كيف تصبح مديراً ناجحاً لبيئة عمل عن بعد
عندما يوضع بين يديك مسؤوليات الإدارة لمختلف أنواع الأعمال والمشاريع، يقع على عاتفك أمور تنظيمية وليس فقط تخطيطية لمجريات الشركة، ولكل واحدٍ منا أسلوبه ونظرته الخاصة في الوصول إلى الطريقة الأنجح والأكثر فعالية في استدراج الإنتاجية الأفضل من طاقم الشركة، لكن ماذا لو تغيرت جميع مفاهيم العمل وانقلبت رأسًا على عقب؟
مفهوم العمل عن بعد قد يجعل الأمور أسهل أو أكثر تعقيدًا بالنسبة لك، وهذا يتوقف على أمور عديدة إلا أن أبرزها في أغلب الأحيان هو حجم طاقم العمل الذي يضعك في مهام شاقة أكثر كلما ارتفع عدد الموظفين لديك.
لحسن الحظ، بعض المديرين لديهم خبرة جيدة في إدارة الأعمال عن بعد وقبل حتى أزمة كورونا التي فرضت هذه التغييرات الضرورية وذلك لأن طبيعة أعمالهم تطلبت منهم إيجاد التأقلم الأنسب والأفضل لهم ولفريق عملهم ويمكنهم مساعدتنا في كسب مهارات المدير الناجح لبيئة عمل عن بعد.
سوف نطرح لكم جميع النصائح والأفكار التي لدينا عبر مجموعة من الفقرات فيما تبقى من المقالة حتى آخرها.
استيعاب البيئة الجديدة
يجب عليك في البداية أن تستوعب معنى العمل عن بعد من كافة جوانبه قبل التفكير بالطريقة الأنسب لإدارة الفريق عن بعد، فمثلما هي مجريات علاج المشاكل التي تبدأ أولاً بالتعرف على المشكلة، عليك أنت أيضًا التعرف على البيئة التي أصبحت جزءًا منها قبل التفكير بحسن إدارتها.
البيئة هذه مختلفة بالكامل عن العمل التقليدي كما ربما بدأت الإدراك بنفسك بالفعل، ويجب عليك بالتالي افتراض الظروف الخاصة لكل موظف الآن لأنهم يعملون في بيوتهم ويمتلكون أطفالا لرعايتهم ومناطق تتأخر فيها استجابة الإنترنت أكثر من غيرها، فأنت أيضَا سوف تعمل من مكان إقامتك وعليك تنظيم غرفة ما لإدارة العمل أو أي طريقة أخرى تشعرك بالاستعداد والثقة للانطلاق في هذه البيئة الجديدة.
هذا وإنّ استيعاب البيئة الجديدة ينطبق على إدراك صعوبات الفريق أكثر من صعوباتك نفسك فالأمثلة التي ذكرناها أعلاه ما هي إلا بعضًا من المشاكل التي سوف تصادف الفريق في بداية الطريق فعليك تلقيها بطيبة قلب وتفهم احتياجات الموظفين لأخذ أيام عطل حتى ولو أنهم يعملون من المنزل والتحلي بالصبر حتى يتأقلموا هم أيضًا مع ما هو جديد ومختلف.
التعامل مع الظروف الطارئة عن بعد
إنّ التنظيم الصحيح لبيئة العمل يعالج أي قضية حتى ولو كانت من الظروف الطارئة غير المتوقعة، فخذ وقتك الكامل بالنقاش والتخطيط مع أفراد الفريق لوضع استراتيجية دقيقة للتصرف مع حالات الطوارئ مثل خسارة مفاجئة للبيانات أو التعرض للتهكير والسرقة، بالإضافة إلى الطرق الأفضل لتفادي هذه المشاكل قدر الإمكان.
إيجاد وسائل التواصل الأفضل
جوهر وأساس العمل عن بعد يتوقف على طبيعة التواصل بين المدير والفريق وبين أعضاء الفريق، فإن اختيار الوسيلة الأنسب للتواصل يجعل من بيئة العمل أكثر إيجابية وتضع الأساسات الصحيحة ليتمكن الفريق من إنجاز مهامه اليومية والوصول إلى أعلى إنتاجية ممكنة.
أمامك العديد من الخيارات الممتازة وتتيح الاستخدام المجاني أيضًا إن لم يكن في حسبانك دفع الأموال للاشتراك بالإصدارات الاحترافية منها، ونذكر بعض الأمثلة مميزة برنامج Slack وأيضًا Microsoft Teams وغيره.
لا يُفرض عليك الالتزام ببرنامج واحد فقط بل قد تحتاج إلى الاستعانة بخدمة تواصل ثانية وبالأخص لاجتماعات الفيديو كي يشعر الفريق أكثر باحترافية العمل ويتلقى الإرشادات والمهام بشكل سلس ومفهوم، ولهذه الوظيفة يمكنك الاطلاع على خدمات عالمية مثل Zoom أو غيرها مما يرضي احتياجاتك.
