فوائد استخدام مايكروسوفت تيمز وأهم 3 مميزات فيه
منذ حلّت جائحة كورونا، وجميع الشركات والأفراد يبحثون عن الأدوات التي يمكن استخدامها في التواصل عن بعد مثل برنامج مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams.
يتيح لهم هذا تواصلًا عن بعد، ويحقق لهم الأهداف التي يرغبون في الوصول إليها معًا.
ولأن من بين أهم الأدوات التي يمكن استخدامها، هي برنامج مايكروسوفت تيمز التابع لشركة مايكروسوفت، في هذا المقال سنتحدث عن فوائد مايكروسوفت تيمز وأهم مميزاته.
مميزات مايكروسوفت تيمز : 3 أسباب تدفعك لاستخدامه
بالنسبة لك أنت تسعى دائمًا إلى الحصول على الخيار الأفضل، لذلك ترغب في معرفة الأسباب من استخدام Microsoft Teams في العمل.
يمكن توضيح أهم مميزات مايكروسوفت تيمز في النقاط التالية:
1. سهولة الاستخدام
يهدف مايكروسوفت تيمز إلى جعل أداء الموظفين أسهل وأكثر إنتاجية في الوقت ذاته، لذا تصميم واجهة المستخدم للتطبيق سهل ويمكن استيعابه بسهولة، فيكون كل موظف قادر على التعامل معه، واستخدامه بشكل ناجح، حتى لا يتأثر تركيزهم أثناء تنفيذ أي مهمة مطلوبة منهم.
أيضًا نتيجة التصميم البسيط في Microsoft Teams، فيسهّل العمل الجماعي بين الأفراد، بالاعتماد على القنوات المختلفة التي يتم إنشائها داخل التطبيق. يمكنك إعداد أي قناة بمجرد ضغطة أو اثنين، وتظهر المحادثات كسلسلة فيكون من السهل عليك متابعتها، إلى جانب التحكم في الإشعارات.
2. كل ما تريده يتواجد في مكانٍ واحد
الجيد في مايكروسوفت تيمز أنّ أهميته تتخطى كونها تطبيقاً للدردشة، إذ نظامها الأساسي مدمج مع جميع برامج الأوفيس، بالتالي يسهل الوصول إلى التطبيقات الأخرى التي تستخدم في العمل، مثل الإكسل أو الوورد أو غيرها، إلى جانب إمكانية التخزين السحابي، ولحلو المزامنة التي توفرها مثل SharePoint.
بالنسبة لك يجنبك هذا التشتت الناتج عن التنقل بين الأدوات المستخدمة، ويمكنك دائمًا جمع كل المميزات التي تريدها، والموارد التي يستخدمها فريقك في مكانٍ واحد. يؤدي جمع الأدوات إلى الانتقال السلس بين الموارد، والتعاون السهل بين الموظفين في المهام المطلوبة منهم.
3. التحديثات المستمرة وتحسين الإنتاجية
تسعى شركة مايكروسوفت إلى إضافة المزيد من الخصائص والإمكانيات إلى التطبيقات الخاصة بها. ينطبق ذلك بدرجة كبيرة على Microsoft Teams، التي تحاول الشركة دائمًا ربطها مع المزيد من التطبيقات الأخرى، وتضيف لها تحسينات عديدة في كل وقت. وتسمح بإجراء تكامل أفضل بينها وبين التطبيقات الأخرى المناسبة.
أيضًا تضع الشركة مايكروسوفت تيمز ضمن اشتراك مجموعة الأوفيس، وبالتالي يمكن للموظفين مزامنة التطبيق مع التطبيقات الأخرى مثل OneDrive، فيزيد من جودة التعاون بين الأفراد ويحسن الإنتاجية. وفقًا لتقرير فوريستر فالاعتماد على مجموعة الأوفيس يحقق للشركة نتائج أفضل بنسبة 162% في خلال ثلاث سنوات.
فوائد استخدام مايكروسوفت تيمز : 5 نقاط توضح لك ذلك
في الفقرة السابقة تطرقنا إلى الأسباب والمميزات التي تدفعك لاستخدام مايكروسوفت تيمز. سيفيدك أيضًا معرفة الفوائد الفعلية التي ستجنيها من استخدام التطبيق مع فريقك، وذلك من خلال النقاط الخمسة التالية التي توضح فوائد مايكروسوفت تيمز لك.
1. استخدام البريد الإلكتروني بدرجة أقل
إذا كان لديك سؤالًا سريعًا تود طرحه على أحد الموظفين، فعلى الأغلب تضطر إلى الاعتماد على البريد الإلكتروني لفعل ذلك. لكن الأمر لا يستحق كل هذا المجهود، والوقت الذي ستحتاج إليه للذهاب إلى البريد الإلكتروني، وكتابة العنوان ثم المحتوى والإرسال إلى الموظف.
بدلًا من ذلك يتيح لك Microsoft Teams التواصل مباشرةً مع الشخص، وطرح السؤال عليه وتلقي الإجابة. يمكن تسمية المحادثة، أو حتى إنشاء محادثات جماعية. يمكنك لاحقًا الوصول إلى الملفات التي تتشاركها في هذه المحادثات بسهولة، فيبقى كل شيء موثقًا في مكانٍ واحد.
