إنفوجراف| «زملاء العمل عن بعد».. كيف تتواصل معهم بطرق تجعل عملك ناجحا ؟
تطورت العديد من الشركات والأعمال لتعتمد على اللامركزية، ويصبح لتلك الأعمال العديد من الأفرع في دول مختلفة، لتتكون مجتمعات جديدة من الزمالات بين موظفين ورؤساء ومرؤوسين لا يلتقون طوال فترة عملهم إلا من خلال المراسلات والاجتماعات الافتراضية، والعمل ضمن "فريق عمل عن بعيد" مع مجموعة من الزملاء المنتشرين في مواقع مختلفة، هو أمر شائع على نحو متزايد ومثير للتحدي بشكل كبير.
إنفوجراف| لكل موظف شخصيته من العبقري إلى النرجسي.. ما هي آليات التعامل معهم؟
فغياب الحوار اللفظي والكلامي بين أعضاء الفريق يجعلك غير قادر على تحديد مستوى العلاقة بين الزملاء وإلى أين تتجه تلك العلاقة، وأبعاد تأثيرها على مسار العمل، فإذا وقع أمر تسبب في حدوث مشكلة ما بين زميل وآخر يعملان عن بعد، فأنت في هذا المواقف لا تملك التفاعلات الغير رسمية التي تمكنك من إعادة العلاقة وإعادة بناء الثقة بين الزملاء، فكل منهم يعمل من مكان مختلف.
فالأمور الصغيرة المثيرة للجدل، إذا لم تتم معالجتها بالشكل الصحيح، يمكن أنن تتفاقم وتتسع وتؤثر في نهاية المطاف على عملك، لا تدع القلق والمخاوف تنمو بين الزملاء بشكل يزيد التوتر في مجال العمل.
إليك بعض التقنيات التي يمكن استخدامها لإيصال وجهات النظر والتعليقات التي ستمكنك من إعادة العلاقة بين الزملاء بشكل طبيعي.
الاتصال المباشر:
من الوارد والطبيعي أن تقوم بالتفكير لبعض الوقت حول بعض المخاوف في علاقتك مع أحد أو بعض الزملاء، فقط قم بالاتصال مباشرة بذلك الزميل من خلال المراسلات وتبادل معه الأفكار وادخل معه في نقاش حول مخاوفك، ستجد أن الحوار بينكما تحول إلى ردود فعل بناءه تزيل المخاوف والقلق الذي كان يراودك.
ولكن إذا شعرت بأن هذه الخطوة ستحفز الجانب الدفاعي لدى الزميل وستقوض الثقة بينكما، أطلب منه تحديد موعد للنقاش وتبادل الأفكار، وما يمكن العمل عليه لتحسينه في علاقتكما.
طريقة الاتصال:
اتصال متعدد "صوت وصوره":
من المثالي أنك إذا اخترت وسيلة للتواصل بينك وبين زميل العمل عن بعد، أن تكون تلك الوسيلة توفر التواصل من خلال الصوت والصورة "فيديو كونفرانس" مثلا، فمع إضافة الفيديو في الاتصال ستظهر تعبيرات الوجه الخاصة بك، وستساعدك في نقل النوايا الإبجابية الخاصة بك للزميل الأخر.
اتصال صوتي:
وإذا قررت أن تهبط بمستوى الاتصال إلى الاتصال الصوتي فقط، فسيكون صوتك ونبرتك والكلمات التي تستخدمها هي الوسيلة الوحيدة لنقل روح الانفتاح إلي الزميل الآخر، لذلك في هذه الحالة يجب أن تكون صريحا وواضحا بانك مهتم في جهل العلاقة تعمل لصالحكما، وأنك منفتح لتبادل وجهات النظر والأفكار.
كيفية حل الخلاف بطريقة راقية:
أولا:
عندما يصل الأمر بينكما إلى مرحلة النقاش، ورغبتك في إطلاعه على أسباب القلق والمخاوف التي تنتابك، استخدم أسلوبك الاعتيادي في النقاش مع الزميل قبل أن يحدث الخلاف بينكما، وحاول أن يكون حديثك حول المشكلة خاليا من الأحكام، ومرتكز على الموضوعية في سرد التفاصيل.
