تمثل خدمة العملاء ركنا أساسيا من أركان الشركات حتى تكسب رضا عملائها, وتزيد مبيعاتها لذا تولي هذه الشركات أهمية كبيرة لعمية اختيار موظفي خدمة العملاء إدراكا منها أنهم يمثلون صورتها الذهنية لدى عملائها من خلال الرد على استفساراتهم وحل مشكلاتهم كما يستطيعون جذب عملاء جدد بتعاملهم الفريد في الإجابة على الاستفسارات وحل المشاكل التي تواجه العملاء.

كيف تكون موظف خدمة عملاء محترفا؟

بالطبع هذا يتطلب من تلك الشركات أن تنجح في تكوين قاعدة  هائلة من العملاء وتحاول كسب رضاهم وولائهم حتى تضمن تعاملهم معها بشكل دائم، وحتى يكون موظف خدمة العملاء مميزاً عن الآخرين هناك العديد من المهارات التي يحتاج كل موظف تعلمها وإتقانها لإذهال العملاء الذين يتفاعل معهم بشكل يومي ومن هذه المهارات:

كيف تتعامل مع ضغوط العمل دون التأثير على إنتاجيك أو حالتك النفسية؟

مهارات خدمة العملاء

1. الصبر

يعتبر "الصبر" من أهم مهارات خدمة العملاء، فهو ليس ليس مهما فقط للعملاء الذين غالبا ما يصلون إلى الدعم عندما يشعرون بالإرباك أو الإحباط بخصوص أمر ما، وإنما  مهم أيضا للشركة ككل، إذ تتفوق الخدمة المميزة على الخدمة السريعة دائما.

2. الإصغاء

إن القدرة على الاستماع إلى العملاء من الأمور الحاسمة في توفير خدمة مميزة حيث يعد الاستماع للتغذية الراجعة من العملاء من الضروريات لأي شركة تسعى إلى الابتكار. وبالإضافة إلى إيلاء الاهتمام بتفاعلات العميل الفردية من المهم أيضا أن تكون منتبها ويقظا إلى التغذية الراجعة التي تتلقاها بشكل عام.

3.  التواصل

تعتبر مهارات التواصل من أكثر المهارات طلباً في كافة مجالات العمل وتشمل هذه المهارات القدرة على التواصل مع الآخرين، والكفاءة اللغوية، والمعرفة الواسعة في المجال المحدد والتمتع بالثقة أثناء تحدث اللغة الأساسية وكتابتها وقراءتها.

لهذا السبب توّج روبنز منين بلقب رائد الأعمال العالمي لعام 2018

4. معرفة المنتج

تمثل المعرفة العميقة عن كيفية عمل منتجك أفضل الطرق التي يستخدمها الموظف الذي يواجه العملاء ويتفاعل معهم لذا من الأفضل أن يكون هذا الموظف ملما بكافة التفاصيل الدقيقة لعمل المنتج، تماما مثلما يعرفه العميل الذي يستخدمه يوميا.

5. استخدام "اللغة الإيجابية"

تلعب قدرتك على إجراء تغييرات صغيرة في أنماط المحادثة دورا مهما في قطع شوط طويل في إرضاء العملاء وإسعادهم. وتٌعتبر اللغة جزءا مهما جدا من الإقناع، والناس (وخصوصا العملاء) عادة ما يخلقون تصورات معينة عنك وعن شركتك على أساس اللغة التي تستخدمها.

6.  التمثيل

من أبرز المهارات التي يجب على موظف خدمة العملاء إتقانها مهارات التمثيل الأساسية وهي تلعب دورا كبيرا في الحفاظ على شخصيتهم المبتهجة حيث ستصادف في بعض الأحيان أناسا من الصعب (أو من المستحيل) إرضاؤهم. لذا سيكون عليك التعامل مع هؤلاء العملاء الذين يشعرونك وكأنهم لا يريدون شيئا سوى إرهاقك.

7.  إدارة الوقت

يجب على موظف خدمة العملاء  أن يهتم بخدمة العميل ومساعدته للوصول إلى الإجابة المطلوبة بطريقة فعّالة وخلال وقت قصير لكن عليك أيضا إن لم تعرف الحل لمشكلة العميل، توجيهه إلى موظف آخر يعرف الحل حتى لا يضيع الوقت.

كيف يفكر المتفوقون والناجحون؟ إليك 9 نصائح لكي تصل إلى ما حققوه

8. القدرة على "قراءة" العملاء

يحرص موظف خدمة العملاء  على محاولة فهم بعض المفاهيم الأساسية للسلوكيات النفسية والقدرة على "قراءة" الحالة العاطفية الحالية للعميل حيث إن هذا الأمر جزءا يعتبر مهما من عملية إضفاء الطابع الشخصي كذلك، لأنّه يقودك إلى معرفة عملائك وعدم فقدانهم بسبب الإرباك وسوء الفهم.

9. الحضور المهدئ

من أبرز المهارات التي يجب على موظف خدمة العملاء القدرة التي يملكها على إبقاء العملاء هادئين وحتى التأثير على مزاجهم عندما تصبح الأمور متوترة قليلا لذا فإنّ أفضل الموظفين هو الذي يعرف كيف يحافظ على هدوئه عندما يكون العميل غاضبا أو متوترا.

10-الإقناع

للارتقاء بمهارات موظف خدمة العملاء يجب أن تكون لديه القدرة على الإقناع العملاء  بأنّ منتجك مناسب له كأن تخلق سببا مقنعا له ليشتري منتجك وذلك من خلال عرضها بأسلوب مميز يجذب العملاء لشرائها .

مهارات خدمة العملاء في السيرة الذاتية

حينما تعبر عن مهاراتك في خدمة العملاء في السيرة الذاتية، لابد أن تتبع بعضا من النصائح التي نستعرضها لك في السطور التالية:-

- عليك أن تضع هدفك الوظيفي بعناية شديدة وحرفية عالية على ألا يتجاوز هذا الجزء 60 كلمة على أقصى تقدير.

- لا ينبغي أن يشعر قارئ السيرة الذاتية بالملل، ينبغي عليك أن تريه التفاصيل التي تهمه لا أكثر ولا أقل.

- ينبغي عليك أن تظهر أهم مهاراتك والتي ستفيد مكان العمل الذي ستكون قد أعددت دراسة عنه بكل تأكيد قبل تقديم سيرتك الذاتية.

- لا تبالغ في هدفك الوظيفي، كن شفافا وصادقا، ويفضل أن يكتب في مقدمة السيرة الذاتية.

- احرص دائما على استخدام لغة سهلة في السيرة الذاتية الخاصة بك سواء من حيث المفردات أو طول الجمل، لابد أن يكون كل شيء واضحا.

اقرأ أيضًا: تجاهل مكالمات خدمة العملاء إحداها..أخطاء شائعة تهدد خصوصيتك عبر الإنترنت

مهارات خدمة العملاء عبر الهاتف

مهارات خدمة العملاء عبر الهاتف لابد أن تضاف إلى مهارات خدمة العملاء الاعتيادية الموجودة في الوظائف المختلفة.

اقرأ أيضًا: 5 خطوات تساعدك على العمل في قسم خدمة العملاء باحترافية

هناك مهارات إضافية تضاف إلى خدمة العملاء حينما تكون ممارسة تلك الوظيفة عبر الهاتف، إذ يتطلب الأمر مزيدا من الصبر والالتفات للكلام الصادر عن العميل، لأنه يكون أكثر عفوية وفي بعض الأحيان أكثر حدة وعليه يتعين أن يكون التعامل أكثر هدوءا وروية.