إتيكيت الاجتماعات عن بعد.. ما يجب فعله وما يجدر تجنبه خلال مكالمات الفيديو
اضطر عدد هائل من الموظفين، في ظل إغلاق الدول وفقًا للإجراءات الاحترازية والتدابير التي تهدف إلى مكافحة تفشي وباء كورونا، إلى مواصلة أنشطة وظائفهم المكتبية من المنزل، بما في ذلك مكالمات الفيديو والرسائل الفورية.
سواء كنت تعمل عن بعد أو كنت قد وجدت نفسك مُضطرًا للعمل من المنزل، فإنك ستضطر إلى إجراء اجتماعات مع زملائك في العمل عن طريقة مكالمة الفيديو الجماعية، ومن الضروري أن تكون مُلمًا بآداب وإتيكيت القيام بهذه الاجتماعات، وفيما يلي نستعرض مجموعة من الأمور التي عليك القيام بها وأخرى يجدر بك تجنبها.
العمل من المنزل أكثر ارهاقًا.. كيف تصبح أكثر راحة واستقرارًا؟
تأكد من فعالية الأدوات
قبل أي شيء عليك التحقق من قوة شبكة الإنترنت وتأكد من أنه لن تواجه مشكلة انقطاع الاتصال أثناء الاجتماع، وتحقق من فعالية الميكروفون والكاميرا وباقي المُعدات الأخرى المتعلقة بمكالمات الفيديو.
ابحث عن مكان هادئ وخاص
من الضروري أن تجد مكانا هادئا وينعم بالخصوصية قبل الاشتراك في محادثات الفيديو الجماعية، كي تحافظ على انتباهك وتركيزك، وتجنبًا لتشتيت زملائك وباقي المشاركين في الاجتماع.
تغيير الخلفية
ربما ليس لديك مكتب في المنزل، ولا تستطيع العثور على مكان هادئ يُمكنك من حضور الاجتماع، ووجدت نفسك مُضطرًا إلى الجلوس في غرفة فوضوية نوعًا ما أو جدران ملونة بألوان لا تلائم طبيعة العمل، ولا وقت لديك لتغيير الغرفة، حسنًا تستطيع تغيير الخلفية واختيار أخرى ملائمة، تتيح لك منصة زووم باختيار خلفية افتراضية عوضًا عن الظهور داخل غرفتك، وكذلك يقدم كل من سكايب ومايكروسوفت تيم خلفيات ضبابية تُخفي ما وراءك.
حافظ على انتباهك
ربما تود العمل على بعض المهام الأخرى أثناء مكالمات الفيديو، إذا كان ذلك مُمكناً فعليك الحفاظ على تركيزك خلال الاجتماع الذي تشارك فيه حاليًا، وحاول الحفاظ على حضورك.
تكشف المكالمات والاجتماعات التي تُعقد عبر تقنية الفيديو ما إذا كنت تركز أم لا، وكذلك تظهر ما إذا كنت مُنخرطًا فعلاً فيما يتحدث عنه زملاؤك أم لا، لذلك حاول ألا تململ أو تتحرك أو تحدق في مكان آخر بينما يتحدث شخص آخر، لكن لا مشكلة في تدوين الملاحظات حول المحتوى الذي يجري مناقشته خلال الاجتماع.
إلى المديرين والمسؤولين: هذه الاستراتيجيات تجعلكم قادة عظماء رغم العمل عن بعد
اهتم بمظهرك
قبل بدء مكالمات فيديو جماعية عليك ارتداء ملابس جيدة ومناسبة تلائم الوضع والظروف، على سبيل المثال إذا كنت تتحدث مع عائلتك وأصدقائك فقط يمكن ارتداء ملابس مُريحة، ولكن إذا كنت تتحدث مع زملائك في العمل أو مديريك فمن الأفضل أن ترتدي ملابس رسمية، والالتزام بقواعد الزي التي تسنها شركتك، على الأقل في المنطقة العلوية من الجسد التي تظهر أمام الكاميرا.
أغلق الميكروفون إذا لم تكن تتحدث
في حالة تحدث زملائك أو الأطراف الآخرين خلال مكالمات الفيديو فمن الأفضل أن تُغلق الميكروفون أو تكتم الصوت، خاصة إذا كنت تخطط لتناول الطعام أثناء الاجتماع، أو إذا كان أحد أفراد أسرتك يتحدث إليك، وكذلك إذا كنت في مكان ليس هادئا أو به أصوات قد تشتت زملاءك أثناء العمل، هذه الضوضاء الخلفية أنتم جميعًا في غنى عنها. علاوة على ذلك كتم الصوت سيجنبك التعرض لبعض المواقف المُحرجة.
لا تتحدثوا مع بعض
ربما يكون لديك عدة أسئلة تود طرحها أثناء اجتماعات الفيديو، ولكن من الأفضل أن تؤجلها حتى تسنح لك الفرصة للتحدث، تجنب مقاطعة زملائك أو التحدث بينما يتكلمون خلال الاجتماعات، علاوة على كون ذلك تصرفا وقحا، فهو أيضًا يشتت الانتباه ويبعدكم عن الموضوع الأصلي، ويفقد المُتحدث قدرته على الاسترسال وشرح فكرته. لذلك من الأفضل، أن تدون ملاحظاتك وأسئلتك من أجل طرحها ومناقشتها بعد انتهاء زملائك من التحدث.