بالطبع لا غنى عن البريد الإلكتروني، كأحد أهم الأدوات الضرورية في العمل، التي تتيح التواصل مع الموظفين في بعض الأمور. لكن يمكن من خلال مايكروسوفت تيمز تقليل حجم الاعتماد على البريد الإلكتروني، بالتالي يقلل هذا من وقت الكتابة، ويجعل كل شيء موجوداً في مكان واحد دائمًا.
2. التواصل الصوتي والمرئي بين الفريق
تحتاج إلى إجراء اجتماع مع الموظفين في أثناء العمل عن بعد. يمكنك الاعتماد على مكالمات الفيديو في مايكروسوفت تيمز للتواصل معهم. يمكن إجراء الاجتماع دون استخدام الفيديو، وبالاعتماد على الصوت فقط، بالتالي كل شيء متاح.
الجيد في مايكروسوفت تيمز فيما يتعلق بهذا الجانب، هو سهولة تعلّمه نتيجة الإجراءات البسيطة في استخدام التطبيق. إذ كل ما يحتاج إليه الفرد هو ضغط "انضمام" ليدخل إلى الاجتماع، أو "لقاء الآن" ليبدء هو الاجتماع مع الأشخاص الآخرين، فلا توجد أي صعوبات تقنية في استخدامه.
3. التقسيم الجيد لمايكروسوفت تيمز Microsoft Teams
من أصعب التحديات في العمل عن بعد، هي كيفية تقسيم الأفراد بالشكل المناسب، لضمان سهولة التواصل بين الأفراد المعنيين. لا سيّما إذا كان في الشركة عدد كبير من الأقسام والفرق، بالتالي كيف يمكن تسهيل التواصل بين هؤلاء جميعًا. تعد هذه أحد أهم الفوائد التي يمنحها لك مايكروسوفت تيمز وطريقة التقسيم الخاصة به.
يتيح لك التطبيق إنشاء الفرق، من خلال كتابة اسم الفريق ووصف له ثم بعد ذلك إضافة أعضاء الفريق. تلقائيًا سيمكنك الاستفادة من التزامن بين التطبيقات، وستحصل على الموارد المهمة التي ستحتاج إليها في التعاون بين أفراد الفريق.
من المحتمل بالتأكيد أنّ الفريق يتواجد به أقسام داخلية. على سبيل المثال، فريق التسويق يتكون من كاتبي المحتوى ومصممي الجرافيك ومسئولي الإعلانات. بالتالي، يمكنك إنشاء قنوات متعددة داخل هذا الفريق، بحيث يكون لكل قسم قناة خاصة به، إلى جانب القناة العامة للتواصل.
بالطبع يمكنك إجراء التقسيم بالطريقة التي تريدها. في النهاية ستضمن من خلال ذلك قدرتك على تجميع الأفراد، الذين يجب تواجدهم معًا، سواءً على مستوى نطاق صغير وهم الأشخاص في نفس التخصص أو نفس المشروع، أو نطاق متوسط وهو جميع الأفراد في الإدارة أو القسم الواحد، أو النطاق الأكبر وهو الشركة كاملة.
4. الاستخدام من أي جهاز
ليس ضروريًا استخدام Microsoft Teams من جهاز الكومبيوتر فقط، بل يمكنك استخدامه من أي مصدر آخر مثل الهاتف المحمول. يجعلك هذا قادرًا على متابعة جميع التفاصيل بسهولة، حتى إذا كنت في الخارج، فلا تحتاج سوى لإخراج هاتفك لمعرفة آخر التحديثات الخاصة بك.
من الجيد أيضًا أنّه يمكنك متابعة نشاطك على مايكروسوفت تيمز، لمعرفة ما الأشياء التي قمت بها أثناء الاستخدام، وبالتالي تضمن تقييم جودة عملك، وإذا كان هناك إجراءات إصلاح يمكنك القيام بها، لتعديل طريقة عملك وتحسين الإنتاج.
5. جدولة الاجتماعات وترك الملاحظات بسهولة
تنظيم الاجتماعات يعد أمرًا مرهقًا بالنسبة لأي شخص، ويتطلب التواصل مع الأفراد لإبلاغهم بوجود اجتماع. لكن من خلال مايكروسوفت تيمز سيكون بإمكانك جدولة الاجتماعات، وتحديد الموعد المناسب، وتعريف الأفراد بذلك، فالأمر لا يستغرق أي وقت.
أيضًا إذا كنت تخشى من ضياع بعض النقاط الهامة في المحادثات، أو ترغب في اطّلاع الجميع عليها في أي وقت يدخلون إلى التطبيق. يمكنك الاستعانة بجزئية الملاحظات الموجودة في القنوات، إلى جانب المحادثات والملفات، وهناك يمكنك ترك الملاحظات ليراها الجميع بسهولة.
ختامًا، استخدام Microsoft Teams هو شيء سهل تمامًا، ولن يكلّفك أي مجهود. لذا، إذا كنت ما زلت تبحث عن الخيار المناسب للتواصل مع فريقك في العمل، فسيكون من الجيد توجيه اهتمامك نحو مايكروسوفت تيمز كخيار أساسي، سيساعدك على تحقيق هذا الهدف.
المصادر:
