى مائة فرد. ومطلوب منك الرد على شخص أو مجموعة أشخاص بعينهم، بدلًا من ذلك قمت بإرسال البريد الإلكتروني باستخدام اختيار الرد على الجميع. سيتحول الأمر إلى مأساة بالنسبة لهؤلاء، وستحدث حالة من العشوائية، التي قد تفسّر على أنّها عدم اهتمام بقراءة الرسالة جيدًا، أو عدم احترافية في استخدام البريد الإلكتروني.
أو تخيل مثلًا لو أنّ الأمر يشمل عميلًا لشركتك، يبلغك ويبلغ بعض الأشخاص الآخرين بشيء معين. وأنت بدلًا من توجيه الرد إلى مديرك لتشرح له الوضع، ضغطت على الرد على الجميع، وذهبت الرسالة إلى العميل. يبدو هذا غير احترافي بالمرة، والأسوأ من ذلك قد يتسبب في حدوث مشكلة كبيرة.
كيفية تجنب الخطأ
اقرأ رسالة البريد الإلكتروني جيدًا، لمحاولة معرفة الأسماء المطلوب تضمينها عند الرد على الرسالة. ثم بعد الانتهاء من كتابة الرد، تأكد من إضافة الأسماء الصحيحة، وبذلك تتجنب أي مشكلة محتملة.
4- كتابة عنوان غير واضح لرسالة البريد الإلكتروني
يعد العنوان هو الدافع الرئيس لفتح رسالتك. بالتالي يجب الانتباه جيدًا إلى العنوان، إذ كتابة عنوان غير واضح قد يؤدي إلى تأجيل النظر للرسالة، أو عدم الاهتمام بها تمامًا. إذا كنت تقدم على وظيفة، فعدم فتح رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك يعني ألّا تحصل على فرصة لاختبارك، وهو أمر سيئ بالتأكيد.
كيفية تجنب الخطأ
تأكد أولًا من وجود عنوان معين مطلوب كتابته في الرسالة أم لا. إذ في إعلانات بعض الوظائف يُكتب العنوان المطلوب استخدامه في البريد الإلكتروني. في حالة لا يوجد عنوان محدد، اقرأ رسالتك جيدًا، وفكّر في العنوان الأنسب للتعبير عنها، الذي يجعل الأمر واضحًا لمن يتلقى الرسالة.
5- الطلبات غير الواضحة في البريد الإلكتروني
قد يكون العنوان جيدًا، لكنّ لا يزال هناك خطأ شائع في كتابة البريد الإلكتروني، يتمثل في عدم توضيح الرسالة الرئيسة، أو الطلب الذي ترغب في تنفيذه من خلال الرسالة. مثلًا ما الذي يجب على المستخدم فعله عند القراءة، هل يجب الرد عليك؟ أم التواصل معك هاتفيًا؟ أم نقل الرسالة إلى أفراد آخرين؟ إذا لم يكن هذا الطلب واضحًا، سيشعر المتلقي بالحيرة قليلًا، وقد لا ينتهي به الأمر إلى اتّخاذ الإجراء المناسب.
كيفية تجنب الخطأ
عند كتابة البريد الإلكتروني، تأكد من صياغة رسالتك بوضوح قدر الإمكان، مع استخدام الكلمات البسيطة، وكذلك تحديد الإجراء الذي تريده من خلال رسالتك. ببساطة أخبر المتلقي ما الذي يجب فعله بمجرد الانتهاء من قراءة الرسالة. سيضمن لك ذلك سير الأمور بالطريقة التي تريدها.
6- استخدام كلمة "عاجل" في جميع رسائل البريد الإلكتروني
تخيّل لو أنّك تتلقى رسائل باستمرار من شخص، يضع في عنوان الرسالة كلمة "عاجل". ثم بعد ذلك تكتشف أنّه لا يوجد أي شيء عاجل على الإطلاق. مع تكرار الأمر ستفقد الكلمة قيمتها، وستتوقف عن التعامل مع الأمر على أنّه عاجل، حتى إذا كان البريد الإلكتروني الذي تتجاهله هو أمر عاجل بالفعل.
كيفية تجنب الخطأ
فكّر جيدًا قبل استخدام كلمة عاجل، وحاول معرفة الأسباب التي تدفعك إلى استخدام هذه الكلمة. هل الأمر عاجل فعلًا ولا بد من التعامل معه سريعًا أم الأمر فقط مهم لكن يحتمل الانتظار حتى يأتي الرد من المتلقي؟ من خلال ذلك سيكون بإمكانك اختيار كلمة عاجل في مواضعها المناسبة فقط.