ربما من الطبيعي أن لا تمتلك خبرة كافية في اختيار البرنامج أو بالأحرى الوسيلة الصحيحة لتواصل الفريق ولهذا لا تتردد بإنشاء دراسة صغيرة عن أفضل وسائل التواصل وسماع الاقتراحات من فريق العمل خصوصًا ممن مرَّ عليه تجارب العمل عن بعد سابقًا ويستطيع المساعدة في التأقلم مع هذا الواقع الجديد وتقديم برامج أثبتت له سابقًا جودتها بعد التجربة الحقيقية.
لا يُنصح أيضًا بجمع أكثر من وسيلة تواصل لفريق واحد خصوصًا إن كان الفريق صغيرا نسبيًا فذلك سوف يكون مشتتًا وغير مريح، كما من الأفضل إجراء استطلاع سريع لسماع رأي جميع أعضاء الفريق إن كان لديهم اعتراض على الوسيلة المختارة أم لا.
أخيرًا لابد أيضًا من التعاون جميعًا للوصول إلى درجة احترافية من الاستخدام لهذه البرامج، فعندما تختار Slack كوسيلة تواصل رئيسة، بعض الموظفين قد يجدوها خدمة غير مألوفة ومختلفة عن واتساب وتويتر ولهذا من الأفضل الحرص على تدريب جميع الموظفين عبر دورات تعليمية صغيرة خلال مدة زمنية قصيرة أو يمكنك ترك حرية التعلم لهم خلال المدة الزمنية نفسها بحيث يكون جميع الفريق على استعداد تام للعمل على وسيلة التعاون الجديدة مهما كانت طريقة التعلم.
قيادة الدعم النفسي وضرورة التأقلم مع الواقع الجديد
الحالة النفسية للقائد تؤثر دائمًا على مجمل الفريق مهما كان كبيرًا أم صغيرًا، وهذا الدرس تعلمناه جميعًا بطرق مختلف ولا يجب أن ننساه في مرحلة انتقال حساسة كهذه.
مشاعر التوتر والفوضى والانزعاج من المشاعر العديدة التي قد تصيب الموظفين ولا نستثني المدير منها، فحتى لو راودتك جميع أو بعض هذه المشاعر عليك التعامل معها بحذر وعدم تركها تخرج عن السيطرة أمام طاقم الفريق، فبهذه الحالة الأمر يصبح أشبه بقبطان السفينة وفريقه المساعد، كيف سوف يشعرون يا ترى لو أعلهم القبطان أنه قلق اليوم من قدرته على قيادة السفينة ولا يشعر أنه قادر على مواجهة العواصف إن تعرضت لها؟
فإذًا عليك الإيحاء بالثقة والمعرفة بما يجري حتى ولو كانت حالتك النفسية عكس ذلك، ومن الضروري جدًا أن تجد التوازن الأنسب بين الثقة النفسية الهامة هذه وبين التعجرف والتعالي فهذا سوف يفصلك عن الدائرة التعاونية للفريق بسرعة الرياح ويجعل من نجاحك كمدير صعبًا للغاية.
ضرورة التأقلم مع الواقع الجديد تتطلب منك تَحكُم حذِر بمشاعرك خصوصًا في المرحلة الأولى الحساسة ولكن بنفس الوقت لا داعي للتحول إلى روبوت خال من المشاعر بل ساند فريقك معنويًا ونفسيًا بالشكل الأنسب الذي تراه الأفضل حسب نوع الأشخاص الذين يعملون معك، على سبيل المثال تستطيع الأخذ بيد الجميع نحو الاطمئنان والهدوء عبر التأكيد عليهم أنه من الطبيعي جدًا الشعور بعدم الراحة والضياع في المرحلة الأولى لكن لدينا أمثلة ناجحة كثيرة من حولنا لفرق تمكنت من العمل بنجاح عن بعد فهذه سوف تكون حالة تشتت مؤقتة سوف تزول عاجلاً أم آجلاً.
الرد السريع قدر الإمكان
التواصل السلس والسريع هام للغاية للفرق التي تعمل عن بعد، فأي حالة تأخر عن الرد لا داعي لها من الممكن أن تضع الفريق في حالة توتر وقلق أو تعطيل بعض مجريات العمل وما يعادل ذلك من خسائر مالية.
على المدير الناجح دومًا أن يتوصل إلى طريقة تساعده على الرد السريع والمباشر لأسئلة واستفسارات فرق العمل، وبعض الخدمات تساعدك على هذا الأمر مثل المجيب الآلي الذي يمكن تخصيصه في Slack وغيره من التقنيات المشابهة في خدمات التواصل الأخرى.
لكن ربما من الأفضل دائمًا أن تتواجد بنفسك للإجابة عن الأسئلة وتوضيح أوقات الرد للموظفين كي لا يقع اللوم عليك في ظرفٍ من الظروف.
المصدر : 1
