نصائح بسيطة للحصول على تجربة أفضل في Slack
خدمة سلاك أو Slack لا تزال إلى يومنا هذا من أشهر البرامج الخدمية للأعمال في مجال التواصل والتعاون وتقدم واحدًا من أشهر تطبيقات التواصل الاجتماعية لجميع أنواع المهن والأعمال، ويوجد ضمن حزمة خدماتها مجموعة واسعة من المزايا والخيارات المفيدة للإدارة والتواصل وتوزيع ومشاركة المحتوى والتعاون مع تطبيقات تواصل أخرى للوصول إلى أفضل بيئة عمل افتراضية لفريق عملك.
ومع وجود كل هذه المزايا والخيارات ضمن خدمة سلاك من السهل عدم الانتباه إلى أهمها وأفضل الاختصارات لإزاحة المتاعب وتضييع الوقت. ولهذا تهدف مقالة اليوم إلى تحويل انتباهك نحو هذه الميزات التي قد تكون صغيرة أحيانًا لكن تشكل فارقًا كبيرًا في جودة التجربة والاستفادة منها قدر المستطاع.
تغيير حالتك لإطْلاع زملائك على نشاطاتك
تتيح لك خدمة سلاك تغيير وتعديل الحالة العامة لحسابك في بضعة ثوان فقط، والمقصود من هذه الحالة هو التعبير عن وضعك الآن تجاه باقي زملائك في الخدمة، إن كنت مستعدًا لتلقي الدردشة أم مشغولا في اجتماع وغيره، والكثير من الناس قد يتناسون هذه الميزة أو لا يدركون وجودها بالأصل مع أنها مفيدة في توضيح حالتك الحالية للجميع باختصار وسهولة.
كل ما عليك فعله لاستغلالها هو النظر إلى الزاوية اليسرى للخدمة عند استخدامها، ستجد هنالك اسم حسابك، عليك الضغط عليه وثم من هناك سوف تجد إعدادات الحالة "Status" إذا قمت بالنقر عليها سوف يتم افتتاح نافذة جديدة لتختار من بين حالات عديدة كما ذكرنا من أمثلة أعلاه تم اختيارها من قبل الشركة حسب ما هو شائع من حالات للموظفين والمديرين ولكن لا تتردد في استغلال إمكانية إضافة حالة مخصصة من عندك تعطيك المزيد من الفوائد أثناء التواصل مع فريقك، كأن تنبههم بشأن أهم مستجدات مشروعك الحالي أو تغييرات سريعة في الاستراتيجية والخطط المتبعة.
تفعيل ميزة التذكير لاحقًا
ربما ترغب بالتعليق على رسالة معينة أو جزء معين من دردشة حصلت أثناء اجتماع فريق عملك أو جلسة نقاشية لخطة العمل أو غيره ولكن ليس لديك الوقت الكافي حاليًا، في هذه الحالة يوجد ميزة مفيدة من الخدمة وهي تفعيل ميزة التذكير لاحقًا لما يتعلق بالرسائل، بحيث عند تفعيلها يتم إشعارك بهذه الرسالة في الوقت اللاحق الذي تختاره.
للقيام بذلك، عليك ببساطة الضغط على أي رسالة تريد تذكرها ثم النقر على أيقونة النقاط الثلاث في الجهة اليمنى لفتح المزيد من الإعدادات، وفي هذه القائمة الصغيرة يمكن اختيار ميزة التذكير لاحقًا "Remind me about this" وثم اختر متى تريد من الخدمة تذكيرك إن كان هذا بعد 20 دقيقة أو حتى بعد أسبوع.
البحث عن الرموز التعبيرية وإنشائها
تمتلك خدمة سلاك مجموعة غنية من تعابير الوجوه التي يمكنك الولوج إليها بسهولة دون عناء وبخطوات بسيطة.
ما هو الأنسب والأفضل لفريق عملك.. Microsoft Teams أم Slack
عندما تبدأ بعملية دردشة سوف تجد أيقونة وجه مبتسم، إذا نقرت عليها سوف تظهر لك مجموعة واسعة من التعابير المتنوعة للاختيار من بينها أو يمكنك إدخال رمز برمجي للبحث عن وجه تعبيري مميز.
يمكن للمستخدمين أيضًا إدخال رموز تعبيرية مخصصة فلست مجبرًا على التقيد بالخيارات الأساسية من الشركة.
بدء محادثة أكثر خصوصية
مجموعات الدردشة شائعة للغاية في برنامج سلاك ولكن ليست الخيار الوحيد أمامك للتواصل مع الآخرين وإنما هنالك ميزة الدردشة الخاصة أو المغلقة متاحة لك أينما أردت اللجوء إليها.
تفيد هذه الميزة في حالات عديدة مثل الإجابة على استفسارات معينة تم طرحها في مجموعة عامة وتريد الإجابة عليها بشكل منفرد وخاص بعيدًا عن الطبيعة العلنية للمجموعة، وفي حال أردت تقليص عدد الفريق إلى مجموعة أصغر أو غيره من الأسباب والحالات الأخرى.
للبدء محادثة منفردة، حرك المؤشر نحو رسالة تحتوي على الشخص الذي تريد بدء المحادثة المنفردة معه لترى في الجانب الأيمن ظهور بعض الخيارات بشكل أيقونات، وكل ما عليك فعله بعدها هو اختيار أيقونة الدردشة لكي يتم تلقائيًا افتتاح نافذة دردشة فردية مع هذا الشخص.