7- رسائل البريد الإلكترونة الطويلة بلا سبب
يعد الاستخدام الأمثل للبريد الإلكتروني، في القدرة على استخدام الكلمات المناسبة، دون الحاجة إلى الإطالة التي لا فائدة منها، إذ لا يملك الطرف الآخر الوقت من أجل محاولة الوصول إلى الهدف من رسالتك. بالطبع عندما تكون الرسالة طويلة، يؤدي ذلك إلى تضييع الوقت لمعرفة المطلوب. لذا، فالرسالة القصيرة تجذب انتباه القارئ أفضل من الطويلة.
كيفية تجنب الخطأ
لا يعني ذلك أنّه لا يمكنك كتابة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة، لكن الفكرة أن تفعل ذلك عند الاضطرار، والأهم أن تكون كل كلمة في الرسالة مناسبة وموجزة. لذا، بعد كتابة البريد الإلكتروني، اقرأه مرة أخرى، وإذا هناك جمل يمكنك إعادة صياغتها مرة أخرى، فافعل ذلك حتى تضمن الحصول على أفضل نتيجة بسيطة ومختصرة.
8- التنسيق السيئ لرسالة البريد الإلكتروني
لا يقتصر الأمر فقط على كتابة الرسائل الطويلة، لكن أيضًا التنسيق السيئ لرسالة البريد الإلكتروني. على الأغلب رسالة طويلة بتنسيق جيد، ستكون أفضل تمامًا من رسالة قصيرة، لكن مكتوبة بطريقة متداخلة، تجعل المتلقي يقضي وقتًا طويلًا في محاولة الوصول إلى المعنى.
كيفية تجنب الخطأ
قسّم رسالة البريد الإلكتروني إلى فقرات، حتى تكون كل فقرة مكوّنة من أسطر محددة. كذلك احرص على استخدام خطوط واضحة، يسهل قراءتها، مع الاستفادة من إعداد القوائم النقطية (bullets). كل هذه الأشياء تعطي رسالتك قيمة إضافية، وتجعل المتلقي يدرك المعنى المطلوب بسهولة.
9- اختيار المتلقي الخطأ
من أشهر أخطاء البريد الإلكتروني أنّك تقوم بإعداد رسالتك بطريقة احترافية، وتهتم بجميع التفاصيل الواردة بها، لكنّك في النهاية ترسلها إلى الشخص الخطأ. عندما تصل له هذه الرسالة سيشعر بالارتباك غالبًا، ولن يفهم ما الذي يجب فعله، وقد تتأخر النتيجة التي ترغب في الوصول إليها.
كيفية تجنب الخطأ
عندما يُطلب منك التواصل مع جهة معينة، حاول معرفة الشخص المناسب. مثلًا من هو مسئول العلاقات العامة، أو المسئول عن التوظيف، أو أيًا يكن الهدف النهائي من رسالتك. بالتالي تضمن وصول رسالتك إلى المتلقي الصحيح.
10- إهمال استخدام التوقيع
حسنًا هذا ليس خطأ بالمعنى الفعلي، لكنّ استخدام التوقيع في كتابة البريد الإلكتروني يساعدك على توضيح هويتك للطرف الآخر، لا سيّما إذا كان طرفا خارجيا عن الشركة. بالتالي عندما يظهر في توقيعك الوظيفة الخاصة بك، وبيانات التواصل، سيكون ذلك شيئًا جيدًا. لذا، إهمال استخدام التوقيع قد يجعلك تخسر بعض المميزات.
كيفية تجنب الخطأ
ركّز على وضع توقيع احترافي في البريد الإلكتروني الخاص بك، واستخدامه في المراسلات بطريقة مناسبة. بالتالي تكون هويتك واضحة، مع تضمين البيانات المهمة للتواصل معك، مثل بريدك الإلكتروني إذا هناك آخر، وكذلك أرقام الهاتف، وغيرها من البيانات المهمة.
ختامًا، سيساعدك تجنب هذه الأخطاء في كتابة البريد الإلكتروني على ضمان الاحترافية في مراسلاتك مع الآخرين، وهو الأمر الذي تحتاج إليه كثيرًا في العمل هذه الأيام. لذا، تعلّم كيف تتجنب هذه الأخطاء، وتأكد دائمًا من مراجعة رسالتك جيدًا قبل إرسالها، فربما هناك أخطاء خفية تحتاج إلى الإصلاح.
المصادر:
