مفاتيح تجنب المدراء التنفيذيين الوقوع فى أزمات الإنتاج في مؤسساتهم
امتلاك القدرة على تحديد المشكلات وحل الأزمات تعد أحدى أهم الوظائف التي يجب أن يمتلكها المدراء التنفيذيين لأداء مهامهم بفاعلية ونجاح.
في أغلب المؤسسات تبدأ الأزمات بعد وجود تباين بين معدلات المدخلات مقابل ما يتم إنتاجه وفي هذه الحالة تبدأ تعاني مؤسساتك من عدم قدراتها على الالتزام بخطط الإنتاج التي يهدف لتحقيقه وبالتالي عدم القدرة على تحقيق الأهداف المرجوة مستقبلًا إلى جانب خسارة في الإيرادات، فقدان ثقة العملاء وصولاً إلى الدخول في مشكلات قانونية يصعب التعامل معها ما يهدد مستقبل مؤسساتك.
وفي إطار المجال الصناعي غالبًا ما يسهل تحديد الأسباب الخالقة للمشكلات اللوجستية مثل انتظار وصول بضائع تم استيرادها يتوقف عليها سير خطوط الإنتاج، ضعف الإمكانيات المتاحة، عدم القدرة على الالتزام بالموعد المحدد لتسليم العمل لوجود نقص في أحد الأركان الهيكلية الأساسية بخط الإنتاج، البحث عن ممولين وشركاء لمضاعفة رأس مال المشروع وعلى الجانب الأخرى هناك بعض الشركات التي يصعب فيها تحديد أسباب الأزمات وكيفية حلها.
كيف تخطف انتباه الحاضرين في اجتماعات العمل خلال 60 ثانية فقط؟ (إنفوجراف)
وفي هذا التقرير سنرصد أهم الأسباب وراء مشكلات مؤسسات معظم رواد الأعمال:
التعارض بين العنصر البشري والعمليات
ترجع معظم الأزمات في المؤسسات إلي عنصريين جذريين وهما "العنصر البشري واستراتيجيات تنفيذ العمليات"، ولكن في الأغلب تكون الأزمات المتعقلة بهذين العنصرين عقبات قصيرة الأجل يتم حلها سريعاً حين يتم اكتشافها، فعلى سبيل المثال :"إذا اضطر الشخص الوحيد القادر للتعامل مع أحدى برامج الإنتاج أو تشغيل الماكينات للحصول على إجازة، فلابد أن تدرب عدد من العاملين على التعامل مع ذلك البرنامج حتى لا تعطل سير العمل داخل المؤسسة إذا غاب المسئول عن تنفيذ هذه الوظيفة".
وعلى الجانب الآخر يمكن أن تكون الأزمات مستمرة وطويلة الأجل لنبعها من سواء التنظيم الإداري داخل الهيكل الإداري للمؤسسة مثل:"تأخر قسم عن تقديم كشوف الإنتاج، فشل بعض الإدارات في تحقيق الأهداف المنشودة منها" فإذا لاحظت تكرار هذه المشكلات في مؤسساتك لابد أن من التدقيق فيها والتدخل فوراً لحلها.
أسباب الأزمات
رصدت العديد من الأبحاث والدراسات العلمية المتخصصة بعلم "الأزمات" عدد من الأدوات التي يمكن للمدراء، والرؤساء التنفيذيين اللجوء إليها لحل المشكلات أو الاختناقات التي يمكن أن توجههم أثناء أدارتهم لمؤسساتهم. ووفقًاً لاستطلاعات الرأي الأخيرة، تتمثل أكبر ثلاث مشكلات تسبب في الاختناقات أو الأزمات:
1- قلة التواصل بين القيادات:
تظهر مشكلة قلة التواصل على عدة مستويات بسبب عدم وجود اتصال فعال بين الإدارات المختلفة بالوقت المناسب، إلى جانب الخلط بين أدوار الإدارات المختلفة فلا تعرف من المسئول عن ذلك الهدف ومن المسئول عن الهدف الآخر.
2- عدم تحديد الأولويات:
وذلك يحدث عند سوء إدارة المشاريع،وتلقي الموظفون تعليمات من أكثر من رئيس إداري واحد أو تنفيذ أكثر من خطة في وقت واحد ما يؤدي إلى اختلاط الأولويات.
ما هي أفضل إجابة لسؤال «ما الراتب الذي تتوقعه» في مقابلة العمل؟
3- غياب التكامل:
تبدأ تلك المشكلة الرئيسية عندما يستخدم كل قسم مجموعة برامج تنفيذية مختلفة، لا يتطابق أي منها بشكل متكامل مع الآخرين، وهذا يتوافق مع النقطة الأولى المتعلقة "بقلة التواصل بين القيادات".
والسؤال هنا ما يجب فعله لمواجهة تلك السلبيات؟
إذا كانت الأزمات لدى مؤسساتك تتمحور حول إحدى هذه النقاط، فسوف تكتشف أن هناك عمليات زائدة عن الحاجة لا لزوم لها لابد من القضاء عليها لزيادة كفاءة سير عمل عبر شركتك، ولذلك فعليك التأكد من حسن التنظيم الإداري لمؤسساتك، ما أهداف مشروعك، إلزام موظفيك بإعداد تقارير واضحة عن سير عمل كل إدارة إلى جانب دمج البرامج التنفيذية للأقسام الخاصة بمؤسساتك قدر الإمكان.
والهدف من ذلك أن يعمل الجميع على نفس النظام ويكون لديهم حق الوصول إلى جميع المعلومات الضرورية التي تساعده على أداء مهامه عمله بفعالية أكبر.