تخصيص وترتيب الإشعارات
إذا كنت شديد النشاط في برنامج سلاك وتعتمد عليه كثيرًا فلا شك أنك تتلقى الكثير من الإشعارات ومن المحتمل أنها مزعجة وتُدخلك في حالة فوضى بدلاً من الراحة، لكن لحسن الحظ لست مجبرًا على تحمل هذه الحالة بل لديك أدوات مفيدة لتخصيص وتعديل الإشعارات.
انقر على اسمك ضمن الخدمة وثم اضغط على إعدادات التفضيلات "Preferences" وبعدها سوف تظهر نافذة جديدة مخصصة للإشعارات، سوف تجد فيها جميع إعدادات الإشعارات المتاحة لديك والتي من ضمنها تعطيلها بالكامل أو تصفيتها للحصول على تنبيهات بشأن الرسائل المباشرة وعندما يتم ذكر اسمك، وتستطيع حتى تخصيص الإشعارات لتنبيهك عندما يتم ذكر كلمات مفتاحية معينة وغيره من إعدادات تقليدية أخرى وجمالية متعلقة بتغيير صوت وشكل الإشعارات.
إضافة تطبيقات أخرى إلى سلاك
لا تستغرب من ذلك بحيث يمكنك بالفعل إضافة جميع أنواع تطبيقات التواصل الأخرى لبرنامج سلاك، وحتى من اعتاد على استخدامه قد لا يدرك مدى بعد هذه الميزة في البرنامج وكيفية عملها. يمكنك الاطلاع على التطبيقات المتوفرة أو المتاح إضافتها للبرنامج في الزاوية اليسرى من الأسفل ضمن قائمة الإعدادات الرئيسة.
في هذه القائمة يمكنك النقر على خيار إضافة التطبيقات للولوج إلى القائمة الكاملة من التطبيقات الخارجية المدعومة في سلاك والتي يتجاوز عددها المئات باختلاف أنواعها إلا أننا سوف نسلط الضوء بشكل خاص على تطبيقات مثل Google Cloud و Dropbox فهي تتيح سهولة كبيرة في مشاركة ونقل البيانات عبر برنامج سلاك نفسه.
يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على العديد من تطبيقات التعاون والعمل يمكن لفريق عملك الاستفادة منها أثناء استخدام سلاك، حيث بعضها يساعد على إنشاء استبيان وجمع المعلومات بسهولة والاعتماد على طريقتك المفضلة للاجتماع عبر الإنترنت.
رؤية جميع الرسائل غير المقروءة
لكل من هو مستخدم جديد في برنامج سلاك أو ربما مستخدم قديم لكن ربما لم ينتبه حتى الآن إلى هذا الأمر، إليكم ميزة بسيطة لكن مفيدة جدًا في تنظيم رسائلكم والإطلاع عليها بسهولة.
في قائمة القناة من الجانب الأيسر للبرنامج تجدون خيارا في الأعلى مخصصا للرسائل غير المقروءة "All Unreads" ومجرد النقر على هذا الخيار سوف يستعرض لكم جميع الرسائل غير المقروءة من جميع القنوات المشترك بها في حسابك في نافذة واحدة.
سوف تلاحظون مدى أهمية هذه الميزة كلما كنت مشتركًا بعددٍ كبيرٍ من المجموعات والفرق التعاونية، فهي تساعدك على الإلمام بسرعة بما هو جديد في هذه المجموعات منذ زيارتك الأخيرة دون الدخول لكل واحدة منها على حدة.
تخصيص المجيب الآلي Slackbot
لن تكتمل هذه المقالة من النصائح الهامة عن برنامج سلاك إن لم يكن هنالك بعض من الضوء المسلط نحو المجيب الآلي الشهير للبرنامج ذي الاسم Slackbot والذي يعرف أيضًا بالروبوت الرقمي الذكي، يقدم معلومات عامة وأحيانًا ترفيه للمستخدم وغيره من الوظائف.
ينتبه هذا المجيب الآلي إلى رسائلك ضمن الخدمة ولذلك فهو يتيح لك اختصارات دردشة سهلة وسريعة، فيمكنك مثلاً بدء نافذة دردشة خاصة مع المجيب الآلي (تجدونها أسفل الرسائل المباشرة بشعار أو أيقونة قلب) وهنالك في هذه النافذة يمكنك كتابة أسئلة عن مواضيع وأشياء تريدون التعرف عليها أو معرفة الإجابة المختصرة بشأنها، وهذه مجرد لمحة من الوظائف العديدة التي يمنحها المجيب الآلي للمستخدمين.
حيث تستطيع أيضَا تخصيص وتعديل هذا المجيب Slackbot بطرق عديدة، وذلك عبر تخصيص إجابات وردود على أسئلة ومواضيع معينة عندما يتم طرحها من قبل زملائك وهي بالتالي مهمة كثيرًا بين فرق العمل فيمكن من خلال هذه التعديلات تذكير الموظفين بكلمات المرور عندما يحتاجون إليها ومساعدتهم في حسن التصرف خلال مواقف وظروف معينة، ولكن من الشائع جدًا استخدامها للفكاهة والمزاح أيضًا!
المصدر : 1
