أفضل الطرق لتنظيم العمل وزيادة الإنتاجية.. 9 نصائح تضمن ذلك
إذا كنت تتساءل عن أفضل الطرق لتنظيم العمل، فإنك في حاجة إلى مجموعة من النصائح والأدوات التي تساعدك على ذلك، بدءًا من تنظيم مكتبك ومهامك ورسائلك الإلكترونية، وبعدها ستسير على المسار الصحيح لأداء عملك بنجاح، وزيادة قدرتك على الإنتاج.
كيف تكون مُنظمًا في العمل؟
إليك مجموعة من النصائح التي تساعدك على تنظيم العمل بما يساعدك على تنفيذ المهام على أكمل وجه:
استخدم تطبيقا يساعدك على تنظيم العمل
التطبيقات مُفيدة للغاية في مساعدتك على تنظيم العمل، لكن لا تستخدم الكثير منها، اختر تطبيقًا واحدًا لإدارة المشاريع واستخدمه لتظل على المسار الصحيح ومن أجل إتمام المهام.
بالنسبة للمديرين فإنهم سيكونون في حاجة إلى إنشاء جداول عمل للموظفين، وربما يكون تطبيق سلينج (Sling ) الأفضل لهم، فهو يحافظ على تنظيم الأوقات وتحديد مواعيد النوبات، كما أنه يمكن استخدام تطبيق كساعة زمنية ولتتبع التكاليف والتحكم فيها.
اتبع روتينا لـ تنظيم العمل
قد تجد صعوبة في البقاء مُنظمًا طوال الوقت، ولكن لا تستسلم أبدًا. اتبع روتينا مُحدد والتزم به، ومع مرور الوقت ستجد نفسك أكثر التزامًا به. حاول تبسيط عاداتك، وحول المهام الكبيرة إلى أخرى صغيرة، ضع جداول، واحسب التكاليف باستمرار.
تجنب تعدد المهام
قد يبدو الأمر غير منطقي، لكنك في حقيقة الأمر تنجز قدرا قليلا للغاية عندما تقوم بمهام مُتعددة. القيام بالكثير من الأمور في وقت واحد يتسبب في تشتيت انتباهك، لذلك عليك التوقف عنه حتى لا ينقسم انتباهك ولا تهدر طاقتك ومجهودك. وفي الوقت نفسه يستغرق إكمال كلتا المهمتين معًا وقتًا أطول مما يستغرقه القيام بمهمة واحدة فقط، وهو ما يؤثر على تنظيم العمل.
ضع خطة يومية تساعدك على تنظيم العمل
ضع خطة في بداية كل يوم للأنشطة والأشياء التي ترغب في تحقيقها، حدد بعض الأهداف التي تريد تحقيقها هذا اليوم، وحدد الفترة التي تستغرقها من أجل اتمام مهمة ما، ورتبها من حيث أهميتها، وبهذه الطريقة ستتمكن من انجاز قدر كبير من المهام.
ضع خطة أسبوعية
في نهاية أسبوع عملك، خصص 15 دقيقة أو أكثر إذا لزم الأمر للتخطيط للأسبوع المُقبل. لست مُضطرًا لأن تكون مُحددًا أو وضع خطة مُفصلة، لأن الهدف هو تحديد المهام الرئيسة أو الضرورية التي عليك القيام بها من الصباح وحتى بعد الظهر كل يوم.
ضع هاتفك على الوضع الصامت
لا يوجد شيء أكثر تشتيتًا من تفقد هاتفك طوال الوقت لمتابعة الأخبار، أو الرد على الرسائل التي تصلك على تطبيقات التواصل الاجتماعي. أفضل طريقة لتنظيم العمل، وتجنب هذا التشتيت، هو إسكات صوت الرنين وإيقاف الإشعارات. كذلك يُفضل وضع هاتفك في الدرج أو إبعاده عن نفسك قدر الإمكان.
احصل على استراحة
تحتاج إلى الطاقة كي تبقى مُنظمًا، للحفاظ على معدلات الطاقة مُرتفعة سيتعين عليك تحديد فترات راحة قصيرة على مدار اليوم. سيسمح لك ذلك بالبقاء مليئًا بالطاقة، ويساعدك أيضًا على إعادة شحن أجهزة جسمك بما يساعدك على إتمام المهام الصعبة. لذلك عليك تخصيص فترات استراحة حتى ولو خمس دقائق فقط لأنها تساعدك على تحسين قدرتك على التركيز، ومن ثم تنظيم العمل.
ضع كل شيء في مكانه
كي تتمكن من تنظيم العمل عليك ترتيب المكتب الذي تعمل فيه، وذلك من خلال التخلص من كل الأشياء غير الضرورية التي تتسبب في الازدحام والعثور على أماكن أخرى للأشياء التي لا تحتاج إليها، والاكتفاء بالأدوات المهمة فقط. من الضروري أن تضع كل شيء في مكانه، وأن ترتب أدواتك، وبهذه الطريقة ستخلق بيئة عمل صحية ومُريحة، تسمح لك بالتركيز.
تكلم أكثر
صدّق أو لا تصدق فإن كثرة الكلام تساعدك على أن تكون أكثر تنظيمًا، عوضًا عن إرسال رسالة بريد إلكتروني، استخدم هاتفك وأجرِ محادثة هاتفية أو اذهب إلى زميلك الموجود في الغرفة المجاورة من أجل إجراء محادثة سريعة تخبره فيها عما تريده وتطرح عليه أسئلتك.
إجراء المحادثات يساعدك أن تكون أكثر تنظيمًا، كما أنه يقلل عدد الرسائل الإلكترونية التي تتسلمها، ويساعدك على إنجاز المهام بشكل أسرع.