فبدلا من قولك:"لقد كنت فظا معي في المكالمة..."، استخدم:"لقد قاطعتني عندما كنت أحاول أن اتحدث معك وأوصل إليك صوتي عبر الهاتف..."، لتخفيف حدة الكلمات وإزالة التوتر.
ثانيا:
قم بوصف التصرف الذي قام به الزميل وتأثيره عليك، وقم بإعادة صياغة ما حدث وادمج معه رد فعلك وانطباعك الذي تكون لديك بعد تصرف زميلك، في شكل عتاب أو تعجب من التصرف.
مثلا:"عندما تحدثت معي عندما كنا في المحادثة الجماعية شعرت بأنك لا تحترم ما أقوله...".
أخيرا:
اطرح سؤالا مفتوحا كي يشارك زميلك فيه بالحوار معك، ويساعدك على فهم كلا منكما لتصورات ورؤية الآخر، ولا تتوقف حتى يكون ليدك رؤية واضحة لكيفية التعامل مع مثل هذا الموقف والتصرف بشكل أفضل إذا تكرر في المستقبل.
تنسيق خطة العمل:
زملاء العمل عن بعد يمكن أن يخرجوا عن الإطار أو ينزلقوا بعيدا عن الأهداف الرئيسية في العمل، ولضمان استمرار التزامهم وعدم تلاشي تركيزهم عن الأهداف، نظرا لبعد المسافة بينكم ونظرا لعدم التقائكم بشكل يومي كباقي الموظفين، اقضي الدقائق الأخيرة في المكالمة للحديث عن خطة العمل.
حيثما أمكن، ضع الإجراءات المباشرة في تقويمك، وإذا كان هناك لقاء إسبوعي أو شهري يجمع بينكم، قم بتسجيله، وقم بإرسال دعوة لتذكير باقي الزملاء بموعد الاجتماع .
التزم بوعودك معهم، فإذا وعدت بأنك ستتلقي شيء منهم خلال 24 ساعه، قم بتسجيله في تقوييمك لتذكيرك في الوقت المحدد، ويمكنك حتى تعيين تذكير شهريا للتحقق من سير العمل وتوافق الرؤى.
الوثائق المكتوبة:
قم باستخدام باستخدام وسائل التواصل الكتابية لتوثيق المحادثات، فإذا كانت المشكلة بسيطة وتم حلها بسهولة، قم بإرفاق ما تم الاتفاق عليه في إيميل.
ولكن إن واجهت صعوبات في حل المشكلة مع الزميل، وتطور الامر إلى ما لم تكن تتوقعه، فسيكون من الصعب أن تقوم بشملها في بريد المكتب الإلكتروني، لانها ستزيد الأمور سوءا، قم بارسال رساله بسيطة انقل فيها امتنانك ورغبتك في تعزيز العلاقة مع الزميل.
6 عقبات تقف أمام انتشار الذكاء الاصطناعي في عالم المال والأعمال (إنفوجراف)
لا ترجئ الحديث:
الغالبية العظمى تحاول أن تتفادى أو ترجئ الدخول في نقاشات حول أمور لا تشعرهم بالراحة، حتى لو كانت مع أشخاص يجلسون بجانبهم.
من الطبيعي أن تكره المواجهة، ولكن تخيل الآن كم هو سهل أن تتفاقم المخاوف والقلق والحلافات مع زميل العمل الذي يبتعد عنك مسافة طويلة ولا تلتقيان، فتجنبك لمحادثة مهمة بهذا القدر مع زميل العمل هو فكرة سيئة، وهو فكرة أسوأ عندما يكون هذا الزميل يعمل عن بعد.
قم بفتح القضايا والأزمات بشكل سريع، قبل أن تتسبب تلك المخاوف في إفساد العلاقة مع زميل العمل، وتعرقل من إتمام المهام وجودة العمل.
